12 „Microsoft Forms“ patarimų ir gudrybių, kuriuos turite žinoti

„Microsoft Forms“ turi paprastą vartotojo sąsają ir aptakią patirtį. Maža tikimybė, kad jį išmesite, kai išbandysite pirmą kartą. Nors vartotojo sąsaja yra išsami, jums vis tiek reikia profesionalių patarimų, kad galėtumėte produktyviau naudoti „Microsoft Forms“.

Čia yra puikūs būdai, kaip panaudoti „Microsoft Forms“ savo apklausos ir verslo poreikiams tenkinti.

1. Pasidalykite savo forma

Formos bendrinimas yra pagrindinis jūsų apklausos tikslas. Tai paprasta:

1. Spustelėkite Surinkite atsakymą formos viršuje dešinėje.
2. Pasirinkite savo gavėjų grupės nuostatą pasirinkdami Atsiliepti gali bet kas, Tik mano organizacijos žmonės gali atsakyti, arba Gali atsakyti konkretūs žmonės iš mano organizacijos.
3. Spustelėkite Sutrumpinkite URL trumpesnės formos URL žymės langelis (neprivaloma). Tada spustelėkite Kopijuoti, kad pradėtumėte dalytis apklausa su tiksliniais dalyviais.

Bendrinkite su konkrečiais žmonėmis naudodami tinkintus kvietimus

Bendrindami formą galite sukurti atsarginę jos kopiją su tinkintu kvietimo pranešimu, kad ji būtų profesionalesnė:

1. Spustelėkite Surinkite atsakymą skirtuką formos viršuje dešinėje.
2. Pasirinkite gavėjo nuostatą.
3. Kontaktų lauke įveskite gavėjo el. pašto adresą, vardą arba grupę. Galite įvesti daug gavėjų.
4. Užpildykite teksto lauką savo tinkintu pranešimu.
5. Galiausiai spustelėkite Siųsti. Dabar jūsų dalyviai gaus tinkintą pranešimą, nukreipiantį į formos puslapį.

2. Peržiūrėkite atsakymą „Excel“ realiuoju laiku

Lyginant „Microsoft Forms“ atsakymus, paprastai turite atsisiųsti „Excel“ duomenų kopiją. Atsisiųsti duomenys neatnaujinami pateikiant naujus duomenis. Todėl gali tekti kartoti atsisiuntimą, kad atnaujintumėte esamus duomenis vietiniame diske.

Kad išvengtumėte šių kelių intervalų atsisiuntimų, prieš eksportuodami atsakymus į „Excel“ galite palaukti, kol respondentai užpildys apklausą.

Tačiau kartais norite pamatyti, kaip žmonės reaguoja realiuoju laiku, ypač jei apklausa yra plati. Tai lengva; „Microsoft 365 Business“ paskyra leidžia jums žiūrėkite „Microsoft Forms“ atsakymus „Excel“ realiuoju laiku. Tai galite pasiekti tiesiogiai naudodami įtaisytąsias „Excel“ formas arba naudodami „Power Automate“.

3. Neleiskite pasikartojančių formų atsakymų

„Microsoft Forms“ leidžia kam nors atsakyti kelis kartus pagal numatytuosius nustatymus. Galite nustatyti formą, kad kiekvienam asmeniui būtų leista atsakyti tik vieną kartą.

Kada tu neleisti žmonėms pateikti kelis kartus, jie turės prisijungti prie savo „Microsoft“ paskyros, kad galėtų atsakyti į jūsų apklausą. Taigi forma neleis ta pačia paskyra du kartus pasiekti apklausą.

4. Įdėkite „Microsoft Forms iFrame“ į savo svetainę

Jei norite, kad žmonės prisijungtų prie jūsų svetainės ir užpildytų apklausą, galite įterpti formą kaip rėmelį savo svetainėje. Viskas, ką jums reikės padaryti, tai nukopijuoti paruoštos formos „iFrame“ kopiją ir įklijuoti ją į savo svetainės HTML. Norėdami tai padaryti:

1. Eikite į savo formą ir spustelėkite Surinkite atsakymus viršuje dešinėje.
2. Spustelėkite kodo piktogramą atidarytos šoninės juostos apatiniame dešiniajame kampe.
3. Nukopijuokite įterpimo kodą spustelėdami Kopijuoti.
4. Įklijuokite nukopijuotą kodą į savo svetainės HTML failą.

5. Norėdami bendrinti formas, naudokite QR kodą

Taip pat galite atsisiųsti ir nusiųsti savo formos QR kodą savo respondentams. Tai alternatyvus būdas bendrinti apklausos URL su tiksline grupe. Norėdami atsisiųsti „Microsoft“ formos QR kodą:

1. Eikite į Surinkite atsakymus patraukite viršuje dešinėje.
2. Šoninės juostos apačioje (kairėje nuo kodo piktogramos) spustelėkite QR kodo piktogramą.
3. Spustelėkite parsisiųsti Norėdami išsaugoti QR kodo vaizdą vietiniame diske.
4. Dabar atsisiųstu QR vaizdu galite bendrinti su savo tiksline grupe.

6. Nustatykite formos užpildymo trukmę

Galbūt nevykdote viktorinos, bet vis tiek norite, kad respondentai užpildytų jūsų formą per tam tikrą laiką. Pavyzdžiui, norite, kad darbo kandidatai atsakytų į paraiškos formą iki konkrečios datos. Galite susieti jų atsakymą su terminu.

Tai galite padaryti pakoreguodami formos nustatymus:

1. Spustelėkite tris horizontalius meniu taškus viršutiniame dešiniajame kampe.
2. Eiti į Nustatymai.
3. Spustelėkite Pradžios data. Tada spustelėkite Baigti duomenis kad užbaigtumėte apklausos trukmę.
4. Taip pat galite spustelėti formą Nustatykite laiko trukmę; Tai paleidžia laikmatį, kai kas nors pradeda pildyti formą.

Jei nustatėte apklausos laiką, jūsų respondentai prieš pradėdami gaus raginimą informuoti, kad tai apklausa pagal laiką.

7. Kurkite ir tinkinkite viktorinas „Microsoft Forms“.

Kaip ir „Google“ formose, „Microsoft Forms“ galite kurti viktorinas. Laimei, viktorinas taip pat lengva padaryti, kaip ir įprastas formas. Norėdami sukurti viktoriną Microsoft Forms:

1. Spustelėkite Nauja viktorina iš „Microsoft Forms“ prietaisų skydelio.
2. Užpildykite pavadinimo lauką savo viktorinos pavadinimu. Tada įveskite pasirenkamą aprašą po šiuo lauku, jei tokį turite.
3. Spustelėkite Pridėti naują.
4. Rodomoje juostoje matysite galimas viktorinos parinktis. Pavyzdžiui, galite pasirinkti Pasirinkimas už kelių variantų klausimus.
5. Spustelėkite Pridėti naują norėdami pridėti naują klausimą.

Nustatykite viktorinos rezultatų matomumą

Taip pat galite neleisti dalyviams matyti testo rezultatų po pateikimo:

1. Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite tris horizontalias meniu juostas.
2. Eiti į Nustatymai.
3. Išjungti Rodyti rezultatus automatiškai.

8. Įkelkite ir tinkinkite formos temą

Be vartotojo sąsajos, naudodami „Microsoft Forms“ galite nustatyti vartotojo sąsają, kurią respondentai matys atidarę apklausą. Tai puikus būdas parodyti savo profesionalumą. Nors Microsoft Forms teikia integruotas temas, taip pat galite sukurti ir įkelti pasirinktinę temą.

1. Savo formoje spustelėkite tema viršuje dešinėje.
2. Pasirinkite iš pateiktų temų.
3. Norėdami įkelti tinkintą temą, spustelėkite kryžiaus ženklą (+) apatiniame dešiniajame temos juostos kampe.
4. Spustelėkite vaizdo piktogramą kitame meniu.
5. Tada įkelkite temą iš „Bing“ arba „OneDrive“. Arba galite spustelėti Įkelti norėdami pasirinkti temą iš vietinio disko.

9. Leiskite kitiems naudoti jūsų formos šabloną

Jei sukūrėte gražią temą su visa apimančiais ir atitinkamais apklausos klausimais, galite leisti kitiems ja naudotis. Kai leisite kitiems naudoti jūsų šabloną, bendrinsite jo dublikatą. Taigi jūsų respondentai gali naudoti jį kaip savo apklausos šabloną.

Eikite į formą ir atlikite šiuos veiksmus:

1. Viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite tris horizontalius meniu taškus.
2. Spustelėkite Bendradarbiauti arba kopijuoti.
3. Skiltyje Bendrinti kaip šabloną spustelėkite Gaukite nuorodą, kad galėtumėte kopijuoti.
4. Nukopijuokite sugeneruotą nuorodą ir pasidalykite ja su savo dalyviais. Nors jie vis tiek galės užpildyti ir pateikti formą, jie taip pat gali pasidaryti jos kopiją ir naudoti kaip savo apklausų šabloną, jei turi „Microsoft 365“ paskyrą.

10. Tinkinkite atsisveikinimo pranešimą

Taip pat galite įvertinti savo dalyvius už tai, kad skyrė laiko atsakyti į jūsų apklausą. Šis pranešimas rodomas jiems pateikus jūsų formą.

Tokia žinia gali labai padėti kuriant santykius su dalyviais. Pavyzdžiui, galite pasinaudoti šia galimybe priminti respondentams, kad atsakysite į jų pateiktą informaciją tam tikru metu. Norėdami tinkinti atsisveikinimo pranešimą:

1. Spustelėkite tris horizontalius meniu taškus formos viršuje, dešinėje.
2. Eiti į Nustatymai.
3. Spustelėkite Tinkinkite padėkos pranešimą žymimasis langelis.
4. Tada užpildykite laukelį savo pranešimu.

Dabar žmonės gaus jūsų pranešimą pateikę formą.

11. Gaukite pranešimą el. paštu apie kiekvieną atsakymą

Kiekvieną kartą, kai kas nors atsakys į jūsų apklausą, galite gauti pranešimą el. paštu. Nors tai gali būti nepageidautina atliekant plačias apklausas, tai padeda sekti atsakymus, ypač jei dalyvauja mažiau dalyvių. Norėdami tai padaryti:

1. Viršuje spustelėkite tris horizontalias meniu juostas. Tada eikite į Nustatymai.
2. Spustelėkite Gaukite pranešimą el. paštu apie kiekvieną atsakymą žymimasis langelis.

12. Padarykite ankstesnių formų kopijas

Nors redaguojant ankstesnę formą ir naudojant ją kitai apklausai, darbas tampa greitesnis, galiausiai perrašote jos turinį. Dubliuokite formą, kurią norite sukurti, ir redaguokite jos antrąją:

1. Eikite į „Microsoft Forms“ prietaisų skydelį.
2. Suradę ankstesnę formą, kurią norite kurti, spustelėkite tris horizontalius taškus apatiniame dešiniajame jos reklamjuostės kampe.
3. Pasirinkite Kopijuoti kad jį dubliuotų. Dabar galite redaguoti papildomą.

Profesionaliai pasidalykite savo apklausomis

Internetinių apklausų įrankiai, pvz., „Microsoft“ ir „Google Forms“, palengvina gyvenimą. Tačiau, nors galite pasinaudoti jų paprastumu atlikdami lokalizuotas ir išsamias apklausas, žinant, kaip elgtis profesionalaus naudojimo atveju, jie dar labiau supaprastinami.

Nors šiame straipsnyje sužinojote apie „Microsoft Forms“ naudojimo patarimus ir gudrybes, galbūt norėsite susipažinti su profesionaliu „Google“ formų naudojimu.