3 veiksmingi „ChatGPT“ naudojimo „Excel“ būdai

„Excel“ yra nepaprastai naudingas įrankis dirbant su dideliais duomenų kiekiais. Tačiau tinkamų formulių paieška ir įgyvendinimas kartais gali būti sudėtinga ir varginanti patirtis. Laimei, „ChatGPT“ gali būti puikus šaltinis, padedantis įveikti šiuos iššūkius.

Naudodami šį AI kalbos modelį galite kreiptis pagalbos sprendžiant su „Excel“ susijusias problemas, kurti formules ir gauti atsakymus realiuoju laiku, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti „Excel“. Šiame straipsnyje išnagrinėsime keletą veiksmingų būdų, kaip naudoti ChatGPT programoje „Excel“, ir sužinosime, kaip jis gali pagerinti duomenų analizės patirtį.

1. Formulių kūrimui ir įgyvendinimui naudokite ChatGPT

Tinkamų „Excel“ formulių kūrimas arba radimas gali būti bauginantis ir atimantis daug laiko. Be to, jei formulėje yra klaida, ji gali duoti neteisingus rezultatus, kuriuos ištaisyti gali būti dar sudėtingiau.

Kad išvengtumėte visų šių rūpesčių, galite paprašyti „ChatGPT“ sukurti jums formules, atsižvelgdami į konkrečią informaciją apie tai, ką norite, kad jūsų formulė padarytų. Galite paprašyti pokalbių roboto pasiūlyti formules pagal atliekamas užduotis arba galite ieškoti nurodymų dėl jau turimos formulės.

Norėdami pradėti, išvardykite pagrindinius formulės reikalavimus. Tai gali apimti jūsų skaičiuoklės pavyzdį ir užduoties, kurią norite atlikti, aprašymą. Kai tai padarysite, galite paprašyti „ChatGPT“ sukurti formulę. Tai gali apimti formulės / funkcijų kūrimo priemonės naudojimą arba rankinį formulės įtraukimą į skaičiuoklę.

Štai pavyzdys: Turėjome skaičiuoklę, kurioje yra duomenys apie skirtingų produktų pardavimą skirtinguose miestuose, ir norėjome apskaičiuoti bendrą kiekvieno produkto pardavimą. Mes įvedėme visus reikiamus duomenis į ChatGPT ir paprašėme apskaičiuoti produkto A pardavimą.

Štai kaip jis sureagavo:

Atlikome tikslius „Excel“ skaičiuoklėje nurodytus veiksmus, o formulė tiksliai apskaičiavo bendrą pardavimą.

Kai prašote ChatGPT sukurti jums formules, reikia atminti keletą dalykų:

• Kuo daugiau informacijos pateiksite, tuo geriau. Įsitikinkite, kad jūsų instrukcijos yra aiškios ir konkrečios. Jei skaičiuoklė nėra per ilga, galite nukopijuoti jos turinį ir pateikti jį pokalbių robotui, kad atsakymas būtų tikslesnis. Mes taip pat kalbėjome apie kaip parašyti efektyvius ChatGPT raginimus, kad gautumėte geriausius atsakymus ankstesniame vadove, kurį šiuo tikslu galite remtis.
• Dar kartą patikrinkite ChatGPT sukurtų formulių formatavimą ir sintaksę. Jei kuris nors iš jų yra neteisingas, „Excel“ pateiks klaidą.
• Visada dar kartą patikrinkite rezultatus, kad užtikrintumėte tikslumą. Nors „ChatGPT“ gali sukurti jums formules, ji taip pat turi tam tikrų apribojimų. Geriausia išbandyti formulę su nedideliu duomenų pavyzdžiu, kad įsitikintumėte, jog ji duoda tikslius rezultatus.

Turėdami omenyje šiuos dalykus, galėsite efektyviau naudoti pokalbių robotą ir su didesniu pasitikėjimu įveikti bet kokias baimes, susijusias su darbo su skaičiuoklėmis.

2. Naudokite ChatGPT makrokomandoms kurti

Makrokomandos yra instrukcijų rinkinys, nurodantis Excel atlikti tam tikras užduotis tam tikra tvarka. Tai reiškia, kad makrokomandos leidžia įrašyti tam tikrą veiksmų rinkinį ir vėliau jį atlikti vienu spustelėjimu, nereikės kiekvieną kartą rankiniu būdu rašyti kodo.

Tačiau makrokomandų kūrimas programoje „Excel“ gali būti šiek tiek bauginantis, ypač jei nesate susipažinę su programavimu ar VBA. Laimei, „ChatGPT“ gali padėti jums atlikti šį procesą, pateikdama naudingų nurodymų ir patarimų.

Pažvelkime į pavyzdį. Turime pardavimo duomenų skaičiuoklę su šiais stulpeliais:

• Darbuotojo vardas
• Regionas
• ketvirtis
• Bendras pardavimas

Norime sukurti filtrą, kuris parodytų bendrą Šiaurės regiono pardavimą pirmąjį ketvirtį. Aprašėme tai „ChatGPT“ ir sukūrėme makrokomandą, kaip parodyta toliau:

Kai turėsite reikiamą makrokomandą, įdiekite ir paleiskite ją:

1. Paspauskite Alt + F11 klaviatūros klavišus, kad atidarytumėte Visual Basic redaktorių.
2. Kitame lange eikite į Įdėti > Modulis.
3. Čia įveskite kodą, kurį anksčiau nukopijavote iš ChatGPT.
4. Uždarykite dialogo langą ir spustelėkite Failas > Išsaugoti kaip.
5. Išskleiskite išskleidžiamąjį meniu Įrašyti kaip tipą ir pasirinkite „Excel“ darbo knyga su makrokomandomis.
6. Spustelėkite Sutaupyti Norėdami išsaugoti makrokomandos failą.
7. Dabar grįžkite į darbalapį ir eikite į Programuotojas skirtuką.
8. Spustelėkite Makrokomandos ir pasirinkti Filtruoti duomenis iš sąrašo.
9. Galiausiai pataikė Bėk.

Ši makrokomanda dabar filtruos jūsų duomenis, kad būtų rodomi tik tikslinio regiono pardavimai.

3. Norėdami automatizuoti el. laiškų siuntimą, naudokite „ChatGPT“.

Valdant didelei komandai, automatizavimas, pvz., el. laiškų siuntimas, gali būti išsigelbėjimas. „Excel“ pateikia įvairius metodus, kaip automatizuoti el. laiškų siuntimą, o tai ypač naudinga, kai reguliariai siunčiate el. laiškus žmonių grupei su panašia informacija. Be to, įtraukus ChatGPT galima dar labiau supaprastinti el. pašto automatizavimo procesą, kad būtų pasiektas maksimalus efektyvumas.

Lengviausias būdas tai padaryti yra paprašyti ChatGPT sukurti atitinkamą VBA makrokomandą. Šis metodas yra gana panašus į veiksmus, kuriuos jau apibūdinome aukščiau. Greitai pažvelkime į pavyzdį.

Tarkime, kad turime savo įmonės vyresniosios vadovybės el. pašto adresų sąrašą ir el. paštu turime nusiųsti jiems pirmojo ketvirčio pajamų ataskaitą. Štai kaip paprašysime „ChatGPT“ sukurti VBA makrokomandą.

Kai turėsime makrokomandą, išsaugosime modulį ir paleisime jį atlikdami aukščiau aprašytus veiksmus. Taip paprasta! Be šių trijų išvardintų „ChatGPT“ naudojimo „Excel“ metodų, taip pat galite naudoti pokalbių robotas, skirtas analizuoti ir vizualizuoti duomenis programoje „Excel“, naudojant tokius įrankius kaip diagramos ir duomenų analizė Įrankių paketas. Galite paprašyti ChatGPT paaiškinti, kaip efektyviai naudoti šiuos įrankius.

Be to, galite naudoti ChatGPT, kad pašalintumėte „Excel“ problemas, pateikdami išsamią informaciją apie klaidą, su kuria susiduriate. Nors yra nemažai dalykų, kurių ChatGPT negali atlikti programoje „Excel“. tačiau tai puikus įrankis, galintis padėti jums tapti skaičiuoklių profesionalu.

ChatGPT į gelbėjimą

„ChatGPT“ yra vertingas šaltinis norint išnaudoti visas „Excel“ galimybes. Galite naudoti ją kurdami naujas formules, gauti pagalbos dėl skaičiuoklės klaidų ir netgi išmokti naujų įgūdžių, paprašydami paaiškinti, kaip veikia tam tikros funkcijos. Jei naudojamas teisingai, jis gali padėti maksimaliai padidinti „Excel“ produktyvumą ir įveikti bet kokias skaičiuoklės baimes.