Naudojant programinę įrangą, pvz., „ClickUp“ ar „Asana“, pranašumas yra jų paruoštos projektų plokštės, kurias reikia minimaliai pritaikyti. Bet jei esate „Notion“ naudotojas arba norite juo būti, galite jį naudoti Projektai ir užduotys šabloną, kad galėtumėte greitai planuoti.
Nežinote, kaip tai veikia? Štai trumpas pradžios vadovas, padėsiantis jums pradėti.
Užduočių šablonas paaiškinta sąvoka
„Notion“ užduočių šablonas iš esmės yra darbų sąrašas, sutvarkytas pagal projektą. Projektai duomenų bazėje rodomi kaip grupės, o eilutės arba puslapiai, kuriuos matote grupėje, yra užduotys.
Tarp užduočių ir projektų puslapių čia atliksite didžiąją darbo dalį. Kai pridėsite naujų grupių ir užduočių, jos bus rodomos jūsų projektų puslapyje kartu su bet kokiais dabartinių duomenų ir ypatybių pakeitimais.
Numatytosios ypatybės jūsų užduoties puslapyje yra
Užduoties pavadinimas, Būsena, Priskirti, Dėl, ir Projektas. Štai trumpas kiekvieno iš jų veikimo aprašymas:Užduoties pavadinimas
Užduoties pavadinimas padeda greitai nustatyti užduotis, todėl norėsite būti šiek tiek aprašomieji ir padaryti jas unikalias. Taip pat galite spustelėti užduoties pavadinimą, kad peržiūrėtumėte arba pridėtumėte atitinkamą informaciją. Jei nenorite, kad jis būtų atidarytas padalintame ekrane, galite pakeisti puslapio žvilgtelėjimo režimą šalia esančios duomenų bazės išdėstymo nustatymuose Atidarykite puslapius. Tai galite rasti spustelėję tris taškus viršutiniame dešiniajame duomenų bazės kampe.
Būsena
Būsena suteikia greitą pažangos apžvalgą. Yra kelios būsenos parinktys, suskirstytos pagal Daryti, Vykdoma, ir Užbaigti. Atlikite tokias užduotis kaip padaryta ir Archyvas užpildys eigos juostą jūsų projektų puslapyje.
Priskirti ir mokėti
Priskirti parodo, kam priklauso užduotis. Dėl praneša apie terminus ir leidžia nustatyti priminimus. Tai yra neabejotini saugotojai, jei bendradarbiauja su kitais, deleguoja užduotis arba kuria atvirą užduočių lentą.
Projektas
Projektas yra ryšio ypatybė, susiejanti užduotį su atitinkamu projektu. Užduotis gali susieti tik su vienu projektu. Jei manote, kad šis stulpelis nėra svarbus, nes sugrupavote projektus, spustelėkite jo pavadinimą ir pasirinkite Slėpti akyse kad jį nustumčiau. Ištrynus jį bus nutrauktas ryšys tarp puslapių.
„Notion“ užduočių šablonų rodiniai
Užduočių duomenų bazės viršuje, po jos pavadinimu, matysite rodinius Pagal projektą, Mano, ir Žmonės. Pagal numatytuosius nustatymus esate projekto rodinyje, kuriame tvarkote užduotis pagal projektą.
The Mano rodinys sukuria visų jūsų užduočių sąrašą, suskirstydamas jas į kontrolinį sąrašą. Vienintelė savybė, kuri čia neatspindi Būsena, bet jei pažvelgsite virš žymimojo laukelio stulpelio, pastebėsite, kad jis turi tą patį simbolį kaip ir būsenos stulpelis kitame rodinyje. Ir kai čia ką nors pažymi, jis pažymi, kad tai padaryta visur kitur.
The Žmonės rodinys suteikia greitą užduočių, kurias atliekate jūs ir jūsų komandos draugai, apžvalgą. Tai puikus įrankis, norint pasitikrinti vienas kitą ir įsitikinti, kad kieno nors darbo krūvis nėra per didelis.
Kitas būdas rūšiuoti užduotis yra naudoti filtrus. Juos galite rasti duomenų bazės viršuje esančioje rodinio parinktyse ir naudoti jas rūšiuodami pagal nuosavybę. Pavyzdžiui, viską peržiūrint su a Nepradėjau statusą arba tik konkretiems žmonėms priskirtas užduotis.
Projektų šablonas sąvoka paaiškinta
Projektų šablone rasite greitą visų savo projektų apžvalgą. Jame naudojamas vizualesnis lentos išdėstymas, kuriame galite vilkti ir mesti elementus iš vienos būsenos į kitą.
Iš pirmo žvilgsnio galite pamatyti kai kurias savo aktyvių projektų specifikacijas ir eigą dėl jų savybių. Jei juos užpildysite, jie bus rodomi lentoje.
Jei nematote jums reikalingos nuosavybės, spustelėkite lentą, kad atidarytumėte jos puslapį, o jos ypatybes rasite po pavadinimu. Čia galite pakeisti jo būseną, įtraukti žmones į projektą, peržiūrėti eigos juostą ir pridėti arba redaguoti laiko juostą.
Projekto puslapyje taip pat matysite jo užduočių grupę, kurioje galėsite pridėti kitos su projektu susijusios informacijos ir duomenų.
Kaip tinkinti užduočių ir projektų šabloną
Žinoma, norėtumėte tinkinti šabloną ir padaryti jį savo. Štai kaip tai galite padaryti.
Savybių pridėjimas užduočių puslapyje
Norėdami pridėti ypatybių į užduoties puslapį, spustelėkite pridėjimo simbolį grupės viršuje, dešinėje. Tai padarius bus pateiktas sąrašas, iš kurio galėsite pasirinkti, ir spustelėsite tą, kurį norite pridėti. Kai jis bus jūsų duomenų bazėje, spustelėkite jo pavadinimą, kad suteiktumėte norimą pavadinimą.
Būsenų keitimas užduočių puslapyje
Norėdami redaguoti arba pridėti daugiau parinkčių į būsenos stulpelį, spustelėkite užduoties būseną, kad ištrauktumėte meniu ir pasirinkite Redaguoti nuosavybę apačioje. Viduje Redaguoti nuosavybę meniu pamatysite tris būsenų kategorijas – „Daryti“, „Vykdoma“ ir „Baigta“. Jei norite redaguoti pavadinimą ir spalvą, galite spustelėti esamas parinktis arba pasirinkti pridėjimo simbolį šalia kategorijos pavadinimo, kad pridėtumėte ką nors naujo.
Savybių pridėjimas projekto puslapyje
Greičiausias būdas pridėti ypatybes į savo projekto puslapį yra spustelėti vieną iš lentų. Jo puslapio viršuje pamatysite parinktį Dar # nuosavybės. Spustelėkite jį ir parinktį Pridėkite nuosavybę atsiras. Pridėję nuosavybę prie projekto, ją matysite ir visuose kituose savo projektuose.
Būsenų keitimas projekto puslapyje
Techniškai nuosavybės stulpelis slepiasi projekto puslapyje, todėl gali būti neaišku, kaip juos redaguoti. Bet kai žinai, kur ieškoti, tai bus paprasta.
Spustelėkite tris taškus viršutiniame dešiniajame duomenų bazės kampe ir pasirinkite Savybės, ir pasirinkite Būsena. Dabar būsite Redaguoti nuosavybę meniu, kuriame galite spustelėti esamas parinktis, kad jas redaguoti, ir spustelėti simbolį pridėti, kad sukurtumėte naujas.
Tvarkykite savo užduotis ir projektus su idėja
Nors iš pradžių tai gali atrodyti sudėtinga, suskaidžius sąvoką Projektai ir užduotys suskirstykite į mažesnes dalis ir dirbkite su juo, greitai žinosite, ką darote. Geriausia vieta pradėti – įsisavinti tokį šabloną, koks jis yra, ir vėliau pridėti priedų.