Kai naudojatės šiandienos virtualia darbo aplinka ir skaitmeniniais procesais, svarbu apsvarstyti, kaip geriausiai tvarkyti savo darbo vietos dokumentus. Veiksminga skaitmeninių dokumentų strategija yra labai svarbi norint išlaikyti darnią darbo jėgą. Tai tampa aktualiau, kai turite geografiškai išsklaidytas komandas, kaip dažnai būna dirbant nuotoliniu būdu.
Jūsų žmonės nebegali pasikliauti dokumentų spintelėmis ir popierine dokumentacija, norėdami pasiekti ir sekti informaciją apie darbo vietą. Šiame straipsnyje apžvelgsime geriausią praktiką ir įrankius, skirtus efektyviam skaitmeniniam dokumentavimui nuotolinėje darbo vietoje.
1. Rašykite glaustai
Skaitytojai vertina glaustą rašymą, ypač atokioje darbo vietoje, kur žmonės negali tiesiog užsukti paprašyti paaiškinimo. Tai reiškia, kad labai svarbu tinkamai sutvarkyti savo mintis ir pateikti kuo aiškesnę dokumentaciją. Rašydami darbo vietos dokumentus venkite perteklinių frazių, ilgų sakinių ir nereikalingo žargono.
Naudokite sąrašus su ženkleliais, kad paryškintumėte pagrindinę informaciją ir atskirtumėte dideles teksto dalis į pastraipas. Tai ypač naudinga, kai norite perduoti didelius informacijos kiekius, nes tekstas suskaidomas į lengvai virškinamas dalis ir palengvinamas nuskaitymas. Be to, jūs taip pat norite vartoti žodžius, kuriuos supras visi jūsų darbo vietoje, nepaisant techninių žinių. Galiausiai, visada patys redaguokite savo darbą, kad pagerintumėte savo rašymą prieš išsiunčiant; papildoma akių pora taip pat gali padėti sugauti klaidas.
2. Saugokite skaitmeninius dokumentus centralizuotoje vietoje
Lengva prieiga prie darbo vietos dokumentų yra labai svarbi nuotolinei darbo jėgai. Niekas nenori gaišti laiko ieškodamas „Slack“ pranešimų ar senų el. laiškų, kad surastų svarbią informaciją. Tu gali sukurti vidinį wiki arba naudokite žinių bazės programinę įrangą, kad įveiktumėte šį iššūkį. Vidinis wiki suteikia centralizuotą, ieškomą visų jūsų darbo vietos dokumentų saugyklą, įskaitant įmonės politiką, susitikimų pastabas, mokymo pamokas ir įjungimo dokumentus.
Vidiniai wiki įrankiai kaip Tettra leidžia kurti, redaguoti ir saugoti dokumentus vienoje vietoje ir dalytis jais su savo komanda vos keliais paspaudimais. Arba, jei jūsų organizacija nuolat bendrauja su klientais, o vidinius ir išorinius dokumentus norite laikyti toje pačioje vietoje, žinių bazės įrankis Kaip Dokumentas360 gali būti geresnis sprendimas. Žinių bazė iš esmės yra internetinė vidinių dokumentų biblioteka ir klientų aptarnavimo ištekliai, pvz., DUK, vartotojo vadovai ir produkto informacija.
3. Įgyvendinti prieigos kontrolės politiką
Nors būtina turėti centrinę darbo vietos dokumentų saugyklą, taip pat norite valdyti, kas gali pasiekti dokumentus ir atlikti pakeitimus. Galbūt turite konkrečių dokumentų, kurie yra svarbūs tik tam tikriems skyriams, arba neskelbtinų failų, kuriuos turėtų pasiekti tik administratoriai. Tai padeda išlaikyti dokumentų saugumą ir išvengti atsitiktinių ar neleistinų pakeitimų. Taigi, rinkdamiesi darbo vietos dokumentacijos įrankį, pasirinkite tą, kuris palaiko šią funkciją, ir pritaikykite prieigos kontrolės nustatymus, kad jie atitiktų jūsų organizacijos poreikius.
Pavyzdžiui, „Document360“ suteikia kelias paskyras, leidžiančias nuspręsti, kokio lygio kiekvienas vartotojas turi prieigą prie jūsų dokumentų. „Tettra“ taip pat turi leidimų sistemą, leidžiančią valdyti, kas gali redaguoti, peržiūrėti ar publikuoti konkrečius dokumentus.
4. Laikykitės geriausios internetinės saugos praktikos
Prieigos kontrolės politikos įgyvendinimas padeda, tačiau to nepakanka norint apsaugoti darbo vietos dokumentus nuo saugumo grėsmių. Vis daugiau įmonių pereina prie interneto, kibernetinių nusikaltimų daugėja, todėl reikia imtis papildomų atsargumo priemonių, kad užtikrintumėte, jog jūsų skaitmeniniai dokumentai būtų apsaugoti nuo įsilaužėlių.
Norėdami sukurti veiksmingą skaitmeninės dokumentacijos strategiją turėdami omenyje saugumą, venkite įprastų nuotolinio darbo saugumo klaidos pvz., asmeninių įrenginių naudojimas darbo užduotims atlikti, slaptažodžių bendrinimas ir saugos naujinimų neįdiegimas. Be to, ne tik sukuriate stiprius slaptažodžius, bet ir reguliariai keičiate juos, kad sumažintumėte įsilaužimo riziką. Be to, taip pat galite užšifruoti savo darbo vietos dokumentus, kad pridėtumėte papildomą apsaugos lygį. Ir galiausiai, nepamirškite naudoti VPN, kad jūsų duomenys būtų saugūs, ypač kai dirbate su viešuoju „Wi-Fi“.
5. Laikyti atsargines kopijas
Nepaisant visų jūsų pastangų, visada yra tikimybė, kad jūsų darbo vietos dokumentai gali pasimesti arba sugadinti. Naudodami žinių bazės įrankius kaip pagrindinį saugyklos sprendimą galite sumažinti duomenų praradimo riziką, vis tiek norite pasilikti atsargines kopijas, jei kas nors nutiktų. Taip yra todėl, kad naudojant šiuos sprendimus gali kilti ir nuo jūsų nepriklausančių techninių problemų, o tai bent jau reiškia, kad tuo laikotarpiu neturėsite prieigos prie savo dokumentų.
Kad būtumėte saugūs, galite apsvarstyti pagalbinius atsarginių kopijų kūrimo sprendimus, pvz., „Google“ diską ir vietinius saugojimo įrenginius. Žinoma, nenorite sekti kelių to paties dokumento kopijų, todėl prieš naudodami bet kokius darbo vietos dokumentavimo įrankius sukurkite aiškią atsarginės kopijos strategiją. Tokiu būdu galite būti tikri, kad jūsų dokumentai visada yra prieinami, kai jums jų reikia.
6. Skaitmeninkite savo popierinius dokumentus
Jei vis dar pasikliaujate popierine dokumentacija, dabar pats laikas pereiti prie skaitmeninių kopijų arba bent jau sukurti skaitmenines kopijas. Tai ne tik palengvina didelių failų kiekių valdymą, bet ir pagerina pasiekiamumą, bendradarbiavimą ir saugumą.
Popieriniams dokumentams skaitmeninti galite naudoti skaitytuvą. Kai turėsite skaitmenines dokumentų kopijas, galėsite jas įkelti į pasirinktą darbo vietos dokumentacijos įrankį, kad galėtumėte lengvai pasiekti ir bendradarbiauti.
7. Norėdami greitai identifikuoti, naudokite aiškų indeksavimą
Jei turite daug dokumentų, gali būti sudėtinga juos sekti. Štai kodėl labai svarbu naudoti aiškią darbo vietos dokumentų indeksavimo sistemą. Tokiu būdu galite lengvai rasti reikalingus failus, kai jų reikia. Yra keletas skirtingų būdų, kaip indeksuoti dokumentus; Pavyzdžiui, galite pradėti suskirstydami juos į kategorijas pagal tipą, datą arba projektą. Taip bus lengviau rasti konkrečius dokumentus, kai jų prireiks.
Kitas variantas yra naudoti raktinius žodžius savo darbo vietos dokumentams indeksuoti. Tai gali būti ypač naudinga, jei turite daug failų ir reikia greitai jų ieškoti. Kad ir kokią indeksavimo sistemą naudotumėte, įsitikinkite, kad ji yra nuosekli ir lengvai suprantama.
Jūsų nuotolinėms komandoms reikia išmanios dokumentavimo strategijos
Nuotolinė darbo vietos dokumentacija yra būtina sklandžiam jūsų organizacijos veikimui. Sukūrę veiksmingą skaitmeninės dokumentacijos strategiją, galite užtikrinti, kad jūsų komandos galėtų greitai pasiekti reikiamą informaciją ir išliks produktyvios.
