Tikriausiai atidarote „Outlook“ ir kasdien naudojate kai kurias puikias jos funkcijas, pvz., vėliavėles, skirstote kategorijas ir archyvuojate. Nors šios funkcijos jau leidžia lengvai tvarkyti el. laiškus, yra kitų „Outlook“ įrankių, kurie gali pakelti jūsų el. pašto organizavimą į kitą lygį.
Šiame įraše pateiksime septynis išplėstinius „Outlook“ patarimus ir gudrybes, kurias galbūt norėsite patikrinti kitą kartą atidarę gautuosius.
1. Atsakykite į pasikartojančius el. laiškus naudodami greitas dalis
Ar pastebite, kad vėl ir vėl rašote tą patį el. laiško turinį? Tikriausiai jūsų kolegos dažnai užduoda tą patį klausimą arba jūs kas mėnesį skelbiate tą patį. Tokiu atveju „Quick Parts“ bus geriausias jūsų draugas.
Daugkartinio naudojimo turinio rinkinys „Quick Parts“ yra vienas geriausių būdų, kaip pagerinti darbo eigą programoje „Outlook“.. Šią funkciją galite pasiekti iš Įdėti kiekvieną kartą atsakydami į (arba sukurdami naują) el. laišką.
Norėdami pridėti naują fragmentą prie greitųjų dalių, tiesiog atidarykite naują el. laišką, įveskite pranešimą arba frazę ir paryškinkite tekstą. Tada eikite į
Įterpti > Greitos dalys > Išsaugoti pasirinkimą greitųjų dalių galerijoje. Galite pradėti naudoti šį fragmentą kada tik panorėsite.2. Pakartotinai naudokite dažnus pranešimus naudodami el. pašto šabloną
Panašiai kaip greitosios dalys, el. pašto šablonai programoje „Outlook“ padeda sutaupyti laiko pakartotinai naudojant anksčiau sukurtus pranešimus. Jums nebereikia dar kartą įvesti to paties el. laiško, nes tereikia ištraukti iš anksto paruoštą el. pašto šabloną. Jos pranašumas, palyginti su greitosiomis dalimis, yra tas, kad galite įrašyti temą ir gavėjus, o ne tik tekstą.
Norėdami sukurti el. pašto šabloną, tiesiog sukurkite naują el. laišką ir įveskite pranešimą. Galite pasirinkti palikti tuščias gavėjų ir temos eilutes. Tada eikite į Failas > Išsaugoti kaip. Išsaugokite el. laišką kaip „Outlook“ šablonas numatytame aplanke.
Norėdami naudoti šabloną, spustelėkite Nauji daiktai iš jūsų Namai skirtuką. Pasirinkite Daugiau elementų > Pasirinkite formą, ir pakeiskite Įsižiūrėk laukas į User Šablonai failų sistemoje. Ten galite pasirinkti anksčiau sukurtą el. pašto šabloną.
3. Supaprastinkite dažnai atliekamus veiksmus greitais veiksmais
Greiti žingsniai yra dovanoti žmonėms, kurie nuolat atlieka tuos pačius veiksmus su gaunamais el. laiškais. Pavyzdžiui, kai po darbo valandų gaunate skubų el. laišką iš kolegos, pažymite jį, pakeičiate būseną į labai svarbią ir išsiunčiate atsakymą, kuriame sakoma: „Su jumis susisieksiu rytoj“.
Tai gali būti pernelyg nuobodu, jei nemėgstate daugiau nei 30 sekundžių skirti tokių el. laiškų skaitymui. Taigi, užuot atlikę aukščiau nurodytus veiksmus rankiniu būdu, galite tiesiog automatizuoti savo veiksmus naudodami sparčiuosius veiksmus.
Šią funkciją galite lengvai rasti Namai „Outlook“ programos skirtuką. Čia jau yra numatytieji greitieji žingsniai, pvz., "padaryta", kuris pažymi el. laišką kaip užbaigtą, perkelia jį į aplanką ir pažymi kaip perskaitytą. "Vadovui", kuris persiunčia el. laišką jūsų vadovui; ir "Atsakyti ir ištrinti“, kuris išsiunčia atsakymą ir ištrina pradinį pranešimą. Tačiau taip pat galite tinkinti savo veiksmų seriją.
4. Sukurkite geresnio el. pašto valdymo taisykles
Taisyklės yra šiek tiek panašios į greitus veiksmus, nes jos taip pat leidžia konkrečiu būdu tvarkyti gaunamus (ir siunčiamus) el. Pavyzdžiui, taisyklės gali perkelti el. laiškus iš John Doe į aplanką Archyvas ir pažymėti juos kaip skaitytus. Taip pat galite naudoti taisykles automatiškai nukopijuokite save programoje „Outlook“..
Tačiau skirtingai nuo greitųjų veiksmų, kai reikia pasirinkti tam tikrą greitą veiksmą, kad jį būtų galima pritaikyti pranešimui, taisyklės yra automatinės. Kai tik gausite el. laišką, atitinkantį taisyklėje nustatytas sąlygas, pasirinkti veiksmai bus taikomi automatiškai. Dėl to pašto dėžutės tvarkymas sumažina stresą. Galite sukurti savo taisyklę naršydami į Pagrindinis puslapis > Taisyklė > Sukurti taisyklę.
5. Siųskite automatinius atsakymus ne biure, kai esate išvykę
Nebent esate super darboholikas ir bijote praleisti, tikriausiai nemėgstate tikrinti el. laiškų atostogaudami. Tačiau jūs taip pat nemėgstate palikti savo darbo draugų ir klientų. Štai kodėl svarbu nustatyti automatinius atsakymus, kol grįšite į darbo režimą.
Automatiniai atsakymai yra būtent tai, ką rodo pavadinimas. Kai jis įjungtas tam tikrą laiką, žmonės, kurie per tą laikotarpį jums atsiųs el. laišką, automatiškai gaus atsakymą su pranešimu, kurį sukūrėte automatinių atsakymų nustatyme. Norėdami jį sukurti, eikite į Failas > Informacija > Automatiniai atsakymai.
6. Lengvai rūšiuokite gautuosiuose naudodami išvalymą
Paskutinis dalykas, kurį norite pamatyti grįžęs iš atostogų, yra gautųjų dėžutė, pilna šimtų perteklinių el. laiškų. Nors negalite tam užkirsti kelio, yra vienas būdas, kurį galite padaryti kad „Outlook“ mažiau blaškytų dėmesį: valymo funkcija.
Taip iš el. pašto gijų ištrinami pertekliniai pranešimai, todėl galite perskaityti mažiau pranešimų, bet vis tiek suprasti visą pokalbį. Pavyzdžiui, jūs ir Claire gavote el. laišką iš Louie. Claire atsakė ir į savo atsakymą įtraukė pradinę Louie žinutę. Tada „Clean Up“ ištrins Louie el. laišką, nes jo turinį jau galima rasti Claire atsakyme.
Jei nerimaujate, kad ši funkcija gali ištrinti svarbius el. laiškus, visada galite pereiti į aplanką Ištrinti elementai, kur perkeliami pasikartojantys pranešimai. Norėdami naudoti „Clean Up“, eikite į Namai skirtuką ir spustelėkite Išvalyti viduje Ištrinti skyrius.
7. Naudokite sąlyginį formatavimą, kad paryškintumėte svarbius pranešimus
Jei per dieną gaunate šimtus el. laiškų, nesunku pamiršti svarbiausius, pvz., iš viršininko ar kliento. Čia atsiranda sąlyginis formatavimas.
Ši „Outlook“ funkcija leidžia tinkinti tam tikrus el. laiškus, kad jie iššoktų iš gautųjų. Pavyzdžiui, galite sukurti sąlyginį formatą, kad pakeistumėte savo viršininko el. laiškų šriftą į Comic Sans. Taip pat galite padaryti taip, kad bet kokios žinutės, kurių temos eilutėje yra „Susitikimas“, taptų ryškia rožine spalva. Sąlyginio formatavimo nustatymus galite rasti Rodinys > Rodinio nustatymai.
Būkite „Microsoft Outlook Pro“ naudodamiesi šiais patarimais ir gudrybėmis
Šie septyni pažangūs patarimai ir gudrybės vos nesubraižo „Outlook“ funkcijų paviršiaus. Kuo daugiau naudosite programą, tuo daugiau tikrai atrasite naujų ir naudingų funkcijų, kurios gali padėti pagerinti el. pašto valdymą.
