Būti virtualiu asistentu gali būti neįveikiama, ypač kai keliems klientams turite skirtingas arba panašias užduotis. O kadangi dirbate nuotoliniu būdu, daugumą savo veiklų būtina automatizuoti naudojant programinės įrangos įrankius, kad padidėtų produktyvumas.
Šiame straipsnyje pabrėžiama 10 pagrindinių įrankių ir programų, kurias kiekvienas virtualus asistentas turėtų turėti savo arsenale. Šie įrankiai supaprastins jūsų darbo eigą ir praturtins jūsų, kaip pradedančiojo ar pažengusio virtualaus asistento, patirtį. Tačiau prieš juos atskleisdami, trumpai apžvelgsime virtualios pagalbos koncepciją.
1. Laisvas
Veiksmingo bendravimo su klientais palaikymas yra būtinas kaip virtualus asistentas, o „Slack“ tai puikiai atlieka. Tai vienas iš geriausios momentinių pranešimų platformos nuotolinėms komandoms kuri leidžia realiu laiku bendrauti su klientais ir komandos nariais dirbant su projektu.
Galite atskirti projektus naudodami „kanalus“ ir padaryti juos prieinamus tik įgaliotiems asmenims. Be to, „Slack“ turi skambinimo programoje funkciją ir smagius tinkintus jaustukus, kad pokalbiai būtų ramesni. Taip pat galite bendrinti įvairius failus su vienu ar daugiau asmenų, įskaitant garso įrašus ir vaizdus.
Parsisiųsti: Laisvas už Windows | | Mac | iOS | Android (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
2. „Google Workspace“.
„Google Workspace“, dar žinoma kaip „G-Suite“, yra įvairių programinės įrangos įrankių rinkinys su skirtingomis funkcijomis ir veikimo režimais. Tačiau jums reikia tik maždaug aštuonių šių įrankių kaip virtualaus asistento. Jie įtraukia:
- Google dokumentai: galite naudoti kurdami, redaguodami ir formatuodami tekstinius dokumentus.
- Google Mail: Šis įrankis puikiai tinka žinutėms ir rinkodarai el. paštu.
- „Google“ skaidrės: Šis nemokamas įrankis patenkina visus jūsų pristatymo poreikius.
- Lakštai: Šį įrankį galite naudoti duomenims įvesti ir biudžetui sudaryti.
- Google Meet: Puikiai tinka vaizdo konferencijoms ir palaikyti ryšį su savo klientais.
- „Google“ formos: Tai galite naudoti norėdami atlikti apklausas ir gauti atsakymus realiuoju laiku.
- Google diskas: Tai vienas iš pigiausi debesų saugyklos tiekėjai asmeniniams ir su darbu susijusiems failams.
- Google kalendorius: Padeda suplanuoti projektus ir neatsilikti nuo jų.
3. Calendly
„Calendly“ yra įvykių valdymo planavimo įrankis. Tačiau to neužtenka kaip savarankiško kalendoriaus. Norėdami automatizuoti ir supaprastinti susitikimus, į programą turite integruoti kalendoriaus programą, pvz., „Google“ kalendorių arba „iCloud“ kalendorių. Jame taip pat yra įvairių paruoštų naudoti laiko tarpsnių: 15, 30 ir 60 minučių.
Galite suplanuoti susitikimą skirtingomis datomis ir laiku, o svečiai gali nurodyti savo užimtumą kalendoriuje. Nepaisant to, svečiai vis tiek gali pasirinkti tikslų laisvą laiką, nepaisant laiko tarpsnių, bet per jūsų nurodytą dienų seką.
Parsisiųsti: Kalendoriškai už iOS | Android (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
4. Canva
Daugeliu atvejų dalis jūsų, kaip virtualaus asistento, administracinių pareigų apimtų grafinį dizainą. Todėl geriausia būtų turėti projektavimo įrankį. „Canva“ yra jūsų programa, skirta viskam dizainui ir infografikai. Galite naudoti ją kurdami socialinės žiniasklaidos reklamjuostes, skrajutes, karuselės įrašus, korteles ir kt.
Svarbiausia, kad galite žaisti su nemokami Canva šriftai, šablonus, vaizdus ir elementus, kad sukurtumėte nuostabų dizainą.
Parsisiųsti: Drobė už Windows | Mac | iOS | Android (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
5. Hootsuite
„Hootsuite“ yra bendruomenės socialinių tinklų valdymo programa, leidžianti stebėti ir naršyti įvairias socialinės žiniasklaidos platformas iš vienos vietos, o ne atidaryti kelis skirtukus. Jis suderinamas su Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn ir pan.
Galite kurti, redaguoti, formatuoti ir planuoti kiekvienos platformos turinį, patikrinti įžvalgas ir efektyviai valdyti savo klientų auditoriją. Nors nemokama versija yra puiki, profesionali versija suteikia prieigą prie išsamesnių funkcijų, ypač jei turite reiklių klientų bazę.
6. Asana
Asana leidžia sklandžiai bendradarbiauti ir valdyti projektus. Jei dirbate su komanda, galite įtraukti narių į savo darbo vietą „Asana“, kur galėsite stebėti jų darbo eigą. Taip pat į šį įrankį galite integruoti „Google“ kalendorių ir „Google“ diską, kad galėtumėte nustatyti priminimus apie užduotis ir įvykius.
Be to, „Asana“ leidžia atskirti projektus ar konkrečią informaciją naudojant spalvų kodus ir, jei reikia, pridėti priedų. Pavyzdžiui, galite naudoti raudoną, kad nurodytumėte aukšto prioriteto projektus, geltoną – vykdomus projektus, mėlyną – peržiūrimuosius, o žalią – užbaigtus projektus.
Parsisiųsti: Asana už iOS | Android | Mac (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
7. Laiko daktaras
Laiko valdymas yra geriausias įgūdis, kurį turėtų turėti kiekvienas virtualus asistentas. Tačiau jums vis tiek reikia įrankio, kuris padėtų jums susikaupti, ypač jei jūsų atlyginimas yra valandinis. TimeDoctor leidžia sekti savo darbo ir laisvalaikį bei matyti savo kasdienius pasiekimus. Ji sukuria ataskaitas apie laiką, praleistą kiekvienam projektui ir užduočiai.
TimeDoctor taip pat padeda valdyti blaškymąsi. Jis stebi jūsų žiniatinklio ir programų naudojimo trukmę dirbant. O kai viršiji numatytą laiką, apie tai praneš popsu. Ji taip pat įspėja, kai jūsų kompiuteris neveikia ilgiau nei įprastos darbo valandos. Nepaisant to, prireikus laiką galite redaguoti rankiniu būdu.
Parsisiųsti: TimeDoctor už Google Play | Mac | Windows | Linux (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
8. MailChimp
„MailChimp“ leidžia valdyti ir bendrauti su savo klientų auditorijomis ir klientais. Kai jūsų klientai pristato naują produktą ar paslaugą, galite naudoti „MailChimp“, kad pristatytumėte šiuos produktus savo klientams arba tikslinei auditorijai, naudodami naujienlaiškius ar reklamines kampanijas.
Įrankis leidžia segmentuoti naujienlaiškius, siųsti masinius el. laiškus ir analizuoti kiekvienos reklamos kampanijos našumą. Taip pat į platformą galite integruoti kitus įrankius, tokius kaip Shopify ir Stripe.
Parsisiųsti: MailChimp skirta iOS | Android (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
9. Ontraport
Ontraport yra dar viena rinkodaros ir CRM platforma, padedanti koordinuoti klientų verslo veiklą iš vienos sistemos. Kitaip tariant, „Ontraport“ galite naudoti norėdami pristatyti produktus tikslinei klientų auditorijai ir vienu metu valdyti klientų sąveiką.
Galite importuoti ir eksportuoti kontaktus, kurti pardavimo kanalus ir automatizuoti rinkodaros kampanijas verslo optimizavimui. Be to, sąsaja nėra intuityvi pradedantiesiems. Nepaisant to, galite tai apeiti šiek tiek pasitreniruodami. Ji taip pat prieinama kaip žiniatinklio platforma ir mobilioji programa.
10. Gramatika
Kaip virtualus asistentas, jūs visada turite būti savo turinio žaidimo viršuje, o naudodami šį įrankį galėsite tai pasiekti. Grammarly yra plati redagavimo žiniatinklio platforma, kuri peržiūri teksto turinį, ar nėra gramatinių klaidų, žodingumo, rašybos, skyrybos ženklų, plagiato ir kokybiško pateikimo.
Platforma naudoja dirbtinį intelektą, kad jūsų turinys būtų beveik nepriekaištingas ir suprantamas. Galite patikrinti, ar jūsų turinys patrauklus ir kokiai žmonių kategorijai jis labiausiai tinka. Tačiau nemokama versija yra ribota, todėl turėsite užsiregistruoti, kad gautumėte mokamą versiją, kad galėtumėte pasinaudoti visomis įdomiomis funkcijomis.
Taip pat galite išsaugoti dokumentus ir prireikus prie jų grįžti.
Parsisiųsti: Gramatika už iOS | Mac | Windows (Galimi nemokami pirkiniai programoje)
Išskirkite savo karjeroje kaip virtualus asistentas
Virtuali pagalba yra sparčiai auganti pramonė; todėl artimiausiu metu galime tikėtis gero prisotinimo lygio. Norint išlikti aktuali pramonėje, būtina įgyti pagrindinius virtualaus asistento įgūdžius. Tačiau derindami šiuos išvardintus įrankius su jūsų įgūdžių rinkiniu padėsite išsiskirti savo karjeroje.
Galiausiai, jei esate naujokas šioje srityje, prieš pradėdami ieškoti įrankių pirmiausia turite išmokti tapti virtualiu asistentu. Turėdami pagrindinę informaciją apie karjeros kelią, galėsite nepiktnaudžiauti šiomis priemonėmis ilgainiui.