Duomenų analizė gali padėti pagerinti procesus taikant efektyvius ataskaitų teikimo metodus. Tačiau kartais jums reikia daugiau nei tik skaičių skaičiuoklėje, kad galėtumėte pasakyti savo nuomonę. Taigi, kodėl gi nepasinaudojus duomenų vizualizavimo įrankiais, pvz., interaktyviomis informacijos suvestinėmis?

Jie gali padėti pranešti apie kampanijas, padidinti konversijų skaičių, analizę ir kt. Šiame straipsnyje pateiksime pavyzdį, kaip sukurti interaktyvią prietaisų skydelį, taip pat pateiksime patarimų, kaip kurti gražias informacijos suvestines programoje „Excel“.

1. Sutvarkykite savo šaltinio duomenis ir sukurkite maketą

Gerai suprojektuota informacijos suvestinė yra galingas ataskaitų teikimo įrankis, galintis padėti vizualizuoti ir perduoti duomenis. Pirmiausia reikia užtikrinti, kad jūsų duomenys būtų be klaidų ir tinkamai suskirstyti į eilutes ir stulpelius su atitinkamomis antraštėmis.

Informacijos suvestines galite naudoti bet kurioje pramonės šakoje, tačiau jos ypač naudingos finansų, pardavimo ir rinkodaros srityse.

instagram viewer

Kurdami prietaisų skydelį turėtumėte atsiminti, kad galutiniams vartotojams turėtų būti lengva naršyti. Kitas žingsnis – nuspręsti, kokio tipo išdėstymas bus pagrįstas informacija, kurią reikia rodyti.

Pavyzdžiui, sukurkime prietaisų skydelį, kuriame viename lape būtų rodoma ši informacija:

  • Langeliai A3 – T5: projekto būsena
  • A7-T16 langeliai: apžvalga ir projekto finansai.
  • Ląstelės A15-U25: projekto eiga ir šilumos žemėlapis.

Sukurkite naują „Excel“ darbalapį, pažymėtą „Informacijos suvestinė“. Čia galite sukurti savo prietaisų skydelį pridėdami elementų. Taip pat gera idėja yra naudoti teksto stilius ir šriftus, atitinkančius jūsų ar jūsų prekės ženklo balsą, toną ir asmenybę.

2. Sukurkite „PivotTable“ duomenims tvarkyti

A Suvestinė lentelė leidžia lengvai tvarkyti duomenis programoje Excel į grupes. Galite naudoti įrankį norėdami suskaičiuoti, susumuoti, padauginti vertes ir atlikti kelis veiksmus tose grupėse.

Norėdami parodyti, kaip šios interaktyvios informacijos suvestinės iš tikrųjų veikia, kaip pavyzdį sukursime interaktyvią „Laisvai samdomų projektų“ informacijos suvestinę.

Turėsite išdėstyti duomenis lentelės formatu. Norėdami tai padaryti, naudokite sparčiuosius klavišus CTRL + T ir pasirinkite duomenis. Šiuo tikslu mūsų šaltinio duomenys atrodys maždaug taip:

  1. Baigę atidarykite naują darbalapį ir pažymėkite jį kaip Suvestinės lentelės.
  2. Darbalapyje sukursime Pivot lentelę, eidami į Įdėti parinktis ant juostelės. Pasirinkite lentelės duomenų diapazoną.
  3. Dabar laikas pasirinkti „Pivot“ lentelės laukus.
  4. Vadovaudamiesi aukščiau pateiktu pavyzdžiu, pasirinkite laukus –Užduotis, Vadovo vardas, Projekto pradžios ir pabaigos datos, Trukmė, Dienos iki pabaigos, Progresas, ir tt jūsų eilučių etiketėms.
  5. Stulpelių etiketėms priskirkite biudžetines ir faktines vertes
  6. Kai duomenys pasirodys darbalapyje, sutvarkykite juos lentelės formatu. Norėdami tai padaryti, eikite į išdėstymo skyrių Dizainas > Ataskaitos išdėstymas, ir pasirinkite Rodyti lentelės forma iš išskleidžiamųjų parinkčių.
  7. Išgrupuokite duomenis dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami duomenų laukus. Taip pat turėsite išjungti tarpines sumas. Norėdami tai padaryti, eikite į Skirtukas Dizainas > Tarpinės sumos > Nerodyti tarpinių sumų. Dabar jūsų „PivotTable“ atrodytų taip:
  8. Norėdami pasirinkti „PivotTable“ spalvą, eikite į Dizaino skirtukas > PivotTable stiliai.
  9. Išjunkite sutraukiamas antraštes eidami į „PivotTable“ analizė > Rodyti (kraštutinis dešinysis kampas). Išjunkite +/- Mygtukai.
  10. Norėdami toliau tvarkyti duomenis, eikite į Dizainas > Ataskaitos išdėstymas > Kartoti visas elementų etiketes.

3. Taikykite tinkamas formules

Labai svarbu užtikrinti, kad naudojate teisingas formules, nes priešingu atveju jūsų duomenys bus netikslūs ir klaidinantys.

Pavyzdžiui, pradėkime nuo projektų skaičiaus įvairiose kategorijose – pradėtų, nebaigtų ar užbaigtų. Norėdami tai padaryti, turėsime naudoti COUNTIF ir APRAŠYMAI funkcijas.

  1. Sukurti naują "SkaičiavimaiDarbalapis, skirtas darbui su formulėmis ir diagramomis kuriant prietaisų skydelį.
  2. Įveskite projektų būseną („Vykdomi“, „Liko aktyvūs projektai“, „Užbaigta iki termino“ ir „Užbaigta“) iš eilės, kaip parodyta toliau.
  3. Tada pasirinkite Progresas (%) stulpelyje „Pivot Table“. Bendras užduočių skaičius yra 32.
  4. Naudodami funkciją (-as) COUNTIF(S) galite apskaičiuoti projektų, suskirstytų po antraštes, skaičių taip.
  5. Atsižvelgiant į projektų, kuriems naudojate filtrus, pobūdį, būtinai įtraukite atitinkamus duomenų stulpelius į „Pivot Table“ darbalapį – aktyviems projektams tikslinga naudoti Progresas stulpelį, o atšauktiems projektams naudokite stulpelį Atšaukta.

4. Naudokite vaizdinius elementus, diagramas ir grafikus

Naudodami tinkamas formules ir vaizdinį formatavimą galite sukurti prasmingas diagramas arba grafikus, kurie padės geriau suprasti duomenis. Šiame pavyzdyje pabandykime pridėti užbaigtų projektų diagramą; atlikite toliau nurodytus veiksmus:

  1. Skaičiavimų lape pažiūrėkite į langelį B7, kaip parodyta aukščiau.
  2. Norėdami nubraižyti diagramą, pirmiausia pažymėkite langelius D7 ir E7.
  3. Toliau eikite į Insert > All Charts > Sunburst arba Donut diagrama.
  4. Kai pasirodys diagrama, spustelėkite pliusas (+) simbolis dešinėje, kad pasiektumėte formatavimo parinktis. Pasirinkite Diagramos elementai kaip tu nori.
  5. Spustelėkite skirtingas diagramos dalis, kad pamatytumėte formatavimo parinktis, pvz Formatuokite duomenų serijas, sklypo plotą ir kt. Naudojant šiuos; galite lengvai tinkinti diagramos spalvas, pavadinimus, kraštines ir kitus atributus.
  6. Tai atlikę galite nukopijuoti ir įklijuoti diagramą prietaisų skydelio viršuje ir atitinkamai sulygiuoti.

Kitose eilutėse pasirinkite norimus duomenis Skaičiavimai lapą ir pakartokite aukščiau aprašytą procesą su kitomis diagramomis ar diagramomis, kurias norite įtraukti.

5. Pridėkite interaktyvius nustatymus ir skirtukus

Prie prietaisų skydelio galite lengvai pridėti elementų, pvz., šilumos žemėlapių, piktogramų, pjaustytuvų ir slinkties juostų, kad ji būtų įdomesnė, informatyvesnė ir patrauklesnė auditorijai. Pažvelkime į kai kuriuos iš jų atidžiau.

Įterpti pjaustytuvus interaktyvumui

Smulkintuvai yra trumpi skirtukai, leidžiantys filtruoti informacijos suvestinėje esančius duomenis realiuoju laiku. Štai kaip juos pridėti prie informacijos suvestinės:

  1. Pasirinkite langelius, kuriuose yra jūsų duomenys.
  2. Eikite į Įterpti skirtuką > Filtrai > Smulkintuvas.
  3. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite norimą pjaustytuvo tipą, tada spustelėkite GERAI.
  4. Norėdami juos išlygiuoti horizontaliai, spustelėkite Mygtukų skyrius atskirame Slicer skirtuke. Taip pat galite palikti juos tokius, kokie yra, atsižvelgdami į tai, kaip norite, kad jūsų prietaisų skydelis atrodytų.

Prie savo prietaisų skydelio pridėsime antraštes –Vadovai ir Projektai. Štai kaip tai padaryti:

  1. Pasirinkite duomenis savo Skaičiavimai lapą ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite šias parinktis.
  2. Tada turėsite susieti pjaustytuvus su „Pivot“ lentelėmis. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pjaustyklę ir spustelėkite Pranešti apie ryšius.
  3. Pasirodžiusiame dialogo lange pasirinkite visas „PivotTable“ ir „Pivot“ diagramas ir spustelėkite GERAI.

Slinkties juostose galite peržiūrėti atnaujintus duomenis, o tai naudinga, jei žiūrite į tai, kas laikui bėgant keičiasi.

  1. Norėdami pridėti slinkties juostą, eikite į Programuotojas skirtuką. Atminkite, kad ši parinktis neįjungta pagal numatytuosius nustatymus.
  2. Norėdami suaktyvinti skirtuką Kūrėjas, eikite į Failas > Parinktys > Tinkinti juostelę.
  3. Pagal Pagrindinis skirtuką, patikrinkite Programuotojas dėžė.
  4. Norėdami įterpti slinkties juostą, eikite į Kūrėjo skirtukas > Įterpti > Formos valdikliai. Užveskite pelės žymeklį ant parinkčių ir pasirinkite Slinkties juosta.
  5. Nuvilkite jį ir įdėkite į pasirinktą eilutę arba stulpelį prietaisų skydelyje

Pridėkite greitos (projekto) apžvalgos skirtuką

Norėdami greitai peržiūrėti išsamią projekto informaciją, galite importuoti duomenis iš suvestinės lentelės į prietaisų skydelį. Naudosime funkciją INDEX, kaip parodyta toliau. Mūsų duomenų masyvą sudaro langeliai B8–K40 suvestinės lentelės skirtuke.

Norėdami pateikti duomenis iš savo suvestinės lentelės, įvesime funkciją:

=INDEX('Pivot Tables'!$B$8:$K$40,'Pivot Tables'!$B$6 + ROWS(Informacijos suvestinė!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Databoard!$A$13:F17))

Dabar mūsų prietaisų skydelis atrodo maždaug taip:

Taikykite sąlyginį formatavimą

Dabar, kai sukūrėme greitos projekto apžvalgos skirtuką, galbūt norėsite paryškinti projekto atnaujinimo procentus. Galite lengvai naudokite sąlyginį formatavimą, kad pritaikytumėte spalvų skales arba duomenų juostas, kad tai padarytumėte. Tai leis iš pirmo žvilgsnio pamatyti, kurie projektai baigti, o kuriems reikia daugiau darbo.

Čia mes panaudojome trijų spalvų skalę, kad paryškintume atskirų projektų eigą, kaip parodyta toliau:

Pridėkite šilumos žemėlapius, kad peržiūrėtumėte reikšmes tarp datų

Šilumos žemėlapiai yra vizualizacijos įrankiai, kurie gali būti naudingi norint paryškinti duomenų šablonus. Pavyzdžiui, galite naudoti šilumos žemėlapį, kad parodytumėte, kiek kartų lankytojai spustelėjo skirtingas jūsų tinklalapio dalis.

Pirmiausia turėsite sukurti lentelę su duomenimis, kuriuos norite matyti susietus. Mūsų pavyzdyje mes apskaičiavome projektų skaičių tarp dviejų datų naudodami funkciją COUNTIFS, kaip parodyta toliau.

Jei norite taikyti taisykles skirtingoms lentelės dalims, galite naudoti sąlyginį formatavimą. Užbaigtas prietaisų skydelis atrodytų taip:

Interaktyvios „Excel“ informacijos suvestinės: analizuokite ir bendrinkite pagrindinę metriką

„Excel“ prietaisų skydeliai yra puikus būdas vizualizuoti duomenis, todėl tikimės, kad šis vadovas padės sukurti konkrečią jūsų poreikius atitinkančią informaciją. Interaktyvūs ir dinamiški šie naudingi įrankiai gali padėti sprendimus priimantiems asmenims greitai ir lengvai analizuoti svarbius duomenis.

Turėdami tik brūkšnį ar du kūrybiškumą, „Excel“ skaičiuoklės gali būti daug didesnės nei įprasta, ir jūs galite sukurti kažką tikrai patrauklaus ir reprezentatyvaus.