Galbūt esate tokioje padėtyje, kai turite paprašyti savo bendradarbių pagalbos arba siųsti jiems užduotis, bet dėl to jaučiatės šiek tiek nejaukiai arba jums tiesiog nerūpi visi skambučiai, el. laiškai ir pirmyn. Kodėl nesukūrus projekto užklausų lentos?
Nors galite prisiregistruoti naudoti projektų valdymo įrankį, pvz., „ClickUp“ ar „Asana“, ir priversti bendradarbius prisijungti prie jūsų, galbūt jau turite prieigą prie paprasto, nekainuojančio sprendimo – „Google“ skaičiuoklių. Vykdykite šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip galite sukurti projekto užklausų lentą naudodami šį įprastą skaičiuoklės įrankį.
Projekto užklausos lentos maketo kūrimas „Google“ skaičiuoklėse
Projekto užklausų lentos sukūrimo tikslas yra dvejopas. Tai yra būdas įveikti trintį, kurią sukelia užduočių delegavimas. Be to, tai sumažina tiesioginį ryšį ir taupo jūsų laiką.
Iš esmės su kiekviena užduotimi, kurią pridedate prie lentos, suplanuosite viską, ką jūsų bendradarbis turi žinoti, kad ją atliktų. Taigi norėsite būti nuoseklūs ir sukurti tokį išdėstymą, kuris kiekvieną kartą paragintų pridėti svarbių detalių. Tokios detalės kaip:
- Terminai.
- Pirmenybė.
- Aprašymai.
- Kas atsakingas.
- Kas jį skiria.
Kadangi kiekviena darbo vieta yra skirtinga, gali būti keletas papildomų detalių, kurias galite įtraukti, kad pritaikytumėte ją savo komandos poreikiams. Taigi, prieš pradėdami, skirkite šiek tiek laiko tai apmąstyti. Jei dabar nesugalvojate, galite juos pridėti vėliau, bet atminkite, kad mažiau yra daugiau. Jūs nenorėtumėte pridėti jokių nereikalingų veiksmų.
Norėdami pradėti naudoti projekto užklausų lentą, atidarykite tuščią dokumentą „Google“ skaičiuoklėse. Skaičiuoklės viršuje parašykite šiuos pavadinimus ir visus sugalvotus priedus:
- Užduotis– čia jūs suteiksite užduočiai unikalų pavadinimą.
- apibūdinimas– Po šiuo pavadinimu parašysite trumpą santrauką, ką jums reikia padaryti. Kad viskas būtų tvarkinga, naudokite Klipas tavo Teksto įvyniojimas nustatymus, kad tekstas būtų įtrauktas į kitą langelį.
- Perėmėjas– čia pažymėsite bendradarbį, kuriam perduodate užduotį.
- Pirmenybė-čia galite parodyti skubumą.
- Dėl– bus nurodytas užduoties terminas.
- Būsena-Jūsų komanda naudoja šį stulpelį pažangai dalintis.
- Sukurta— delegatorius čia nurodys savo vardą, kad perėmėjai žinotų, iš ko gaunama užduotis ir informacija.
Padėkite savo pavadinimams išsiskirti juos paryškindami ir eilutėje pridėdami fono spalvą. Tu taip pat gali užfiksuokite viršutinę „Google“ skaičiuoklės eilutę jį paryškindami ir eidami į Žiūrėti viršutiniame meniu, Užšaldyti, ir tada 1 eilutė.
Būsenos mygtukų pridėjimas „Google“ skaičiuoklėse
Pridėjus būsenos mygtuką prie projekto užklausų lentos, jūs ir jūsų bendradarbiai galite greitai dalytis pažanga. Tai taip pat puikus būdas greitai peržiūrėti kiekvieno darbo krūvį ir nustatyti, ar kas nors galėtų panaudoti papildomą ranką. Kai kurie būsenos pavyzdžiai, kuriuos galite naudoti:
- Daryti.
- Daro.
- Padaryta.
- Užstrigo.
- Sulaikyta.
- Peržiūrai.
Galite sukurti darbo būsenos mygtuką, panašią į tuos, kuriuos rasite projektų valdymo programinėje įrangoje, pvz., ClickUp ir Asana, pridėdami išskleidžiamąjį meniu prie savo lapo. Padaryti tai:
- Pažymėkite būsenos stulpelį. Laikykis CTRL arba CMD ir spustelėkite pavadinimo langelį, kad panaikintumėte jo pasirinkimą.
- Eiti į Duomenys viršutiniame meniu.
- Spustelėkite Duomenų patvirtinimasir atsidarys šoninė juosta.
- Pagal Kriterijai, įsitikinkite, kad turite Išskleidžiamasis meniu pasirinktas.
- Naudodami toliau pateiktus teksto laukus užpildykite savo parinktis Pridėkite kitą elementą mygtuką, kad sukurtumėte papildomų taškų.
- Kiekvienam priskirkite savo pasirinktą spalvą.
- Pataikė padaryta.
Dabar turėsite meniu, kurį komanda gali naudoti užduoties būsenai rodyti. Sąrašo apačioje yra redagavimo mygtukas, bet jis veikia tik pasirinktame langelyje. Norėdami pakeisti visus būsenos mygtukus, grįžkite į duomenų patvirtinimo meniu ir šoninėje juostoje pasirinkite taisyklę, kurią norite redaguoti.
Pakartokite šiuos veiksmus, kad pridėtumėte greitų parinkčių Pirmenybė, Perėmėjas, ir Sukurta stulpelius, jei norite.
Jei tiesiog pažymėsite arba paminėsite ką nors lape, „Google“ neišsiųs pranešimo. Priskirdami ką nors projektui, galite jį įspėti atlikdami šiuos veiksmus:
- Pasirinkite užduoties, kurią norite jiems perduoti, pavadinimą.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite komentuoti arba eikite į kalbos debesėlio piktogramą įrankių juostoje.
- Įveskite @, tada jų vardą arba el. pašto adresą – jei norite, čia taip pat galite įtraukti pranešimą.
- Spustelėkite Priskirti.
Dabar, jei jūsų bendradarbis turi klausimų, jie gali pridėti juos kaip komentarą toje pačioje gijoje. Laikydami visus pranešimus apie užduotį toje pačioje vietoje, kur ją paskyrėte, jūs abu tiksliai žinosite, kur vėliau vėl rasti pokalbį, jei kam nors reikės atnaujinimo.
Versijų istorijos naudojimas „Google“ skaičiuoklėse
Kadangi lapą naudos daugiau nei vienas asmuo, gerai, kad turite atsarginę kopiją, jei kas nors netyčia ištrintų ar perrašytų svarbią informaciją. Lapo viršuje pastebėsite hipersaitą, nurodantį, kad buvo atliktas paskutinis redagavimas. Spustelėkite tai ir pamatysite ankstesnių darbo seansų atsargines kopijas ir įvykusius pakeitimus.
Versijų istorijos naudojimas „Google“ skaičiuoklėse yra patogu, nes galite peržiūrėti savo ankstesnius projektus ir pastabas, jei jums reikia jų įrašo. Bet taip pat galite grįžti prie ankstesnės versijos, jei jūsų lapas kažkaip susipainioja – taip nutinka.
Pastaba: jei norite tiesioginio atliktų užduočių įrašo, prie dokumento pridėkite kitą lapą naudodami pliuso simbolį apatiniame kairiajame ekrano kampe ir iškirpkite bei įklijuokite ten eilutes, kai būsena pasikeis į padaryta.
Bendradarbiaukite naudodami „Google“ skaičiuokles
Projekto užklausų lentos sukūrimas „Google“ skaičiuoklėse yra puikus būdas sutaupyti laiko deleguojant užduotis ir bendradarbiaujant atliekant užduotis. Bus ne tik mažiau pirmyn ir atgal, bet visi žinos, kur rasti informaciją užduotims, turėdami viską vienoje vietoje.
Tai taip pat padeda išvengti nepatogumo, kurį galite jausti prašydami pagalbos ar atlikdami užduotis. Eidami jausitės patogiau.
