7 užduočių valdymo patarimai, kaip padidinti produktyvumą

Kasdienės užduotys yra jūsų sėkmės pagrindas, atspindintis žingsnis po žingsnio veiksmus, reikalingus jūsų asmeniniams ir profesiniams tikslams pasiekti. Kitaip tariant, jūsų, atrodo, nesibaigiantis darbų sąrašas yra jūsų pergalės planas, todėl labai svarbu efektyviai valdyti šias užduotis.

Nors galite suskubti naudoti geriausią produktyvumo programą tvarkydami savo kasdienes užduotis, o tai nėra blogas žingsnis, užduočių valdymo įgūdžių tobulinimas ilgainiui yra tvaresnis ir efektyvesnis. Šiame straipsnyje bus pateikti keli užduočių valdymo patarimai, kaip pagerinti produktyvumą.

1. Žinokite savo chronotipą

Ar tu naktinė pelėda ar ankstyvas paukštis? Ar jums lengviau susikaupti ryte ar vėlai vakare? Mes visi turime natūralų polinkį užmigti ir būti budrūs tam tikrais dienos ir nakties laikotarpiais. Ir nors populiarioji kultūra dažnai švenčia anksti besikeliančius žmones kaip produktyvesnius, realybė tokia, kad vienas dydis netinka visiems.

Štai kodėl chronotipo žinojimas gali padidinti jūsų produktyvumą, nes tai leidžia planuoti užduotis, kai esate produktyviausias. Todėl, personalizuoto darbo grafiko sudarymas remiantis jūsų chronotipu, bus lengviau atlikti savo užduotis ir pasiekti didžiausią našumą.

Pavyzdžiui, jei esate naktinė pelėda, turėtumėte planuoti, kaip atlikti sudėtingiausias užduotis vakare, kai jūsų energijos lygis yra aukščiausias, todėl galėsite atlikti geriausias užduotis laikas.

2. Sukurkite savo prioritetų sąrašą

Dabar, kai žinote, kada esate produktyviausias, laikas tai padaryti naudodamiesi Eizenhauerio matrica, nustatykite prioritetus savo darbų sąrašuose esančioms užduotims. Ši laiko valdymo sistema padeda nustatyti užduočių prioritetus, suskirstydama jas į keturis kvadrantus: skubu ir svarbu, ne skubu, bet svarbu, skubu, bet nesvarbu, o ne skubu ir nesvarbu užduotys.

Tvarkydami užduočių sąrašus pagal šias kategorijas, lengviau nustatyti, kurioms užduotims turėtų būti teikiama pirmenybė, o kurias galima deleguoti arba atidėti. Tokiu būdu galite suplanuoti svarbiausias ir neatidėliotinas užduotis tada, kai esate produktyviausias, suteikdami didžiausią galimybę jas atlikti laiku.

Pavyzdžiui, kaip programuotojas, galite suplanuoti kodavimo užduotis, kada esate budriausias, ir atsakyti į el. laiškus, kai energijos lygis yra mažas.

3. "Valgyk tą varlę!"

„Eating That Frog“ yra kitas užduočių valdymo patarimas, padėsiantis padidinti jūsų produktyvumą! Ir ne, mes nekalbame apie tiesiogines varles! Brianas Tracy išpopuliarino šią frazę savo to paties pavadinimo knygoje, ir ši ryški metafora apibūdina sunkiausią užduotį ryte.

Tai vienas geriausių būdų, kaip įveikti vilkinimą, nes dažnai galite jausti stresą ar priblokšti, kai susiduriate su sunkiausia užduotimi. Pirmiausia suvalgius tą didžiausią varlę, tas baimės jausmas virs pasiekimo jausmu, stiprinate pasitikėjimą savimi ir suteikiate motyvacijos bei jėgų per visą likusį gyvenimą užduotys.

Galite naudoti Eat That Frog metodas naudojant Todoist. Tačiau, nors sudėtingiausias užduotis rekomenduojama atlikti ryte, geriausias laikas gali skirtis priklausomai nuo jūsų chronotipo, kaip jau aptarėme. Tačiau vis tiek galite naudoti šį metodą planuodami sudėtingiausias užduotis, kai esate energingiausi ir produktyviausi.

4. Pasinaudokite Parkinsono įstatymu savo naudai

Atidėliojimas yra vienas iš labiausiai paplitusių produktyvumo žudikų, su kuriuo dauguma žmonių tam tikru momentu kovoja. Viena iš pagrindinių priežasčių, dėl kurių dažnai atidedate užduotis paskutinei minutei, yra ta, kad nejaučiate skubos ar termino. Taip yra todėl, kad šios užduotys gali išsiplėsti ir užpildyti laiką, kurį turite joms atlikti – Parkinsono dėsnis.

Geros naujienos yra tai, kad galite tapti produktyvesni naudojant Parkinsono dėsnį jūsų naudai. Kaip? Pirma, visada suskaidykite didelius ar sudėtingus projektus į smulkesnes užduotis, kad jos atrodytų ne tokios sudėtingos ir lengviau sprendžiamos.

Tada nustatykite griežtą kiekvienos užduoties terminą. Tai sukuria skubos jausmą, skatina jus atlikti užduotį prieš terminą ir sumažina atidėliojimą. Šis įsilaužimas padės efektyviau valdyti užduotis ir užtikrinti, kad neatsiliksite nuo darbų sąrašų.

5. Praktikuokite vienos užduoties atlikimą

Daugiafunkcinis darbas arba, tiksliau, konteksto perjungimas, yra vienas iš tų įpročių, kurie atrodo veiksmingi, bet iš tikrųjų yra labai varginantys ir neproduktyvūs. Nors dėl didžiulio užduočių skaičiaus jūsų darbų sąraše gali kilti pagunda atlikti kelias užduotis vienu metu, jūs turite tik tiek dėmesio ir energijos, kurią galite panaudoti tam tikrai užduočiai atlikti.

Tai padidina jūsų klaidos tikimybę, todėl sugaišite laiką ir pastangas. Iš kitos pusės, įvaldę vienos užduoties atlikimą pagerinsite jūsų produktyvumą, leidžiantį visą dėmesį skirti užduočiai iki jos pabaigos. Tai sumažina blaškymąsi, padeda išlikti susikaupusiam ir įgalina dirbti geriausiai.

Vienas geriausių būdų, kaip praktikuoti vienos užduoties atlikimą, yra nustatyti fiksuotą laiko limitą, per kurį reikia susitelkti į užduotį ir tada padaryti pertrauką. Ši laiko valdymo technika vadinama Pomodoro metodu ir yra efektyvus būdas maksimaliai išnaudoti savo laiką.

6. Automatizuokite kasdienes užduotis

Taigi, kas atsitiks su tomis menkavertėmis užduotimis, kurios nepateko į jūsų prioritetų sąrašo viršų? Pagalvokite apie tokias užduotis kaip susitikimų planavimas ar protokolavimas konferencinių pokalbių metu – tikimės, kad vis tiek turite jas atlikti, tiesa?

Geriausias būdas valdyti šias užduotis yra jas automatizuoti. Laimei, yra keletas programėlės, kurias galite naudoti kasdieninėms užduotims automatizuoti, pvz., IFTTT arba Zapier. Tai atlaisvins laiko ir jėgų vertingesnėms ir laiko reikalaujančioms užduotims bei padės tapti produktyvesniems.

7. Naudokite tinkamą užduočių valdymo programinę įrangą

Naudinga pasinaudoti visais aukščiau paminėtais užduočių valdymo patarimais, tačiau jums vis tiek gali būti sunku išlikti produktyviems be tinkamos programinės įrangos, padedančios valdyti užduotis. Atsižvelgiant į daugybę užduočių valdymo įrankių, kurie žada per naktį jus paversti produktyvumo galiūnu, pasirinkti tinkamą variantą gali būti nelengva.

Taigi, kaip tu gali pasirinkti tinkamą internetinį užduočių valdymo įrankį? Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra įvertinti savo poreikius. Tai priklauso nuo jūsų profesijos, darbo stiliaus ir pageidavimų, komandos dydžio ir kt. Įvertinus savo poreikius daug lengviau palyginti skirtingus užduočių valdymo įrankius, kad rastumėte jums tinkamiausią variantą.

Naudodami šiuos patarimus atlikite daugiau per trumpesnį laiką

Užduočių valdymo įgūdžių tobulinimas yra raktas į produktyvumo pakėlimą į kitą lygį. Nesvarbu, ar esate projekto vadovas, ar studentas, naudodami tinkamus užduočių valdymo metodus galėsite pasiekti daugiau per trumpesnį laiką. Įtraukę šiuos užduočių valdymo patarimus į savo kasdienybę, galite užtikrinti, kad pažymėsite visus savo darbų sąrašo elementus.