Kaip naudoti „ChatGPT“ rašant sudėtingus el. laiškus darbe

Sunkūs el. laiškai tam tikru jūsų karjeros momentu yra neišvengiami. Nesvarbu, ar norite pasakyti „ne“ imtis papildomų projektų, ar prašyti laisvo laiko, parašyti el. laišką ir rasti drąsos paspausti „Siųsti“ gali sukelti nerimą.

Buvo žinoma, kad „ChatGPT“ padeda žmonėms rašyti motyvacinius laiškus ir gyvenimo aprašymus, todėl galite susimąstyti, ar tai gali padėti ir jums rašyti sudėtingus el. laiškus. Jei pateiksite AI pakankamai informacijos, galite gauti turinį, kurį galėsite naudoti kaip savo el. pašto pagrindą. „ChatGPT“ gali padėti sutelkti dėmesį į pranešimą be jokių emocijų, kurias patiriate.

1 veiksmas: atidarykite „ChatGPT“.

Esate pasirengę pradėti, jei jau turite „ChatGPT“ paskyrą. Jei pirmą kartą naudojate „ChatGPT“, galite susikurti paskyrą naudodami el. pašto adresą arba „Google“ paskyrą. Jei registruojatės gauti naują paskyrą, šalia turėtumėte turėti mobilųjį telefoną, nes platforma atsiųs jums patvirtinimo kodą, kad galėtumėte pradėti.

2 veiksmas: pristatykite save ir savo vaidmenį organizacijoje

Prieš prašydami ChatGPT parašyti su darbu susijusius el. laiškus, turėtumėte pristatyti save, savo darbą ir pareigas platformoje. „ChatGPT“ naudos jūsų pateiktą informaciją, kad sukurtų siūlomus el. laiškus.

Kai pateiksite prisistatymą, platforma atsakys ir suteiks jums svarbią informaciją, kurią ji gavo iš jūsų prisistatymo. Jei tai pirmas kartas, kai dirbate su platforma, įvertinsite teigiamus atsiliepimus, kuriuos ji jums pateikia pristatydama save.

Štai įvado pavyzdys:

Štai ChatGPT atsakymas:

3 veiksmas: paraginkite „ChatGPT“ parašyti norimą el. laišką

Kai pranešite „ChatGPT“ apie jūsų darbą ir kam dirbate, jis pasiruošęs sukurti sudėtingus el. laiškus, kurių jums reikia rašant. Būsite maloniai nustebinti, kaip greitai AI sukuria el. laiškus, su kuriais galite dirbti.

Atsistatydinimo el

Nesvarbu, ar esate susijaudinęs dėl kito karjeros etapo, ar išeinate iš darbo, nes pavargote nuo dabartinių aplinkybių, parašyti atsistatydinimo laišką gali būti sunku. Nesinori deginti jokių tiltų, todėl norisi išeiti pozityviai.

Nepamirškite, kad ateityje jums gali prireikti nuorodų ir norite būti tikri, kai pateiksite žmonių, su kuriais dirbote, vardus. Jūsų atsistatydinimo laiškas nėra tinkamas laikas kalbėti apie valdymą, atostogų politiką ar skųstis savo bendradarbiais; kalbama apie tai, kaip įspėti darbdavį.

Viršuje pamatysite „ChatGPT“ sukurtą atsistatydinimo laišką, kuriame atsisveikinama ir vadovybei pranešama, kad dirbsite su jais, kad perėjimas būtų kuo sklandesnis. Ar norite atsistatydinti iš darbo? Čia yra kai kuriems finansiniams sumetimams pasiruošti.

El. paštu praneškite savo vadovui, kad nesilaikysite termino

Jei jums sunku laikytis termino, geriausia kuo greičiau apie tai pranešti savo vadovui ar vadovui. Kai vadovybė žino, kad negalite laikytis termino, jie gali atlikti pakeitimus, kad galėtumėte laikytis termino.

Kai kiti žmonės ar kitas žingsnis priklauso nuo to, ar laikysitės termino, viskas gali sustoti, kol jūsų užduotis bus baigta. Leisdami jumis pasitikintiems žmonėms suprasti, kad termino nesilaikysite anksčiau ar vėliau, galite išsaugoti santykius su vadovybe ir komanda.

El. paštu prašyti skubios išvykos

Jau jaučiate įtampą dėl situacijos, dėl kurios prireikė atostogų prašymo, o susitelkti į el. laiško rašymą yra paskutinis dalykas, apie kurį galvojate. Norėdami išspręsti savo kritinę situaciją, turite parašyti el. laišką savo vadovui ar vadovui, prašydami atostogų.

Net jei jau aptarėte atostogas su savo vadovu, jums gali tekti ką nors pateikti raštu. Realiai nustatykite, kiek laiko jums reikia, ir nustatykite pagrįstus darbdaviui lūkesčius, kada tikitės grįžti į darbą.

Kadangi yra tikimybė, kad tai paskutinės minutės užklausa, galbūt norėsite nurodyti, kaip jus galima pasiekti, jei planuojate būti už miesto ribų. Taip pat galite užtikrinti savo vadovą ar prižiūrėtoją, kad reguliariai tikrinsite savo el. laiškus ir balso pašto pranešimus, kad atliktumėte savo pareigas.

El. paštas, kad pasakytumėte „Ne“ projektui

Nors galbūt norėsite atsakyti į prašymą imtis kito projekto su “ar tu juokauji?”, gali būti geriau, jei atsakysite taktiškai. El. laišką turėtumėte išsiųsti greitai, ypač jei esate linkę viskam pasakyti „taip“.

Jei lauksite per ilgai, kol išsiųsite el. laišką, galite rasti priežasčių, įtikinančių jus pasakyti „taip“, net kai jūsų intuicija sako, kad tai nėra gera idėja, ir jūs jau turite daug dalykų. Turite užtikrinti, kad el. laiškas nepasirodytų taip, lyg tiesiog nenorėtumėte atlikti darbo.

Pakeiskite ChatGPT generuojamą el. laišką, kad jis atitiktų organizacijos politiką ir tiktų užklausą pateikusiam asmeniui. Laiškas savo vadovui bus formalesnis nei el. laiškas bendradarbiui. Jei jums reikia dirbti šiuo klausimu, jums gali būti įdomu mokytis kaip mandagiai pasakyti „ne“ darbe.

El. paštas, kad sužinotumėte apie organizacijos prioritetus

Kartais galime pervargti savo pareigas ir nežinome, nuo ko pradėti. Užuot bandę tai išsiaiškinti savarankiškai, produktyviausias dalykas, kurį galite padaryti, yra paklausti savo vadovo ar vadovo, į ką jie nori, kad jūs sutelktumėte dėmesį.

Prašyti pagalbos gali būti baisu, nes nenorime atrodyti taip, lyg nežinotume, ką darome. Geriau paklausti vadovavimo, nei manyti. Galbūt manote, kad kažkas turėtų būti prioritetas, bet tai gali būti ne tai, kas svarbiausia organizacijai.

Užuot gaišus laiką projektui, kuris nėra organizacijos prioritetas, geriau ieškoti patvirtinimo. Jei jums reikia pagalbos nustatant prioritetus, jums gali būti įdomu geriausios programos, kurias galite naudoti, kad nustatytumėte prioritetus darbe.

4 veiksmas: peržiūrėkite ir redaguokite „ChatGPT“ sukurtus el. laiškus

Kai „ChatGPT“ sukurs el. laišką naudodami jūsų raginimą, turėtumėte jį peržiūrėti ir atlikti reikiamus pakeitimus. Kai kurie iš juodraštyje paminėtų dalykų gali jums netikti, o AI gali praleisti svarbią informaciją, kurią norite įtraukti.

5 veiksmas: išsiųskite el

Tai turbūt pati sunkiausia dalis rašant sudėtingą el. laišką. Nustokite jaudintis dėl reakcijos ir išsiųskite ją! Prieš paspausdami siųsti, galbūt norėsite išmokti klaidų, dėl kurių verslo el. paštas atrodo neprofesionaliai.

Turi būti siunčiami sudėtingi el. laiškai

Neigiamo pobūdžio el. laiškų siuntimas gali būti sudėtingas, tačiau tai reikia padaryti. Sudėtingų temų vengimas gali sukelti daugiau problemų nei jų sprendimas. Nors sudėtingo el. laiško rengimas gali sukelti nerimą, jausitės geriau, kai paspausite siųsti.

Jūsų vadovas ar prižiūrėtojas gali būti nepatenkintas pranešimu, bet jie bus dėkingi, kad papasakosite jiems, kas vyksta, pakankamai įspėję. Konfliktų sprendimas gali būti ne jūsų mėgstamiausias dalykas, tačiau svarbu jį veiksmingai valdyti. Konfliktų valdymas yra esminis įgūdis, kurio reikia mokytis profesionaliai ir asmeniškai.