Kodėl jums reikia produktyvumo plano ir kaip jį sukurti

Šurmuliavimosi kultūra verčia mus visus galvoti, kad norint pasiekti savo finansinius (ar savęs tobulinimo) tikslus, turime skirti kiekvieną paskutinę sekundę. Tai ne tik kenkia mūsų psichinei ir fizinei sveikatai, bet ir neigiamai veikia.

Kai tik galvojate „nuveikti daugiau“, dažnai pasiilgstate efektyvumo ir tikslumo. Nors skiriate daugiau valandų, neatliekate tiek daug darbo. Taip yra todėl, kad jūs neplanuojate.

Visi žinome, kaip svarbu planuoti bet kurio projekto sėkmę, bet kai kalbame apie produktyvumą, mes negalvojame tiesiai į jį. Būtent todėl dažnai nesiekiame savo produktyvumo tikslų.

Kas yra produktyvumo planas ir kodėl svarbu jį turėti?

Nors terminas „produktyvumo planas“ yra savaime suprantamas, labai svarbu jį aiškiai ir glaustai apibrėžti, kad tiksliai žinotumėte, ką šis terminas reiškia:

Produktyvumo plane apibrėžiami jūsų tikslai (tiek trumpalaikiai, tiek ilgalaikiai) ir strategiškai juos suplanuojate per visas dienas, savaites ar mėnesius, kad padidintumėte produktyvumą ir pašalintumėte pagrindines kliūtis produktyvumas.

Ar kada nors susimąstėte, kodėl vėlai vakare žiūrėdami „YouTube“ vaizdo įrašus apie produktyvumo sutrikimus ar skaitydami straipsnius apie produktyvumo didinimą nebuvo vaisingi? Taip yra ne todėl, kad visuose tuose straipsniuose ir vaizdo įrašuose pateikiami neteisingi patarimai ir strategijos.

Mes visi turime skirtingą mąstymą, tikslus ir problemas; kiekvienas iš mūsų turi skirtingą darbo stilių ir esame iš skirtingų sluoksnių. Šie interneto straipsniai ir vaizdo įrašai yra apibendrinti ir nenagrinėja mūsų unikalių problemų ir produktyvumo kliūčių.

Turėdami tinkamą produktyvumo planą, jums nereikės aklai šokinėti nuo vienos užduoties prie kitos. Turėsite tinkamą dienos (savaitės ar mėnesio) planą, todėl daugiau susikoncentruosite į savo tikslus ir mažiau blaškysites. Produktyvumo planavimas suteikia kontrolės jausmą, todėl mažiau jaučiatės priblokšti ar įsitempę.

Kaip sukurti produktyvumo planą

Produktyvumo planavimas nėra raketų mokslas. Viskas, ko jums reikia, tai turėti tinkamą požiūrį, prisiminti savo tikslus ir nusiteikti atvirai. Reikia išmesti pro langą visas produktyvumo dogmas „pabusti 4 ryto“ arba „praustis po šaltu dušu“ ir pažiūrėti, kas jums tinka.

Kadangi produktyvumo planas priklauso tik nuo jūsų tikslų, temperamento ir mąstysenos, nėra griežtų gairių, kaip jį sudaryti. Tačiau šie veiksmai suteikia lankstų proceso planą, kurį galite naudoti:

1. Nustatykite SMART tikslus

Betikslis vaikščiojimas niekur nenuves. Turėdami savo tikslų ir užduočių įrašą, lengviau pereiti nuo vienos užduoties prie kitos. Štai kodėl svarbu nustatyti SMART tikslus, nes jie padeda sekti pažangą, pagerinti motyvaciją ir padidinti produktyvumą.

Kai užsibrėžsite savo tikslus popieriuje, pagalvokite apie viską, ką reikia padaryti, kad juos pasiektumėte. Tai gali apimti užduotis apie jūsų darbo ar verslo tikslus, savęs tobulinimo įpročius, asmeninius projektus ar kasdienes pareigas. Pradėkite nuo visko, kas ateina į galvą, kad ir kaip tai atrodytų nereikšminga, ir sugrupuokite juos pagal atitinkamus tikslus.

2. Sekite laiką

Stebėkite, kaip praleidžiate savo laiką per dieną, kad susidarytumėte supratimą apie savo vidutinę dieną. Kiek produktyvių valandų tvarkote per dieną? Kokia veikla užima daugiausiai laiko? Atlikite tai kelias dienas ir nustebsite, kiek laiko praleidžiama blaškymuisi ar nereikšmingoms veikloms, tokioms kaip el. laiškų ar socialinės žiniasklaidos sklaidos kanalų tikrinimas.

Naudodami TimeCamp galite automatiškai sekti kompiuterio laiką. Viskas, ko jums reikia, yra užsiregistruoti jų svetainėje ir atsisiųsti kompiuterio programėlę, ir ji pradės sekti jūsų laiką.

3. Išanalizuokite savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir užsirašykite iššūkius, su kuriais šiuo metu susiduriate

Kelias dienas stebėję savo laiką, turėsite pakankamai duomenų, kad gautumėte vertingų įžvalgų. Jei naudojote TimeCamp, pasiekite jos laiko žurnalą ir turėsite išsamią savo dienų ataskaitą.

Analizuodami savo laiko žurnalą, užduokite sau šiuos klausimus:

• Kiek valandų per dieną dirbate?
• Kiek laiko praleidžiama socialiniuose tinkluose?
• Kokia veikla atima daugiausiai laiko?
• Kiek laiko prireikė tam, kad atliktumėte tam tikrą užduotį?

Atsakydami į šiuos klausimus galėsite pastebėti kliūtis, trukdančias tapti produktyvesniems. Sužinoję problemas, galite pradėti galvoti apie jų sprendimus.

Be įprastų trukdžių, tokių kaip socialinė žiniasklaida, turėtumėte atkreipti dėmesį į kitus, atrodytų, nereikšmingus dalykus, kurie gali trukdyti jums tapti produktyvesniam. Paklausk savęs:

• Ar jums sunku dirbti vėlyvą popietę?
• Ar dažniausiai jaučiatės mieguistas?
• Ar tu blogai miegi?

Užsirašydami iššūkius, turėtumėte išlikti ištikimi sau. Stenkitės nesakyti sau pasiteisinimų dėl savo neproduktyvaus elgesio.

4. Sukurkite ir vykdykite tvarkaraštį

Naudodamiesi analizės įžvalgomis, sukurkite tvarkaraštį, atsižvelgdami į savo tikslus. Nors „Google“ kalendorius puikiai tinka planuoti, jei jis neveikia, apsvarstykite galimybę jį naudoti nemokamos „Google“ kalendoriaus alternatyvos savo dienos planavimui.

Atsižvelgdami į savo tikslus ir didžiausias produktyvumo valandas, skirkite tinkamas dienos ar savaitės valandas darbui, kūno rengybai, laisvalaikiui, šeimai ar asmeniniams projektams. Nėra teisingo ar neteisingo; viskas priklauso nuo jūsų tikslų ir asmeninių pageidavimų.

Pavyzdžiui, jei norite pradėti naują verslą, turėtumėte skirti kelias valandas per savaitę savo verslui. Tačiau jei jūsų tikslas yra puikiai pasportuoti vasarą, sumažinkite laiką, praleistą prie telefono ir suplanuokite daugiau savaitinių sporto užsiėmimų.

Nepriklausomai nuo jūsų tikslų, svarbu laikytis tikroviško tvarkaraščio. Nenorite planuoti kiekvienos paskutinės dienos sekundės. Jūsų tvarkaraštis turėtų būti pakankamai lankstus, kad atitiktų staigius planus. Ir nepamirškite įtraukti gerai uždirbtų pertraukų. Tikslas yra ne būti užimtam, o didinti produktyvumą.

5. Raskite savo idealią produktyvumo strategiją ir laikykitės jos

Produktyvumas daugeliui iš mūsų neatsiranda savaime. Tačiau išbandytų metodų naudojimas gali palengvinti procesą. Štai keletas produktyvumo strategijų, kurias galite naudoti savo tvarkaraštyje:

Ivy Lee metodas

Ivy Lee metodas yra paprasta, bet efektyvi strategija, kurią reikia įtraukti į savo tvarkaraštį. Sudarykite 6 užduočių, kurias turite atlikti kiekvieną dieną, sąrašą. Suskirstykite juos pagal svarbą ir pradėkite nuo svarbiausios užduoties. Tikslas yra užbaigti vieną užduotį vienu metu.

Atlikę pirmąją užduotį, pereikite prie kitos, tada kitos, kol baigsite sąrašą. Jei negalite atlikti visų šešių užduočių, tiesiog perkelkite jas į kitą dieną.

Jei norite sužinoti daugiau, čia yra išsamus vadovas kaip naudoti Ivy Lee metodą produktyvumui be streso.

Pareto principas

Pareto principas, dar žinomas kaip 80/20 taisykle, yra garsi produktyvumo strategija, kurioje akcentuojamas dėmesys svarbiausioms užduotims. Pagal Pareto principą 20% (svarbiausių) užduočių duoda 80% rezultatų.

Naudokite taisyklę 80/20, kad nustatytumėte savo užduočių prioritetus ir sutelktumėte dėmesį į norimus rezultatus. Nustatykite pagrindines užduotis, kurios duos daugiausiai tų rezultatų, ir pirmiausia susitelkite į tas užduotis.

Pomodoro technika

Padidinkite savo produktyvumą naudodami Pomodoro metodą 25 minutes sutelkdami dėmesį į vieną užduotį ir darydami trumpą pertraukėlę. Pomodoro metodas puikiai tinka atlikti dideles, bauginančias užduotis. Įsipareigojimas ir užbaigimas tampa daug lengviau, kai suskaidote užduotį į keletą mažesnių užduočių (kurias galite atlikti per 25 minutes).

6. Iš naujo išanalizuokite savo našumą ir eksperimentuokite

Produktyvumo planavimas nėra vienkartinis dalykas. Jūsų pirmasis produktyvumo planas gali būti ne toks išsamus ar veiksmingas, kaip tikitės. Štai kodėl svarbu peržiūrėti savo savaitės ir mėnesio pažangą.

Pažiūrėkite, kaip gerai veikia jūsų produktyvumo planas. Nustatykite visas kliūtis, kurias galbūt praleidote, ir pakoreguokite savo planą, kad jas pašalintumėte. Jei tam tikra strategija neduoda rezultatų, išbandykite kitą ir atkreipkite dėmesį į rezultatus.

Padidinkite produktyvumą naudodami produktyvumo planą

Jei internetiniai produktyvumo patarimai neveikia, laikas sukurti asmeninį produktyvumo planą. Jūsų planas turėtų išspręsti visas kliūtis, kurios trukdė jums pasiekti maksimalų potencialą. Kurdami planą būtinai suplanuokite savo aukšto prioriteto užduotis, kad padidintumėte našumo valandas.

Nors produktyvumo planas tikrai padės, svarbu jo laikytis. Tai reiškia, kad sukurkite darbo aplinką be trukdžių, įskaitant telefoną. Tačiau jei svarbu, kad išmanusis telefonas būtų šalia, turėtumėte laikytis gerų išmaniojo telefono įpročių.