„Microsoft Excel“ OFFSET funkcija yra labai galingas ir universalus įrankis. Tačiau dėl savo sudėtingumo ir daugybės panašių funkcijų jis, deja, dažnai nepakankamai išnaudojamas.
Palyginti nesudėtinga funkcija gali sutaupyti „Excel“ autorių laiko ir nusivylimo. Tai supaprastina tikslių duomenų surinkimą iš gerai organizuoto pagrindinio duomenų rinkinio. Tai taip pat leidžia paprastai kurti labai išsamias ataskaitas, interaktyvias vizualizacijas ir sudėtingas informacijos suvestines.
1. Kintamojo dydžio duomenų rinkinių kūrimas
Vienas iš dažniausiai naudojamų „Excel“ OFFSET funkcijos naudojimo būdų yra kintamo dydžio duomenų rinkinių fiksavimas. Atsižvelgiant į didelį duomenų rinkinį, bet kuriuo metu gali tekti peržiūrėti tik nedidelę duomenų dalį.
Pavyzdžiui, jei kasdien pateikiama automatizuota darbuotojų pardavimų sumų ataskaita, gali tekti surinkti tam tikros savaitės ar savaičių bendrus sumas.
Galima gana nesunkiai parašyti skirtingą SUM funkciją kiekvienai sumai. Tačiau OFFSET funkcija gali būti daug greitesnė, kad būtų lengviau naudoti ir pakartotinai naudoti.
Pirmiausia langelyje B6 įveskite mėnesio dieną, nuo kurios norėtume pradėti. Tada įvedame, kiek dienų norime paleisti ataskaitą į B7. Tada galime naudoti a paprasta SUM funkcija ir Funkcija AVERAGE Norėdami gauti daugiau duomenų apie kiekvieną darbuotoją per pasirinktą laikotarpį:
=SUMA(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=VIDUTINIS(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Koreguoti pradžios datą arba trukmę taip pat paprasta, kaip koreguoti vieną langelį, todėl kintamo dydžio duomenų rinkiniai gali būti daug lengviau.
2. Leidžiama kurti tinkintas ataskaitas
Naudojant panašius į aukščiau pateiktus metodus, gana lengva sukurti visą ataskaitą su kintamu koregavimu. Pirmąjį funkcijos OFFSET argumentą galite padaryti nuorodas į kitą lapą. Tai leidžia atskirti duomenų įvedimą ir ataskaitų teikimą.
Taip bus galima perkelti pasirinktus duomenų skilteles iš vieno lapo į kitą. Be to, jis leidžia rodyti tik informaciją, susijusią su dabartine ataskaita. Sukurti ataskaitą, kurioje būtų rodomos dienos sumos, naudojant tuos pačius ankstesnius duomenis, gana paprasta. Tai galite padaryti neatsižvelgdami į nesusijusių dienų duomenis.
Ši poslinkio funkcija, patalpinta langelyje B5, ištrauks B2 nurodytą dienų skaičių. Jis prasideda B1 nurodytą savaitę, rodomi tik atitinkamo laikotarpio duomenys:
=OFFSET(1 lapas!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Galima apriboti įrašus B1 ir B2 ir sukurti išskleidžiamuosius meniu „Excel“. su galimų savaičių skaičiumi naudojant duomenų patvirtinimą.
3. Skaičiuoklės puslapių spausdinimas
Funkcija OFFSET taip pat gali pasiekti paprastą skaičiuoklės puslapių rūšiavimą – užduotį, su kuria paprastai siejama naudodami „Excel“ kūrėjo skirtuką. Dėl to darbas su dideliais duomenų rinkiniais gali būti paprastesnis ir efektyvesnis.
Dirbant su skaičiuokle, kurioje yra 30 000 duomenų eilučių, bus sunku vienu metu peržiūrėti visą duomenų rinkinį. Sukūrę išskleidžiamąjį meniu, kuriame priimamas skaičių diapazonas nuo 1 iki 300, galime greitai suskirstyti duomenis į puslapius po 100 rezultatų.
Funkcijos OFFSET inkaras visada bus nustatytas viršutiniame kairiajame duomenų langelyje. Tačiau antrasis argumentas yra vertikalus poslinkis. Tai bus lygi pasirinktam puslapio numeriui, atėmus vieną iš 100. Horizontalus poslinkis, trečiasis argumentas, gali būti nustatytas į 0.
Ketvirtasis argumentas nustatytas į 100, o penktasis – į duomenų rinkinio stulpelių skaičių. Šis metodas leidžia lengvai suskaidyti labai didelius duomenų gabalus į daug lengviau valdomus gabalus.
Štai puslapių duomenų rinkinio pavyzdys. Duomenys apima 500 informacijos pavyzdžių, įrašytų iš jutiklių rinkinio viename lape, o kitame – puslapiuotą ataskaitą.
Ataskaitoje naudojamas duomenų patvirtinimas langelyje B1, kad būtų sukurtas išskleidžiamasis meniu su joje esančiais puslapiais. Ši išraiška langelyje A3 sukuria ataskaitos turinį:
=OFFSET(1 lapas!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Duomenų pjaustymas diagramoms
Prie pardavimo ataskaitos, kurią sukūrėme prieš naudodami funkciją OFFSET, galime pridėti grafiką. Diagrama gali gauti kintamą informaciją pagal duomenis, pasirinktus dviejuose lapo viršuje esančiuose išskleidžiamuosiuose meniu.
Keičiant reikšmes lapo viršuje, grafikas automatiškai pasikeis, kad atspindėtų pasirinktas savaites, suteikdamas greitą vaizdinę nuorodą visiems, kurie peržiūri ataskaitą.
Diagramų ir grafikų derinimas su poslinkio funkcija palengvina sudėtingų ir besikeičiančių duomenų vizualizavimą. Tai taip pat leidžia generuoti paprastas „Excel“ prietaisų skydelius.
5. Informacijos ištraukimas pagal datos poslinkius
Konkrečios informacijos paieška pagal laiko žymes nėra neįprasta kalbant apie ataskaitos duomenis arba duomenis, paimtus iš automatinių laiko procesų. Kalbant apie vieną laikotarpį, nesunku naudoti sąlygines funkcijas, pvz., IF arba IFS, kad būtų galima ištraukti tik reikiamus duomenis. Jei reikia gauti duomenis pagal dienų ar laiko intervalą, pernelyg lengva patekti į didžiulį įdėtą sąlyginį elementą.
Naudojant COUNTIF ir OFFSET derinį, gauti duomenis iš įvairių laikų ar dienų yra gana paprasta. Pradžios dienai pavaizduoti naudokite vieną langelį. Tada naudokite kitą langelį, kad nurodytumėte, kiek laiko norite paimti.
Funkcijoje OFFSET aukštis arba plotis, atsižvelgiant į jūsų duomenų išdėstymą, gali būti nustatytas į vertę naudojant „Excel“ funkciją COUNTIF. Tai leidžia nustatyti, kiek įrašų yra prašomame diapazone, ir gauti tik susijusius duomenis.
Šiame pavyzdyje turime duomenų rinkinį, kuriame yra kelių metų įrašų. Galime naudoti datą, įvestą langelyje B1, ir šią funkciją, norėdami ištraukti tik įrašus, kurie įvyko po tos datos:
=OFFSET(1 lapas!U2, COUNTIF(1 lapas!V2:V501, " ir B1), 0, 500 - COUNTIF(1 lapas!V2:V501, " ir B1), 1)Tai suteikia ataskaitai daug naudingumo ir leidžia filtruoti reikšmes, gautas prieš arba po tam tikros datos. Jei vietoje to naudojate funkciją COUNTIFS, netgi galite įtraukti pabaigos datą, kad galutiniam vartotojui būtų suteikta daugiau kintamumo.
6. Kartu su COUNTIF
Funkcija COUNTIF ne tik prailgina laiko intervalus, bet ir puikiai tinka norint ištraukti konkrečias visų tipų gerai sutvarkytų duomenų dalis naudojant „Excel“ OFFSET funkciją. Funkcijos OFFSET aukščio ir pločio argumentus galima nustatyti naudojant COUNTIF. Be to, galite lengvai keisti bet kokius skaitinius duomenis su reguliuojama verte iš kažkur savo lape.
Jei turėjote dienos operacijų sąrašą, suskirstytą pagal operacijų sumą, galite naudoti šią techniką, kad kiekviena operacija būtų didesnė už tam tikrą sumą. Tai galima padaryti naudojant paprastą OFFSET funkciją, pavyzdžiui:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " ir H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " ir H3), 4)Vienas iš svarbiausių dalykų, į kurį reikia atkreipti dėmesį šioje funkcijoje, yra antras priešpaskutinis argumentas COUNTIF(B2:B22, "
Kitas svarbus aspektas tiems, kurie nori naudoti OFFSET tokiu būdu, yra tai, kad jis veiks tik tuo atveju, jei jūsų duomenys bus tvarkingi. Nesutvarkyti duomenys nesugrąžins jūsų ieškomų rezultatų. Laimei, „Excel“ taip pat apima automatinio rūšiavimo įrankių rinkinį, kad jūsų duomenys būtų tvarkingi.
Tai galite naudoti norėdami atlikti veiksmus, pradedant kintamu produktų pjaustymu pagal kainą, baigiant tik tam tikrą skaičių kartų vykdomų traukimo operacijų. Galimybė valdyti tikslų ištraukiamų duomenų kiekį leidžia tiksliai valdyti tikslų duomenų pavyzdį, kurį ištraukiate iš skaičiuoklių. Tai leidžia kurti įvairias išsamias, interaktyvias ataskaitas.
Štai kam iš tikrųjų naudinga OFFSET funkcija
Galiausiai funkcija OFFSET leidžia vartotojams labai tiksliai ištraukti informaciją iš skaičiuoklės. Tai taupo laiką ir leidžia vartotojams atlikti daugiau operacijų su mažiau funkcijų.
Tai supaprastina tikslių jums reikalingų duomenų gavimą nenaudojant įdėjimo sąlygų. Tai taip pat taupo naudotojų laiką ir pastangas kuriant pasirinktines ataskaitas, prietaisų skydelius ir kt. programoje „Excel“.
