Dauguma korporacijų, įskaitant vyriausybines organizacijas, įmones ir ne pelno organizacijas, savo biudžetui sudaryti naudoja Microsoft Excel. „Excel“ suteikia jiems lankstumo, žinomumo ir lengvumo rinkti, rūšiuoti, tvarkyti ir analizuoti biudžeto sudarymo ir prognozavimo duomenis.
Bet ar „Excel“ yra tinkamas verslo biudžeto sudarymo įrankis? Norėdami atsakyti į šį svarbų klausimą, pasverkime „Excel“ kaip biudžeto sudarymo programinės įrangos privalumus ir trūkumus.
Verslo biudžeto sudarymo programoje „Excel“ pranašumai
„Microsoft“ paleido „Excel“ dar 1985 m. Remiantis apklausa, kurią atliko „Centage Corporation“., dauguma finansų vadovų (beveik 88 %) vis dar naudoja skaičiuokles savo verslo biudžetui sudaryti. Tai daug pasako apie programos naudingumą. Tačiau kodėl „Excel“ tokia populiari kaip verslo biudžeto sudarymo priemonė? Išsiaiškinkime.
1. Visi žino, kaip naudotis „Excel“.
Dauguma kolegijų absolventų studijų metu vienaip ar kitaip naudojo „Excel“. Tai rodo programos universalumą ir tai, kad beveik visi žino programos pagrindus. Kadangi dauguma jūsų darbuotojų jau žino „Excel“ pagrindus, jiems tereikia šiek tiek pasukti tinkama linkme ir jie greitai tvarkys jūsų verslo finansus.
Sudarant biudžetą programoje „Excel“ sutaupysite laiko ir išteklių, kurie kitu atveju būtų išleisti mokymams – tai ypač naudinga, jei valdote nedidelį verslą arba pradedate verslą, turėdami ribotus išteklius.
2. „Excel“ yra pigi ir lengvai prieinama
Beveik visi turi „Microsoft Excel“ kopiją. Jei jūsų verslui reikia daugiau žmonių, kad dalyvautų biudžeto sudarymo procese, galite bendrinti prieigą su bet kuo, turinčiu „Excel“ kopiją, neįsigiję papildomų licencijų. Kai įmanoma, mažos įmonės turėtų vengti įmonės biudžeto sudarymo programinės įrangos, nes ji gali padidinti išlaidas.
3. Galite tinkinti „Excel“ skaičiuokles
Įmonėse, ypač pradedančiose įmonėse, pritaikymas yra labai naudinga ir geidžiama funkcija, nes skirtingi verslo vystymosi etapai reikalauja skirtingų požiūrių. Vienas didžiausių „Excel“ skaičiuoklių pranašumų, palyginti su kita biudžeto sudarymo programine įranga, yra tas, kad galia priklauso nuo vartotojų.
„Excel“ yra gana sudėtinga programa, kuri savo vartotojams siūlo lankstumą daugybės funkcijų ir formulių pavidalu. Kartą tu suprasti Excel formules, iš esmės galite padaryti bet ką – nuo verslo biudžeto sudarymo iki finansinės analizės ir grafikų sudarymo. Jūs netgi galite kurti savo formules, makrokomandas ir biudžeto šablonus programoje „Excel“, kad atitiktumėte unikalius savo verslo poreikius.
Verslo biudžeto sudarymo „Excel“ trūkumai
Kaip ir bet kas, „Excel“ turi nemažai apribojimų, susijusių su verslo biudžeto sudarymu.
1. Tai užima daug laiko ir yra linkusi į klaidas
Verslo biudžetui programoje „Excel“ reikia įvesti duomenis rankiniu būdu. Kadangi tai labai priklauso nuo žmogaus pastangų, klaidų praktiškai neišvengiama. Tokių klaidų tikimybė didėja didėjant biudžetų dydžiui ir sudėtingumui, todėl biudžeto prognozės ir pajamų prognozės yra klaidingos.
Kelių milijonų dolerių vertės įmonėse net paprasta rašybos klaida ar perkėlimo klaida gali kainuoti milijonus dolerių. Paimkite pavyzdį TransAlta: paprasta iškirpimo ir įklijavimo klaida bendrovei kainavo 24 mln. Įmonės dažnai peržiūri ir ištaiso savo „Excel“ skaičiuoklėse esančias problemas, kad išvengtų tokios rizikos, kuri joms kainuoja brangaus laiko, pastangų ir išlaidų.
2. Didesnių duomenų rinkinių mastelio keitimo problemos
„Excel“, būdama pigi ir prieinama, siūlo mažoms įmonėms mažoms įėjimo kliūtims nepriekaištingą naudingumą ir funkcionalumą. Tačiau augant verslui duomenų, reikalingų biudžetui sudaryti ir prognozuoti, labai daugėja. „Excel“ dažnai negali susidoroti su dideliu duomenų kiekiu, naudodama daugybę formulių ir makrokomandų, todėl gali sulėtėti arba net sugesti.
3. Vaidmenimis pagrįstos prieigos ir saugumo problemų trūkumas
„Excel“ failais gali būti lengvai bendrinami visi, turintys programos kopiją, todėl kyla pavojus konfidencialia įmonės informacijai. Kol gali apsaugoti „Excel“ failus slaptažodžiu, slaptažodis turi būti bendrinamas su atitinkamais žmonėmis biudžeto sudarymo metu.
„Excel“ nesiūlo vaidmenimis pagrįstos prieigos, todėl visi, turintys slaptažodį, gali pasiekti visą skaičiuoklę. Tai gali kelti didelį susirūpinimą dėl atitikties daugeliui įmonių.
Ar „Excel“ yra tinkama programinė įranga jūsų verslo biudžeto sudarymo poreikiams?
„Excel“ turi pranašumų kaip verslo biudžeto sudarymo įrankis, tačiau jei kyla problemų, geriausia investuoti į įmonės biudžeto sudarymo programinę įrangą. Didesnės įmonės greičiausiai nukentės, kai „Excel“ yra vienintelis biudžeto sudarymo sprendimas.
Duomenų konsolidavimo, koordinavimo, saugumo ir bendradarbiavimo problemos yra tik keletas problemų, su kuriomis gali susidurti didesnės organizacijos, sudarydamos biudžetą programoje „Excel“. Tačiau, jei vis dar esate mažas verslas arba pradedate turėti ribotą judančių dalių skaičių, „Excel“ gali būti universalus, pigus ir efektyvus biudžeto sudarymo įrankis.
Jei naudojate „Excel“ savo verslo biudžetui sudaryti, bet vis tiek įstrigo pagrindai, apsvarstykite galimybę išmokti kelis aukštesniojo lygio kursus, kad pagerintumėte verslo biudžeto sudarymo procesą.