Skaitmeninė netvarka pasireiškia įvairiais būdais, įskaitant netvarkingus stalinius kompiuterius, neatidarytus el. laiškus, prastai pažymėtus failus ir įkeltus gautuosius. Jie kyla iš netvarkingo virtualaus gyvenimo.
Jei linkę atidėlioti failų tvarkymą, laikas pakeisti savo blogą įprotį. Tai trukdo produktyvumui. Štai keletas būdų, kaip skaitmeninė netvarka sulėtina jūsų darbo eigą, sukelia nereikalingą stresą ir atitraukia jus nuo jūsų pareigų.
1. Rūšiuojant netvarkingus failus gaištamas laikas
Netvarkingos skaitmeninės kartotekų sistemos atsiranda dėl žalingų įpročių. Daugelis vartotojų atsitiktinai siunčia įvairius failus į savo darbalaukius, atsisiuntimus ar dokumentų aplankus. Nors iš pradžių atrodo, kad keletą ne vietoje paimtų dokumentų galima valdyti, jie gali greitai susikaupti, jei nepaisysite tinkamo tvarkymo.
Atminkite: trumpalaikio patogumo pasirinkimas sukuria ilgalaikes kliūtis. Kadangi aplankuose susigrūdo netvarka, konkrečių failų paieška palaipsniui užtruks daugiau laiko. Paimkite aukščiau pateiktą nuotrauką kaip pavyzdį. Nė vienas tame aplanke esantis failas nebuvo pavadintas; prieš surasdami tai, ko jums reikia, turite išnagrinėti kiekvieną.
Norėdami ištaisyti šį blogą įprotį, praktikos bylos organizavimas. Įsitikinkite, kad kiekviena išsaugota nuotrauka, vaizdo įrašas ar dokumentas patenka tiesiai į atitinkamą aplanką. Nustokite siųsti juos į atsisiuntimus arba darbalaukio aplankus pagal numatytuosius nustatymus.
2. Netvarka blaško dėmesį
Palikus failus numatytuosiuose išsaugojimo aplankuose, ekranas užgriozdinamas. Jei nenurodysite naujos paskirties vietos, jie ir toliau pildys atsisiuntimus, dokumentus ar darbalaukio aplankus. Jei nesate atsargūs, jie gali užimti visą ekraną.
Tokio tipo netvarka ne tik atrodo baisiai, bet ir sukelia vizualinę perkrovą. Jūsų protas sunkiau apdoroti įvairią informaciją. Vadinasi, papildomas kognityvinis stresas jausis didžiulis, trukdys jums pasirodyti kuo geriau ir sutrikdys jūsų minčių eigą.
Geriausias sprendimas yra sukurti failų pavadinimų konvencijas (FNC). Pažymėkite failus pagal jų paskirtį. Idealiu atveju jūsų FNC turėtų iliustruoti jų turinį, funkciją, autorių ir projekto svarbą – grupės turtą, pagrįstą bendrumais.
3. Nenaudojamų programinės įrangos programų kaupimas trukdo įrenginio greičiui
Skaitmeniniams vietiniams gyventojams reikia kelių darbo ir asmeninės programinės įrangos. The Programų verslas praneša, kad 2021 m. pasauliniai vartotojai atsisiuntė 143 milijardus programų. Įprasta reguliariai išbandyti keletą įrankių.
Nepaisant didelio atsisiuntimų skaičiaus, dauguma programų atsisakoma. Statista sako, kad 25% naudojami tik vieną kartą. Pereikite per atsisiuntimo aplanką – rasite programas, kurias jau pamiršote. Galbūt teko išbandyti naują įrankį darbui, o gal madingas žaidimas sužadino jūsų smalsumą.
Gali atrodyti, kad patogu laikyti senas programas, tačiau jos žymiai sulėtina įrenginius. Programų diegimas užima vietos diske. Jie vis tiek naudos apdorojimo galią, net jei nenaudojate jų dažnai.
Geriausia nustoti kaupti nenaudojamas programas. Ištrinkite jį, nebent matote, kad nuolat naudojate ką nors, ką atsisiuntėte. Tiesiog prireikus iš naujo įdiekite ištrintas programas.
4. Netvarkingas turtas sulėtina užduočių sekimą
Vartotojai linkę per greitai priimti darbo programas. 2021 m. ataskaita Okta, Inc. rodo, kad 10% JAV darbdavių naudoja 199+ darbo įrankius. Taip, kiekviena programa duoda konkrečią naudą. Tačiau per daug įtraukus į savo kasdienybę sulėtėja darbo eiga –perjungimas tarp platformų gaišina laiką.
Naudokite tik tuos, kurių jums reikia. Kelių sistemų kūrimas ir priežiūra sukelia nereikalingą pažintinį stresą. Nors skirtukų perjungimas užtrunka sekundes, naujai informacijai įsisavinti reikia mažiausiai kelių minučių. Jei nuolat šokinėsite tarp užduočių, jums bus sunku išlaikyti dėmesį.
Norėdami supaprastinti verslo procesus, investuokite į platformą, kurioje derinami visi jūsų darbo įrankiai. Pavyzdžiui, galite gauti projektų valdymo įrankiai. Jie leidžia jums priskirti užduotis, stebėti projekto eigą, skelbti visos įmonės pranešimus ir siųsti privačias žinutes iš vienos platformos.
5. Turėti kelias paskyras su skirtingais prisijungimo duomenimis kelia painiava
Šiais laikais įprasta turėti kelias paskyras. Atsižvelgiant į įvairias socialinės žiniasklaidos platformas, darbo įrankius, projektų valdymo sistemas, informacinius biuletenius ir pašto paslaugų teikėjus, galite lengvai turėti keliolika profilių.
Deja, sekti kelis prisijungimo duomenis yra sudėtinga. Daugelis tiesiog nustato trumpus žodyno žodžius, kuriuos lengvai įsimena kaip slaptažodžius. Avast netgi praneša, kad 83% amerikiečių naudoja silpnus slaptažodžius asmeninėse ir profesinėse paskyrose. Nors ir įsimintini, jie taip pat nesaugūs. Įgudęs įsilaužėlis gali greitai apeiti įprastas kombinacijas naudodamas brutalios jėgos įsilaužimo metodus.
Kaip slaptažodžius pasirinkite ilgas raidines ir skaitmenines eilutes. Jei jums sunku juos įsiminti, investuokite į a saugus, patikimas slaptažodžių tvarkytuvas kuris automatiškai užpildo prisijungimo puslapius.
6. Saugodami senus konfidencialius dokumentus rizikuojate būti pavogti
Netvarkingi failai ne tik užgriozdina darbalaukį, bet ir kelia pavojų jūsų saugumui. Vyriausybinių įstaigų, darbdavių, verslo partnerių, sveikatos priežiūros įstaigų ir komercinių bankų dokumentai yra konfidencialūs asmenį identifikuojančią informaciją (PII).
Atminkite, kad naudodamiesi šiais asmens duomenimis nusikaltėliai gali įvykdyti įvairių rūšių sukčiavimą. Jei tiesioginiai identifikatoriai, tokie kaip jūsų SSN, pilnas oficialus vardas ir darbdavio informacija, patektų į jų rankas, niekas netrukdys jiems pavogti jūsų tapatybės. Jie netgi gali imti didžiules paskolas be jūsų žinios.
Paprastai imkitės papildomų veiksmų, kad apsaugotumėte konfidencialius failus. Užšifruokite aplankus, venkite asmeninių duomenų siuntimo el. paštu ir visam laikui ištrinti senus dokumentus failų smulkintuvais.
7. Informacijos perteklius sukelia stresą
Daugiafunkciniai asmenys dažnai vienu metu atidaro keliasdešimt skirtukų. Jie vienu metu imasi įvairių užduočių, kad užbaigtų daugiau darbų, bet ironiška, konteksto perjungimas tik žudo produktyvumą. The Amerikos asociacijos psichologija sako, kad pažintinis stresas įsisavinant per daug informacijos ir šokinėjant tarp užduočių daro jus neefektyvius. Darbo dienos pabaigoje nuveiksite mažiau.
Nustokite perkrauti savo smegenis duomenimis. Jūsų mintys suklys, jei nuolat matysite atsitiktines užduotis. Vieną minutę baigiate straipsnį apie darbą, o kitą minutę be proto slenkate per vakarienės receptus.
Užuot palikę įvairius dokumentus, failus ir darbų sąrašus atidarytus, sumažinkite ir sudėkite juos į krūvą, kol prireiks. Tiesiog sutelkite dėmesį į atliekamą užduotį. Jums reikia ramybės ir laisvės įeikite į kūrybingą, produktyvią srauto būseną.
Skaitmeninis minimalizmas ir padidintas produktyvumo įvertinimas
Netvarkinga skaitmeninė erdvė kenkia kaip netvarkingas stalas. Nors virtualių failų tvarkymas gali atrodyti varginantis, šukuojant šimtus failų, el. laiškų ir aplankų eikvojama daug daugiau energijos. Kad dirbtumėte efektyviai, įsitikinkite, kad galite sklandžiai naršyti savo skaitmenines sistemas.
Taip pat atminkite, kad netvarkos mažinimas apima ne tik failų organizavimą. Užuot tiesiog tvarkydami aplankus kas kelis mėnesius, įtraukite skaitmeninio minimalizmo praktiką į savo kasdienį gyvenimą. Įpraskite palaikyti švarią virtualią erdvę.
