Tinkamo projektų valdymo įrankio pasirinkimas jums ir jūsų komandai gali būti sudėtingas, ypač kai jums reikia kelių vietų, bet neturite biudžeto. Jei dar nesate pasiruošę investuoti arba vis dar ieškote, galite sukurti funkcionalią projekto valdymo lentą „Google“ skaičiuoklėse. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kaip tai padaryti.

Projekto lentos sudarymas „Google“ skaičiuoklėse

Pirmiausia turėsite nustatyti, kuriuos stulpelius naudosite lentoje. Norėdami tai padaryti, sudarykite pagrindinės informacijos, kurią turėsite perduoti, sąrašą, pvz., užduoties pavadinimą, terminą, prioritetą, būseną ir pastabas.

Jei bendradarbiaujate su kitais, savininko stulpelyje bus nurodyta, kas atlieka užduotį. Jei valdyboje deleguoja keli žmonės, taip pat norėsite įtraukti stulpelį, kuriame parodyta, kas jį paskyrė.

Tada pagalvokite apie bet kokią informaciją, kuri yra unikali jūsų darbo eigai. Tikslas yra sukurti greitą užduočių apžvalgą jums ir jūsų kolegoms. Kai kurie pavyzdžiai yra klientų ID numeriai, spalvų kodai, kontaktinė informacija, nuorodos ir kt. Kad ir ką pasirinktumėte, įsitikinkite, kad jį naudosite daugeliui savo užduočių, kad stulpelis nebūtų tiesiog dar vienas žingsnis arba, dar blogiau, netvarka.

instagram viewer

Kaip sukurti projekto valdymo lentą „Google“ skaičiuoklėse

„Google“ skaičiuoklės leidžia gana lengvai sukurti funkcinę projekto valdymo lentą. Toliau nurodyti veiksmai, kuriuos turite atlikti:

1. Užfiksuokite viršutinę eilutę

Kai turėsite sąrašą stulpelių, kuriuos norite įtraukti, įveskite juos į skaičiuoklę viršuje ir užfiksuoti eilutę „Google“ skaičiuoklėse kad jis liktų su jumis, kai slenkate. Norėdami tai padaryti:

  1. Pažymėkite visą eilutę.
  2. Eiti į Žiūrėti viršutiniame kairiajame kampe.
  3. Pasirinkite Užšaldyti.
  4. Pasirinkite 1 eilutė.

2. Pridėkite formatavimą prie datos stulpelio

Kad datų įtraukimas į lentą būtų nuoseklus, termino stulpeliui galite priskirti formatavimą. Norėdami tai padaryti:

  1. Pasirinkite visą stulpelį.
  2. Eiti į Formatas viršutiniame meniu.
  3. Pasirinkite Skaičius.
  4. Pasirinkite Data.

Jums nereikia nieko daryti su užduoties ir pastabų stulpeliu – tiesiog laikykite juos teksto formatu. Prioriteto, būsenos ir savininko stulpeliams bus naudingas išskleidžiamasis meniu – apie tai galite perskaityti kitame skyriuje.

3. Sukurkite funkcinės būsenos stulpelį „Google“ skaičiuoklėse

Naudodami tokią programinę įrangą kaip ClickUp ir Asana, galite greitai nustatyti užduoties būseną keliais paspaudimais. Norėdami tai padaryti „Google“ skaičiuoklėse, galite naudoti Duomenų patvirtinimas Norėdami sukurti skrydžio meniu su keliais pasirinktinais žodžiais. Norėdami tai padaryti:

  1. Pasirinkite langelius po antrašte.
  2. Eiti į Duomenys ekrano viršuje.
  3. Pasirinkite Duomenų patvirtinimas iš meniu.
  4. Šalia Kriterijai, pasirinkti Daiktų sąrašas.
  5. Kairėje įveskite žodžius, kuriuos norite įtraukti, atskirdami kableliu.
  6. Pataikė Sutaupyti.

Galite pakartoti tuos pačius veiksmus, kad įterptumėte išskleidžiamąjį meniu į kitus langelius po antrašte.

Dabar langeliuose pasirodys išskleidžiamasis meniu. Vis dar pasirinkę langelius, galite pridėti sąlyginį formatavimą, kad nustatytumėte savo būsenų spalvų kodą. Norėdami tai padaryti:

  1. Eiti į Formatas ekrano viršuje.
  2. Pasirinkite Sąlyginis formatavimasir pasirodys šoninis meniu.
  3. Dar kartą patikrinkite, ar jūsų paryškintos ląstelės yra pasirinktos Taikyti diapazonui dėžė.
  4. Pagal Formatavimo taisyklės, spustelėkite toliau esantį išskleidžiamąjį meniu Formatuoti langelius, jei… ir pasirinkti Tekste yra.
  5. Įveskite būseną lauke, kuris rodomas apačioje.
  6. Pagal Formatavimo stilius, pakeiskite fono arba teksto spalvą.
  7. Pataikė padaryta.
  8. Pakartokite su likusiomis būsenomis.

Pridėję spalvų kodavimą prie kiekvienos parinkties, spustelėkite juos, kad įsitikintumėte, jog jie veikia, prieš nukopijuodami ir įklijuodami išskleidžiamąjį meniu į visą stulpelį. Norėdami įklijuoti, pasirinkite stulpelį naudodami raidę viršuje ir panaikinkite pavadinimo langelio pasirinkimą spustelėdami jį laikydami CMD arba CTRL prieš jį įtraukiant.

4. Pridėkite pastabų prie projekto lentos „Google“ skaičiuoklėse

Naudodami tokią projekto lentą galite laikyti viską vienoje vietoje, įskaitant užduočių pastabas. Tai reiškia, kad galite neieškoti pranešimų, dokumentų ir ant stalo esančių popierių, kad gautumėte išsamios informacijos. Be to, galite pašalinti poreikį el. paštu siųsti užduočių pastabas savo bendradarbiams.

Atsižvelgdami į tai, norėsite išlaikyti savo užrašus tvarkingus, kad jie netaptų blaškantys arba neproduktyvūs. Štai keli patarimai, padėsiantys juos suformatuoti:

  • Norėdami redaguoti tekstą, dukart spustelėkite langelį.
  • Pridėkite eilutės lūžį naudodami Option + Enter „Mac“ arba Ctrl + Enter sistemoje Windows.
  • Pridėkite ženklelį prieš tekstą paspausdami Variantas + 8 „Mac“ arba Alt + 0149 sistemoje Windows.
  • Nukopijuokite ir įklijuokite ženklelius, jei norite juos naudoti dar kartą. „Google“ skaičiuoklės nepalaiko tikrųjų.
  • Brūkšniai taip pat veikia kaip taškai, kad būtų lengviau.
  • Nustatykite savo Teksto įvyniojimas į Klipas, todėl jis neišeis už langelio ribos.
    • Klipas taip pat neleis ląstelėms per ilgas.
  • Dukart spustelėkite langelį su nukirptu tekstu, kad peržiūrėtumėte jo turinį.

Kiti dalykai, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį kuriant projekto lentą „Google“ skaičiuoklėse

Štai keletas kitų dalykų, kurie gali padėti jums valdyti projekto lentą:

  • Pažymėkite savo bendradarbius bet kur, įskaitant savininko stulpelį, naudodami simbolį @ ir jų vardą arba el. pašto adresą.
  • Naudokite komentarus, kad bendravimas lentoje būtų atskirtas nuo užduočių informacijos – tiesiog pridėkite vieną prie langelio, apie kurį turite klausimą.
  • Norėdami archyvuoti atliktas užduotis, pridėkite naują lapą spustelėdami pridėjimo simbolį apatiniame kairiajame ekrano kampe, tada nukopijuokite ir įklijuokite užduotis.
  • Ankstesnių užduočių archyvavimas arba ištrynimas užtikrins, kad turėsite svarbiausią ir naujausią informaciją, be to, galėsite greičiau surasti dalykus.
  • Jei jūs ar jūsų bendradarbis netyčia ką nors ištrinate ar perrašėte, galite naudoti versijų istoriją „Google“ skaičiuoklių viršuje, viduryje, kad grįžtumėte ir patikrintumėte arba grįžtumėte į ankstesnį išsaugojimą.

Sutvarkykite savo projektus naudodami „Google“ skaičiuokles

Projekto lentos kūrimas „Google“ skaičiuoklėse yra paprastas, ekonomiškas sprendimas tiems, kurie nori sekti užduotis arba bendradarbiauti su komanda. Iš pradžių planuodami ir šiek tiek padirbėję galite sukurti tokį, kuris leis pridėti informacijos vos keliais paspaudimais.

Papildomas pranašumas yra tai, kad ne tik sukuriate šabloną, bet ir jums ir jūsų bendradarbiams yra mažiau galimybių jį išlaikyti, jei jau naudojote skaičiuoklių programinę įrangą. Be to, galite pridėti tiek funkcijų, kiek norite.