Vis daugiau įmonių bando kovoti su darbuotojų perdegimu, atsirado naujų darbo savaitės idėjų. Pavyzdžiui, vienas socialinis eksperimentas pakeičia 40 valandų penkių dienų darbo savaitę į 32 valandų keturių dienų darbo savaitę.
Nors kai kurie nerimauja, kad sumažinus dirbtų valandų skaičių sumažės produktyvumas, tai nebūtinai tiesa. Remiantis pranešimu iš BBC, ketverius metus trukęs 32 valandų darbo savaitės bandymas parodė, kad „produktyvumas išliko toks pat arba pagerėjo daugumoje darbo vietų“.
Jei jūsų darbovietė ketina pereiti prie 32 valandų darbo savaitės, atlikite šiuos penkis veiksmus, kad padidintumėte produktyvumą.
1. Tvarkykite užduotis
Norėdami užtikrinti, kad svarbios užduotys būtų prioritetinės, surašykite tos dienos (arba savaitės, jei norite planuoti iš anksto) užduotis. Žvelgdami į sąrašą surūšiuokite kiekvieną užduotį į tris kategorijas: Aukštas prioritetas, Vidutinis prioritetas, ir Žemas prioritetas.
Jūsų verslui labai svarbios aukšto prioriteto užduotys, kurias reikia atlikti greitai. Vidutinio prioriteto užduotis reikia atlikti greitai, tačiau jos gali būti šiek tiek atidėtos. Galiausiai žemo prioriteto užduotys yra tos, kurias reikia atlikti, bet ne iš karto.
Jei nesate tikri, kaip klasifikuoti užduotis, pabandykite trijų ženklų sistema, skirta jūsų užduočių sąrašui nustatyti prioritetus.
Kai pateikiate ir rūšiuojate užduotis, naudokite bendradarbiavimo užrašų programą, pvz., Microsoft OneNote arba „Google Keep“. kad visa jūsų komanda žinotų, kuriam darbui turėtų būti teikiama pirmenybė. Užrašų programėlė taip pat leis jūsų komandos nariams pateikti atsiliepimus apie prioritetų sąrašą, kad galėtumėte įsitikinti, kad svarbiausias darbas bus atliktas pirmiausia.
2. Bendrinti kalendorius
Tęskite bendradarbiavimo tempą, kurį pradėjote tvarkydami užduotis, leisdami komandai dalytis savo kalendoriais. Dauguma kalendoriaus programų, pvz Microsoft Outlook ir Google kalendorius, leidžia bendrinti savo tvarkaraštį su kitais vartotojais.
Norint išlaikyti produktyvią aplinką, labai svarbu žinoti kiekvieno tvarkaraštį. Bendrindami savo kalendorių su komanda, visi gali sekti svarbius komandos susitikimus ir užtikrinti, kad jie netrukdytų bendradarbiams užblokuoto darbo laikotarpiais.
Taip pat bus lengviau išvengti nereikalingų susitikimų. Žinodami kiekvieno tvarkaraštį, galėsite nustatyti laiką, kada visi susitiks, o ne rengti kelis vienkartinius susitikimus. Taip pat galėsite pamatyti, ar susitikimo temos kartojasi.
3. Naudokite laikmačio programas (ir klausykite jų)
Sumažėjus darbo savaitei 20 %, kiekviena dienos minutė tampa vertingesniu ištekliu. Norėdami optimizuoti savo laiką, turite susikurti sau tvarkaraštį ir jo laikytis. Užblokuokite laiką kalendoriuje kiekvienai užduočiai, kurią turite atlikti, ir susitikimams bei pertraukoms (nes reikia tinkamos ir atkuriamosios pertraukos kad būtumėte geriausias).
Sudarę tvarkaraštį nustatykite kiekvienos užduoties laikmatį. Kai kurios populiarios laikmačio programos apima Pomofocus ir Toggl. Nesvarbu, kokią programą pasirinksite, būtinai jos klausykite. Kai laikmatis liepia sustoti, turėtumėte sustoti ir pereiti prie kitos užduoties, net jei jos nebaigėte.
Norėdami kovoti su nebaigtais darbais, visada įtraukite į savo tvarkaraštį „pasivykimo bloką“. „Pavykimo blokas“ – tai nustatytas laiko tarpas, kurį skiriate, kad galėtumėte tęsti užduotis, kurių nespėjote užbaigti. Pridėjus vieną, galėsite tęsti visus savo darbus.
4. Naudokite debesies saugyklos sistemą
Dalijimasis dokumentais yra būtinas bet kokiam verslui. Laimei, popierinių kopijų saugojimo sistemų, kurios ribojo prieinamumą, laikai jau seniai praėjo. Tačiau 32 valandų darbo aplinkoje tiks ne bet kokia skaitmeninė saugojimo sistema.
Įsitikinkite, kad jūsų komanda bendrina dokumentus debesies bendrinimo aplinkoje, pvz OneDrive arba Google diskas. Kai priglobiate dokumentus vietinėje aplinkoje, prieiga yra apribota, o tai lėtina darbo eigą. Debesų saugyklos sistemos leidžia kiekvienam pasiekti reikiamas medžiagas, užkertant kelią greičio svyravimams darbo dieną.
Saugojimo debesyje sistemos taip pat leidžia kiekvienam sekti darbo eigą, o tai padeda bendradarbiauti projektuose. Tačiau, kad debesies saugyklos sistema būtų prieinama, tvarkykite ir išvalykite debesies saugyklą laikas nuo laiko. Tokiu būdu jūs ir jūsų komandos nariai negaišite laiko rūšiuodami pasenusius aplankus ir failus, kad surastumėte tai, ko jums reikia.
5. Stebėkite savo dieną skaičiuoklėje
Be to, kad blokuojate išjungimo laiką kalendoriuje, įrašykite savo kasdienes užduotis į skaičiuoklę naudodami tokią programą kaip Microsoft Excel arba „Google“ skaičiuoklės. Įrašykite kiekvieną užduotį ir kiek laiko užtrukote.
Įrašydami užduoties laiką, ne tik užsirašykite tai, ką užblokavote savo kalendoriuje. Vietoj to, jei jums reikia daugiau laiko atlikti užduotį, užsirašykite tai. Norint suprasti, kaip optimizuoti savo dieną, labai svarbu žinoti, kiek laiko praleidžiate atlikdami užduotį.
Savaitę stebėję laiką, praleistą atliekant kasdienes užduotis, pažiūrėkite, kaip jūsų laikas buvo paskirstytas užduočių, kurias turėjote atlikti, sąraše. Išstudijuokite sąrašą ir paklauskite savęs, kas jame parašyta. Kur daugiausiai laiko praleidžiate? Kokios užduotys užtrunka ilgiau nei tikėtasi? Kur galite sutrumpinti praleistą laiką?
Šis stebėjimas ir klausinėjimas leis geriau suprasti, kaip išnaudojamas jūsų laikas per dieną. Žinodami, kur praleidžiate laiką, galėsite suprasti, ką galima sumažinti, deleguoti ir kam reikia daugiau dėmesio.
Maksimaliai padidinkite savo 32 valandų darbo savaitę
Norėdami padidinti našumą per 32 valandų darbo savaitę, nepamirškite tvarkyti užduočių, bendrinti kalendorius, naudoti laikmačio programas, naudoti saugyklą debesyje ir stebėti savo dieną. Šie penki veiksmai yra nedideli jūsų darbo dienos pakeitimai, kurie labai paveiks jūsų darbo savaitę.
Svarbu atsiminti, kad aštuonių valandų savaitės praradimas nereiškia, kad turite prarasti savo darbo našumą. Priešingai, perėjimas prie keturių dienų darbo savaitės gali paskatinti jūsų komandą dirbti daugiau.
Produktyvumas ne visada priklauso nuo jūsų turimo laiko; tai apie tai, kaip tu išnaudoji tą laiką.