Dalijimasis failais yra įprasta komandinio darbo praktika. Tačiau tai neproduktyvu, kai failai, kuriais dalinatės, yra netvarkingi ir užteršia jūsų sistemą. Yra tik tiek daug darbo, kurį galite padaryti tarp netvarkos.
Bendrinamų failų tvarkymas yra labai svarbus norint supaprastinti darbo eigą. Jei to nepadarysite, galite prarasti svarbius failus arba juos sumaišyti darbo metu. Išbandykite efektyvius būdus, kaip tvarkyti bendrinamus failus, kad padidintumėte produktyvumą.
1. Peržiūrėkite esamus failus
Reguliariai peržiūrėti esamus failus būtina, kad jūsų sistema būtų gerai organizuota. Yra didelė tikimybė, kad jūsų sistemoje yra failų, kurių nebenaudojate arba kurių nebereikia. Tie failai gali likti ten ir užimti vietą be jūsų žinios.
Visada skirkite laiko failų peržiūrai, kad galėtumėte ištrinti tuos, kurių jums nebereikia, ir atnaujinti pasenusius, kad iš jų gautumėte kuo daugiau naudos. Vien tik peržiūrėti failus gali būti sunku neatsilikti. Mokykite ir mokykite savo komandos narius ar darbuotojus apie esamų failų peržiūros svarbą. Ši paprasta pareiga sukuria švarią darbo vietą ir padidina efektyvumą.
2. Išsamiai kurkite ir pavadinkite savo aplankus
Niekas nėra labiau dezorientuotas, kaip didžiąją darbo valandų dalį praleisti ieškant failų sistemoje. Išsaugokite savo rūpesčius sukurdami skirtingus aplankus savo failams pagal jų kategorijas.
Įvaldymas kaip išsamiai tvarkyti aplankus taupo laiką ir padidina našumą. Galite greitai naršyti savo failus ar aplankus neatidarę jų, kad juos atpažintumėte ar pasiektumėte. Panašiai aplankų kūrimas ir pavadinimų suteikimas padeda komandos nariams nustatyti, kurie failai jiems priklauso ir kurie turi neskelbtinos informacijos.
Suteikdami savo aplanko pavadinimą, kiek įmanoma stenkitės nenaudoti ilgų ir sudėtingų pavadinimų, nes juos sunku prisiminti. Taip pat venkite naudoti specialiuosius simbolius ir simbolius, nes jie ne tik nematomi, bet ir beprasmiai. Galiausiai, jei turite naudoti tarpus, kad atskirtumėte žodžius, naudokite apatinius brūkšnius arba brūkšnius.
3. Apribokite savo aplankus
Nors aplankų kūrimas ir pavadinimų suteikimas yra gera praktika tvarkyti bendrinamus failus, nepersistenkite. Turėdami vieną aplanką kiekvienam turimam failui sukursite netvarką. Sistemose bus per daug failų, ir tai gali būti didžiulė.
Taigi, užuot sukūrę aplanką kiekvienam failui, sujunkite failą į panašaus turinio aplanką. Jūs tiksliai žinote, kur ieškoti, kai ieškote failų toje pačioje kategorijoje.
4. Išmeskite vietinę saugyklą
Vietinė saugykla anksčiau buvo pagrindinis dalykas, tačiau suskaitmeninus yra daugiau galimybių. Taigi, jei vis dar naudojate vietinę saugyklą failams išsaugoti, esate įstrigę praeityje. Vietinę saugyklą ne tik brangu išlaikyti, nes perkant didesnį pralaidumą, kad būtų galima saugoti daugiau failų, ji kelia pavojų saugumui. Jei kas nors sugadins jūsų saugojimo įrenginį, galite prarasti visą jame turimą informaciją.
Taigi, vietoj vietinės saugyklos pasirinkite saugyklą debesyje. Naudodami saugyklą debesyje galite pasiekti savo failus nuotoliniu būdu, turėti daugiau saugyklos vietos ir užtikrinti didesnę apsaugą. Patikrinkite pigiausi debesų saugyklos tiekėjai taupyti išlaidas.
5. Priimkite programinę įrangą su versijos valdymu
Yra didelė tikimybė, kad sukūrę failus turėsite keisti. Versijų valdymas padeda sekti failo ar failų rinkinio pakeitimus. Pakeitimų stebėjimas rankiniu būdu yra bauginantis ir gali jus suklaidinti.
Kaip galite naudoti versijų valdymo programas, kad padidintumėte produktyvumą, galite naudoti failų tvarkymo programinę įrangą su versijos valdymu, kad galėtumėte stebėti failo pakeitimus, kad jų nepainiotumėte.
Versijų valdymo sistemos vaidmuo yra išlaikyti visus komandos narius tame pačiame puslapyje. Svarbiausia, kad visi komandos nariai bendradarbiautų ir dirbtų su tuo pačiu projektu, kartu užtikrindami, kad jie visi naudoja naujausią failo versiją.
6. Sukurkite sparčiuosius klavišus ir parankinius
Jei turite mažą biudžetą arba jums reikia greito veiksmo, geriausia sukurti sparčiuosius klavišus ir mėgstamiausius. Nuoroda yra nuoroda į standžiojo disko failą. Programą, failą ar aplanką galima nustatyti pagal jo žymeklį.
Kadangi jame yra informacijos apie pradinio failo vietą, spartusis klavišas yra mažas failas, kuriame reikia labai mažai vietos. Dublikatas tiksliai neatitinka pradinio failo. Taigi, pašalinus nuorodą, pradinis failas vis dar nepaliestas.
Naudodami sparčiuosius klavišus galite įdėti dažniausiai naudojamas programas ir aplankų nuorodas į lengvai pasiekiamas vietas, pvz., darbo prietaisų skydelį arba greito paleidimo juostą.
7. Iš anksto sukurkite aplanko šablonus
Kitas būdas tvarkyti bendrinamus failus yra iš anksto sukurti laikiną šabloną. Galite iš anksto sukurti aplanko šablonus, jei nesate tikri, kurį šabloną naudoti šiuo metu.
Iš anksto sukūrę aplanko šabloną kai kuriuos failus galėsite laikyti aplanke, o ne palikti juos bet kurioje sistemos vietoje. Tai taip pat neleidžia grybauti erdvėje. Jei pagaliau nustatysite savo poziciją dėl tų iš anksto sukurtų aplankų, galite perkelti juos į nuolatinę saugyklą arba ne.
8. Pasinaudokite automatizuoto organizavimo programine įranga
Vienas iš efektyviausių būdų, kaip tvarkyti bendrinamus failus, yra įtraukti į sistemą automatizuotą tvarkymo programinę įrangą. Failų tvarkymas rankiniu būdu yra ne tik varginantis, bet ir atimantis daug laiko. Skirtingų failų perkėlimas į konkrečias vietas reikalauja dėmesio detalėms.
Nepaisant to, yra tendencija, kad viskas praslysta pro plyšius. Bet tai yra kitoks žaidimas su kamuoliu, kai automatizuojate procesą naudodami organizavimo programinę įrangą. Veiksminga organizavimo programinė įranga patalpins jūsų bendrinamus failus į reikiamas vietas be jokios priežiūros. Jūs ir jūsų komanda turėsite daugiau laiko susitelkti į svarbesnes užduotis, kad padidintumėte savo produktyvumą.
9. Ištrinkite pasenusius failus
Pasenę failai jums nenaudingi. Jei neplanuojate jų atnaujinti, jūsų sistemoje jie neturi reikalo. Jei įvertinsite failus, galite pastebėti, kad failai, kurių nebenaudojate, užima daug vietos saugykloje. Juos ištrynus atsiras daugiau vietos atitinkamiems failams kurti ir saugoti.
Be to, palikę pasenusius failus sistemos failuose, galite netyčia susilieti su naujesniais arba esamais failais ir sukelti painiavą. Šis scenarijus gali atsirasti, kai šiuos failus turi nauji arba nepatyrę darbuotojai. Norėdami automatizuoti šį procesą, galite pasirinkti failų ištrynimo programinę įrangą, pvz PrivaZer, Failų smulkintuvas, ir Glary Utilities, tarp kitų.
Bendrinamų failų tvarkymas siekiant padidinti produktyvumą
Švari darbo vieta padidina produktyvumą. Galite lengvai pasiekti bet kokį reikalingą dokumentą ir perkelti daiktus be kliūčių. Tvarkydami bendrinamus failus ne tik padidinsite produktyvumą, bet ir tapsite efektyvesni, nes daugiau dėmesio skirsite atliekamoms užduotims.
Įdomu tai, kad jums nereikia visko daryti patiems. Galite naudoti automatizuotus įrankius kėlimui ir pastatymui, kad galėtumėte atlikti kitas užduotis, kurioms reikia jūsų dėmesio.