Šiandien el. laiškai yra būtini produktyviam gyvenimui. Jie leidžia bendrauti, prisiregistruoti gauti paslaugas, apsaugoti paskyras ir dar daugiau. Tai taip pat reiškia, kad jūsų gautieji gali lengvai perkrauti, o tai yra problema, kai el. laiškus naudojate darbui.
„Gmail“ yra ypač daug funkcijų ir trikdžių, tačiau yra būdų, kaip valdyti paskyrą ir save, kad nebereikėtų atlikti kelių užduočių. Galimybė vienu metu sutelkti dėmesį į vieną darbą yra organizuotumo ir disciplinos reikalas. Panagrinėkime, ką tai tiksliai reiškia.
1. Tvarkykite savo el
Visų pirma, galite spustelėti žvaigždė arba etiketė piktogramą šalia bet kurio el. laiško, kad pažymėtumėte jį kaip Pažymėta žvaigždute arba Svarbu. Taip jis bus nusiųstas į atitinkamą aplanką šoniniame skydelyje ir padidins tikimybę, kad „Gmail“ ateityje automatiškai pažymės svarbius el. laiškus.
Galite eiti dar toliau kurdami spalvotas etiketes „Gmail“. ir laiškų pildymas logiška tvarka, o ne eiti per mišrių el. laiškų sieną, kai kurie domina, kiti šlamštas.
Taigi, kai gausite naują el. laiškų paketą, peržiūrėkite juos ir atitinkamai pažymėkite. Tada, pavyzdžiui, galite sutelkti dėmesį į el Svarbu pirmiausia aplanką, o tuos, kuriuos pažymėjote „Asmeniniais“, palikite vėliau.
2. Naudokite snaudimo funkciją el. laiškuose, kurie gali palaukti
Kitas įrankis, galintis padėti nustatyti prioritetus, į kuriuos el. laiškus sutelkti dėmesį, vadinamas Snausti.
Pasirinkite arba užveskite pelės žymeklį virš el. laiško ir pamatysite piktogramą, kuri atrodo kaip laikrodis. Spustelėkite jį ir galėsite pasirinkti jo ilgį Snausti.
Kad ir koks būtų jūsų pasirinkimas, el. laiškas dings iš gautųjų ir grįš nustatytu laiku. Jį galite pasiekti anksčiau, tačiau tiesiog atidarę Snausti aplanką.
3. Pakeiskite gautųjų tipą
Yra daug būdų, kaip tinkinti „Gmail“ informacijos suvestinę, kad ji neleistų jums atlikti kelių užduočių. Tavo Greiti nustatymai pasiūlyti labai paprastą ir patogų būdą.
Spustelėkite pavara puslapio viršuje esančią piktogramą, kad atidarytumėte savo Nustatymai Meniu. Surask Gautųjų tipas skyrių ir peržiūrėkite savo parinktis:
- Numatytas
- Pirmiausia svarbu
- Pirma neskaityta
- Žvaigždute pažymėtas pirmas
- Svarbiausi gautieji
- Kelios pašto dėžutės
Kiekvienas tipas skirtingai struktūrizuoja gautuosius. Šią funkciją taip pat rasite Spartieji nustatymai > Žr. visus nustatymus > Gautieji.
Norėdami dar labiau patobulinti „Gmail“ išdėstymą, derinkite produktyviausią išdėstymą su filtrai, kurie rūšiuoja „Gmail“ gautuosius. Kruopščiai planuodami galite užtikrinti, kad jūsų dėmesys visada kreiptųsi į jums svarbiausius el. laiškus.
4. Pakeiskite gautųjų tankį
Padarykite gautuosius kuo lengviau akims, o svarbius el. laiškus pastebėsite paprasčiau. Taip pat nepavargsite per greitai dirbdami su „Gmail“.
Kita jūsų funkcija Greiti nustatymai gali padėti jums tai pasiekti. Pagal Tankis, yra trys parinktys, kaip arti vienas kito turėtų būti jūsų el. laiškai:
- Numatytas
- Patogus
- Kompaktiška
Sužinokite, kuris iš jų leidžia greitai ir lengvai naršyti gautuosius.
5. Pakeiskite „Gmail“ paskyros maksimalų puslapio dydį
„Gmail“ suteikia daugiau galimybių valdyti gautųjų išdėstymą, įskaitant el. laiškų skaičių viename puslapyje. Norėdami rasti šią funkciją, eikite į Spartieji nustatymai > Žr. visus nustatymus > Bendrieji.
Šis skirtukas yra jūsų Maksimalus puslapio dydis skyrių, kuriame galite pasirinkti kiekviename puslapyje rodytinų pokalbių skaičių. Jūsų iš anksto nustatytos parinktys svyruoja nuo 10 iki 100, todėl tikrai galite išskirstyti el. laiškus arba sujungti juos kartu.
Nuspręskite, koks išdėstymas padės daugiausia dėmesio skirti užduotims, o filtravimo įrankius naudosite tinkamai.
6. Padalinkite skaitymo sritį
Galite sustabdyti kelių užduočių atlikimą ir sutelkti dėmesį į vieną el. laišką vienu metu naudodami dar vieną „Gmail“ funkciją. Virš jūsų el. laiškų yra Perjungti padalintos srities režimą piktogramą.
Jei spustelėsite jį, kai prietaisų skydelis yra standartinės neskaidytos formos, Vertikalus padalijimas suaktyvins, o tai reiškia, kad jūsų el. laiškai bus šalia jų, kad būtų rodomas kiekvieno pasirinkto pokalbio turinys. Tai leidžia matyti, kas yra el. laiškuose, jų visiškai neatidarant. Vėliau galite greičiau peržiūrėti gautuosius.
Jei paspausite šalia esančią rodyklę Perjungti padalintos srities režimą piktogramą, rasite Horizontalus padalijimas variantas taip pat.
Visa tai taip pat galima rasti Spartieji nustatymai > Žr. visus nustatymus > Gautieji.
Tačiau tinkindami „Gmail“ nustatymus, pvz., galite padaryti daug daugiau pasikartojančio atostogų atsakiklio nustatymas. Išsiaiškinkite, kas dar gali būti naudinga atliekant monofonines užduotis.
7. Pradėkite skaityti naujus el. laiškus iš apačios
Kalbant apie asmeninius įpročius, kurie gali atitraukti jus nuo kelių užduočių, vienas patikimas būdas yra skaityti el. laiškus pagal tikslą arba logišką tvarką.
Pavyzdžiui, standartiniame el. laiškų sąraše naujausi bus viršuje, todėl prasminga pradėti nuo bet kokių neskaitytų pokalbių apačios, pirmiausia sprendžiant seniausius.
Juose gali būti nurodyti terminai arba svarbi informacija, susijusi su vėlesniais el. laiškais. Jei tik norite būti saugūs ir susikoncentruoti, patobulinkite el.
8. Pirmiausia išvalykite lengviausius el
Naudodami „Gmail“ padalintą skydelį galite greitai nustatyti el. laiškus, kurie jūsų nedomina arba kuriuos galima greitai apdoroti. Pereikite į gautuosius ir pirmiausia atlikite lengviausias užduotis, pašalindami jas. Tada galite teikti pirmenybę sudėtingesniems el. laiškams.
Tai paprasta strategija, kuri greitai ir konstruktyviai išvalo jūsų gautuosius, jūsų neapkraunant.
„Gmail“ paskyroje yra dvi naudingos funkcijos, skirtos užduotims nustatyti ir užrašams daryti.
Pradėkime nuo Google Tasks, pažymėtas patikrinti piktogramą šoninėje juostoje. Spustelėkite jį ir tada Pridėti užduotį, jei dar neturite. Kiekvienai užduočiai galite suteikti pavadinimą, aprašymą, datą ir papildomą užduotį. Pagražinkite juos tiek, kiek reikia, kad išlaikytumėte savo tvarką.
Tiesiai aukščiau Užduotys yra „Google Keep“.lemputė piktogramą, kuri atidaro skydelį, kuriame pateikiami visi esami „Keep“ įrašai Užsirašyti mygtuką. Naudokite tai norėdami palikti sau pastabas apie konkretaus kliento el. laiškus arba skirti minučių per „Google Meet“ seansus.
Abu šie įrankiai gali priminti apie svarbius darbus, kuriuos turite atlikti, taip pat pasiūlyti būdų, kaip būti produktyvesniems atliekant kiekvieną užduotį, į kurią susitelkiate.
10. Naudokite naršyklės plėtinius
Jei jums patinka patogių įrankių palaikymas, pažiūrėkite į naršyklės priedus, kurie padidina jūsų efektyvumą struktūrizuodami darbo eigą arba suskaidydami ją į dalis, kurias galite lengviau atlikti.
Susipažinti kaip Todoist gali pagerinti jūsų produktyvumą, pavyzdžiui, dėl išmaniojo užduočių valdymo galios. Galite sinchronizuoti jį su „Gmail“ paskyra ir supaprastinti kiekvieną svarbų darbą.
Tada jūs turite Rūšiuoti Gmail gautuosius, plėtinys, kuris prideda filtrų prie standartinių „Gmail“ parinkčių. Galite rūšiuoti el. laiškus pagal kontaktus, įmones, priedus ir kt.
Jei el. laiškams naudojate „Google“ skaičiuokles, apsvarstykite galimybę Eilučių žymėjimas, kuri atlieka būtent tai, ką rodo pavadinimas: paryškina skaičiuoklių eilutes, kad galėtumėte jas greičiau perskaityti.
Netgi kažkas panašaus Monotab gali būti neįkainojama interneto darbuotojams. Tai plėtinys, kuris išsaugo nuorodas viename skirtuke, kad neatsidarytų keletas atidarytų ir nesulėtėtų naršyklės.
Galiausiai jums reikia organizacinių įrankių ir disciplinos, kad jūsų koncentracija nesiskirstytų į kelias kryptis ir nesugadintų jūsų produktyvumo.
Aukščiau pateikti patarimai ir įrankiai gali išdėstyti el. laiškus ir bet kokį kitą su Gmail atliekamą darbą logiška ir netgi malonia tvarka. Galėsite atsiduoti norimoms užduotims ir nustoti nukrypti.
Kaip jau minėta, jūsų savikontrolė vaidina svarbų vaidmenį stabdant kelių užduočių atlikimą, tačiau daug skaitmeninės paramos taip pat labai svarbu. Taigi, patikrinkite, ką dar „Google“ gali pasiūlyti savo platformose – nuo „Gmail“ paskyros iki „Chrome“ naršyklės.