Kadangi vis daugiau organizacijų naudojasi nuotoliniu darbu, joms reikia visų išteklių, kuriuos jos gali sukaupti, kad galėtų surengti produktyvius virtualius susitikimus. Nepaisant daugybės virtualių susitikimų programinės įrangos rinkoje, kai kurios verslo komandos dar neranda tinkamos.
„Microsoft Teams“ sukuria vienodas sąlygas dirbančioms komandoms, kad jos galėtų dalyvauti ir bendradarbiauti praktiškai nepažeidžiant banko. Skaitykite kartu, kai aptarsime, kaip galite padidinti savo našumą naudodami sistemą.
1. Tiksliai suplanuokite susitikimą
Planavimas yra pirmasis žingsnis norint surengti susitikimą „Microsoft Teams“. Nors susitikimą galite pradėti bet kuriuo metu, jei norite, kad prie jūsų prisijungtų kiti žmonės, turite juos iš anksto informuoti.
Nustatydami susitikimą Microsoft Teams, turėtumėte atsižvelgti į dalyvių laiko juostas. Jei esate rengėjas, galite suplanuoti susitikimą pagal savo laiko juostą ir jis automatiškai atspindės dalyvių laiko juostas jų prietaisų skydeliuose.
Norėdami padidinti susirinkimo dalyvių skaičių, suplanuokite jį tokiu laiku, kuris tinka daugumai dalyvių, jei ne visiems. Susitikimo suplanavimas nelyginėmis valandomis gali trukdyti jūsų komandos nariams pasirodyti. Net jei jie pasirodys, jie gali nedalyvauti optimaliai, jei laikas yra išjungtas.
2. Pasirinkite moderatorių
Tai, kad rengiate susitikimą „Microsoft Teams“, nereiškia, kad turite būti susitikimo moderatorius. Vienas iš būdų, kaip sėkmingai surengti nuotolinį komandos susitikimą yra paskirti moderatorių, ypač jei jau turite per daug darbo.
Patikėkite savo moderatoriui atsakomybę už susitikimo darbotvarkės vykdymą ir veiksmingą dalyvių įtraukimą. Moderatorius turėtų atidžiai stebėti dalyvių elgesį ir užtikrinti, kad susitikimo metu niekas netrukdytų. Suteikite moderatoriui tinkamą prieigą ir valdymą prie susitikimo nustatymų, kad jis prireikus galėtų inicijuoti komandas.
3. Optimizuokite internetinę patirtį
Internetiniai susitikimai yra produktyviausi tinkamomis sąlygomis. Prieš pradėdami susitikimą, suraskite tinkamą vietą ir sėdėjimo vietą. Įsitikinkite, kad jūsų kompiuterio įrenginio kamera yra geros būklės, kad vaizdo kokybė būtų puiki. Tas pats pasakytina ir apie garsą. Pasirūpinkite geros garso kokybės mikrofonu. Prieš susitikimo pradžią išbandykite fotoaparatą ir mikrofoną, kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų.
Nors dauguma šeimininkų nori patogiai sėdėti ir perduoti savo žinią dailiai pavaizduotai, kiti nori bendrauti su dalyviais ant stendo. „Microsoft Teams“ siūlo keletą pasirinktinių fonų, skirtų jūsų internetinei erdvei pagražinti.
4. Pasižymėti
Užrašų darymas yra vienas iš produktyvaus virtualaus susitikimo organizavimo būdai. Kai apdorojate daug informacijos, galite praleisti kai kurias esmines detales. Kadangi jūsų smegenys gali išlaikyti tik tiek daug, galite prarasti svarbią informaciją, jei nedarote pastabų. Štai kodėl per susitikimus labai svarbu užsirašyti pastabas.
Jums nereikia rašiklio ir popieriaus, kad galėtumėte užsirašyti, kai vyksta susitikimas su Microsoft Teams. Įrankis siūlo bloknotą, kuriame galite rašyti ir išsaugoti informaciją iš susitikimo. Visada galite grįžti prie savo užrašų ir peržiūrėti pagrindinę susitikimo darbotvarkę.
5. Nutildyti nekalbančius dalyvius
Triukšmas trukdo produktyvumui darbo vietoje. Jei to nepanaikinsite, tai gali trukdyti ir jūsų virtualiam susitikimui. Net kai stengiatės būti ramioje susitikimo vietoje, kiti dalyviai gali to nepadaryti. „Microsoft Teams“ padeda atsikratyti triukšmo, naudodama nutildymo funkciją.
Kaip susitikimo vedėjas galite nutildyti ne tik save, bet ir kitus susitikimo dalyvius naudodami „Microsoft Teams“. Taisyklė yra visada nutildyti nekalbančius dalyvius. Taip sukuriama tvarka ir dekoratyvumas. Kiti dalyviai supras žinią, kurią perduoda kalbantis dalyvis.
6. Norėdami pabrėžti, naudokite pokalbių langą
Virtualūs susitikimai turi būti patrauklūs, kad dalyviai būtų suinteresuoti. Žmonėms lengvai nusibosta ilgos kalbos, todėl norėdami išlaikyti jų dėmesį, turite naudoti ir „Microsoft Teams“ pokalbių langą.
Kaip rengėjas galite sukurti pokalbio langą, kuriame jūs ir kiti dalyviai galite komentuoti svarbius susitikimo komentarus. Tai gera vieta parašyti pagrindinę informaciją, kurią dalyviai turėtų žinoti. Moderatorius taip pat gali paprašyti dalyvių palikti visus jiems rūpimus klausimus pokalbio lange, kad visi galėtų aiškiai suprasti klausimus.
7. Įrašykite susitikimą
Viena klaida, kurią daro virtualių susitikimų šeimininkai, yra nesugebėjimas sekti visos veiklos. Kai jiems reikia grįžti prie temos, jie negali. „Microsoft Teams“ supaprastino įrašymo procesą, įdiegdama įrašymo funkciją, leidžiančią greitai suvokti kiekvieną smulkmeną.
Nuorodų teikimas yra mokymosi proceso dalis, o kiekvieno internetinio susibūrimo įrašas yra labai naudingas. Kai įrašote susitikimą „Microsoft Teams“, turite konkrečių susitikimo informacijos įrodymų.
8. Sulieti savo foną
Lygiai taip pat, kaip triukšmingoje aplinkoje kažkas gali praleisti pranešimą, kurį kalbėtojas perduoda internetiniame susitikime, triukšmingas fonas taip pat gali trukdyti. Pavyzdžiui, gražus dalyvio paveikslas gali atitraukti jus nuo to, ką jie sako. Galbūt net pamiršite savo mintis.
„Microsoft Teams“ leidžia dalyviams sulieti savo foną, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į save ir tai, ką diskutuoja. Naudodami šią funkciją jums nereikės jaudintis dėl tobulo susitikimo fono.
9. Naudokite lentos funkciją
Daugelis vartotojų nenaudoja „Microsoft Teams“ lentos funkcijos maksimaliai. Tai internetinė drobė, skirta užfiksuoti jūsų pranešimus ir idėjas.
„Microsoft Teams“ lenta praverčia, kai reikia paaiškinti sudėtingas idėjas savo komandos nariams susitikimo metu. Jame siūlomi įvairūs eskizų elementai, padedantys aiškiai išreikšti savo mintis.
10. Suaktyvinkite ekrano bendrinimą
Kartais virtualiame susitikime komandoms paaiškinti idėjas ir koncepcijas nepakanka. Turite jiems parodyti informaciją tokią, kokia ji yra jūsų kompiuterio įrenginyje. „Microsoft Teams“ leidžia tai padaryti naudojant ekrano bendrinimo funkciją.
Suaktyvinę ekrano bendrinimą gausite galimybę padidinti dalyvių įsitraukimo lygį internetiniame susitikime su Microsoft Teams. Tai leidžia parodyti kitiems žmonėms, apie ką kalbate, ir kaip tiksliai tai yra jūsų sistemoje.
Kad virtualūs susitikimai būtų verti su „Microsoft Teams“.
Virtualūs susitikimai atėjo pasilikti. Darbo komandos daro didelę pažangą bendraudamos viena su kita iš atokių vietų. Tačiau kad tai įvyktų, turite tyčia išnaudoti visas savo susitikimų galimybes, išnaudodami daugybę „Microsoft Teams“ funkcijų.
Jei ketinate priimti žmones į susitikimą, optimizuokite patirtį. Sukurkite erdvę visiems prisidėti ir dalytis idėjomis. Kai jūsų komandos nariai matys jūsų susitikimų vertę, jie noriai prisijungs, kai suplanuosite susitikimą.