Kaip sinchronizuoti „Microsoft Forms“ atsakymus su „Excel“.

Niekas nėra taip aptakus, kaip realiuoju laiku rašyti internetinių apklausų atsakymus tiesiai į „Excel“ skaičiuoklę. Laimei, galite mėgautis šia funkcija, jei naudojate „Microsoft Forms“. Yra pasikartojančių ir dinamiškų (automatinių) būdų.

Automatizuoti metodai yra patogesni, tačiau šiame straipsnyje pamatysite, kaip tai padaryti.

Kaip eksportuoti „Microsoft Forms“ atsakymus į „Excel“.

„Microsoft Forms“ atsakymų eksportavimas į „Excel“ padeda gauti naujausius atsakymus į apklausą. Tai apima apklausos atsakymų atsisiuntimą į kompiuterį kaip „Excel“ failą. Procesas yra lengvas, jei turite sukūrė „Microsoft“ apklausos formą jau:

1. „Microsoft Forms“ eikite į Atsakymai viršuje dešinėje.
2. Spustelėkite Atidarykite „Excel“. dešinėje ekrano pusėje, kad atsisiųstumėte dabartinius atsakymus į savo kompiuterį.
3. Turite kartoti šį procesą kiekvieną kartą, kai norite gauti atsakymo naujinį.

Tačiau šis metodas nėra pats geriausias, nes norėdami atnaujinti skaičiuoklę, turėsite dažnai išradinėti dviratį; tai reiškia, kad kiekvieną kartą, kai kas nors pateikia atsakymą, reikia atsisiųsti naują „Excel“ failą. Tai gali būti varginanti, ypač jei daugelis žmonių reaguoja realiuoju laiku.

Norėdami palengvinti savo gyvenimą, galite automatizuoti procesą naudodami OneDrive for Business ir Power Automate, kaip aprašyta tolesniuose skyriuose.

Kaip sinchronizuoti „Microsoft“ formas su „Excel“ naudojant „OneDrive for Business“.

Galite dinamiškai atnaujinti „Excel“ skaičiuoklę, jei naudojate „Microsoft 365 Business“ paskyrą. Norėdami tai padaryti, sukursite apklausos formą, kuri gali dinamiškai rašyti atsakymus į „Excel“ tiesiai iš „OneDrive“.

Kai naudojate „OneDrive“ verslui kurdami „Microsoft Forms for Excel“, sukuriama tos formos „Excel“ skaičiuoklės versija su stulpeliais su atitinkamais formos laukų atributais.

Norėdami sukurti „Excel“ formą, kuri automatiškai atnaujina „Microsoft Forms“ atsakymus realiuoju laiku:

1. Prisijunkite prie savo Microsoft 365 verslo administravimo centras.
2. Viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite kvadrato formos meniu piktogramą ir eikite į OneDrive.
3. Atsidūrę „OneDrive“, spustelėkite Nauja viršuje kairėje.
4. Iš parinkčių pasirinkite Formos, skirtos Excel.
5. Pavadinkite savo apklausą ir spustelėkite Sukurti.
6. „OneDrive“ paleis jūsų naršyklę, kurioje galėsite sukurti savo formos laukus, kaip norite.
7. „OneDrive“ bus rodoma „Excel“ skaičiuoklė su jūsų formos pavadinimu.
8. Sukūrę ir bendrinę apklausą, atidarykite „Excel“ skaičiuoklę internete ir dabar matysite naujus duomenis, kai jie bus atnaujinami realiuoju laiku.
9. Jei bendrinate „Excel“ skaičiuoklę su savo komandos nariais, jie taip pat gaus realiu laiku atnaujintus atsakymus, kai žmonės atsakys į jūsų apklausą.

Kaip sinchronizuoti „Microsoft Forms“ atsakymus su „Excel“ naudojant „Power Automate“.

Power Automate yra a galingas įprastų užduočių automatizavimo įrankis. Įdomu tai, kad tai taip pat yra puikus būdas sinchronizuoti „Microsoft Forms“ su „Excel“. Tai geriausias būdas, jei jau bendrinote savo apklausos formą.

„Power Automate“ metodas veikia tik su „Microsoft Forms“, sukurtomis naudojant „Microsoft Business“ paskyrą. Ir tai apima automatinio debesų srauto sukūrimą programoje „Power Automate“.

Taigi, norėdami naudoti šią srauto funkciją programoje „Power Automate“, taip pat turite turėti „Microsoft Business“ paskyrą. Norėdami automatiškai prijungti „Microsoft Forms“ su „Microsoft Excel“, naudodami „Power Automate“, atlikite toliau nurodytus veiksmus.

Įdėkite lentelę į „Excel“ darbaknygę internete

Internetinė „Excel“ darbaknygė turi būti lentelės formato, nes „Forms“ rašo tik į „Excel“ skaičiuoklės lenteles.

Jei atsisiuntėte „Excel“ skaičiuoklę iš „Microsoft Forms“ atsakymų, galite įkelti ją į „OneDrive“, nekreipti dėmesio į šį poskyrį ir pereiti prie „Microsoft Forms“ sinchronizavimo su „Excel“.

Taigi prieš pradėdami sukurkite naują „Excel“ skaičiuoklę „OneDrive“. Įsitikinkite, kad „OneDrive“ pasiekiate naudodami „Microsoft Business“ paskyrą:

1. Spustelėkite Nauja „OneDrive“ viršuje, kairėje.
2. Pasirinkite Excel darbo knyga.
3. Naršyklėje atidarytos „Excel“ skaičiuoklės viršuje kairėje spustelėkite Išsaugota. Tada įveskite pageidaujamą pavadinimą Failo pavadinimas lauke. Spustelėkite bet kurią tuščią vietą, kad uždarytumėte tą modalinį langelį.
4. Dabar sukurkite stulpelius ir įsitikinkite, kad jie atitinka „Microsoft“ apklausos formos laukus. Pavyzdžiui, jei bendrinate formą, kurioje prašoma įvesti el. pašto adresą ir lytį, jūsų „Excel“ darbaknygėje bus el. pašto ir lyties stulpeliai.
5. Pažymėkite stulpelius. Tada eikite į Įdėti skirtuką ant juostelės ir spustelėkite Lentelė.
6. Varnelė Mano lentelėje yra antraštės pažymėkite varnelę ir spustelėkite Gerai.

Sinchronizuokite „Microsoft“ formas su „Excel“ naudodami „Power Automate“.

1. Prisijunkite prie savo Maitinimo automatas sąskaitą.
2. Spustelėkite Sukurti kairėje šoninėje juostoje.
3. Pasirinkite Automatizuotas debesų srautas.
4. Toliau spustelėkite Kai pateikiamas atsakymas iš modalinės dėžės.
5. Tada spustelėkite Sukurti atidarytos modalinės dėžės apačioje.
6. Spustelėkite Prisijungti jei paraginta. Įsitikinkite, kad prisijungdami naudojate „Microsoft 365 Business“ paskyrą, jei naudojate asmeninę „Microsoft“ paskyrą. Tai galite padaryti spustelėdami Naudokite kitą paskyrą prisijungimo laukelyje.
7. Prisijungę spustelėkite Pasirinkite formą lauke Power Automate.
8. Tada pasirinkite iš anksčiau sukurtų formų.
9. Spustelėkite Naujas žingsnis. Tada naudokite paieškos juostą ir ieškokite „formų“.
10. Spustelėkite „Microsoft“ formos ir pasirinkite Gaukite išsamią atsakymo informaciją iš žemiau pateiktų parinkčių Veiksmai.
11. Spustelėkite Formos ID lauką ir dar kartą pasirinkite apklausos formą. Tada pasirinkite Atsakymo ID nuo Atsakymo ID lauke.
12. Spustelėkite Naujas žingsnis. Tada pasirinkite Excel internete.
13. Toliau pasirinkite Pridėkite eilutę į lentelę iš žemiau pateiktų parinkčių Veiksmai.
14. Pagal Vieta lauką, pasirinkite OneDrive verslui.
15. Pasirinkite OneDrive nuo Dokumentų biblioteka Laukas.
16. Spustelėkite failų naršyklę Failas lauką ir pasirinkite anksčiau sukurtą „Excel“ darbaknygę. Arba galite pasirinkti iš kompiuterio įkeltą skaičiuoklę, jei naudojate anksčiau eksportuotą skaičiuoklę.
17. Iš Excel lapo pasirinkite lentelės pavadinimą. Dabar turėtų būti rodomi nauji laukai, atitinkantys „Excel“ stulpelius toje skaičiuoklėje. Jie taip pat turi koreliuoti su apklausos formos laukais.
18. Spustelėkite kiekvieną iš naujų laukų ir pasirinkite atitinkamą formos lauką iš Dinamiškas turinys galimybės.
19. Galiausiai spustelėkite Sutaupyti.

Viskas! Dabar sukūrėte automatinį „Microsoft Forms“ debesies srautą programoje „Power Automate“.

Dabar „Power Automate“ dinamiškai rašys naujus atsakymus į „Excel“ darbaknygę, kai atsakikliai pateiks atsakymus realiuoju laiku.

Jei anksčiau eksportavote „Microsoft Forms“ atsakymus į „Excel“ savo kompiuteryje, galite nukopijuoti ir įklijuoti esamus duomenis į naujai automatizuotą „Excel“ darbaknygę. Šis veiksmas nesustabdys jūsų „Power Automate“ srautų.

Atnaujinkite apklausos atsakymus realiuoju laiku „Excel“.

Automatinis „Microsoft Forms“ atsakymo naujinimas realiuoju laiku „Microsoft Excel“ palengvina gyvenimą. Nors tiesioginė „OneDrive“ verslui parinktis suteikia lengvą sinchronizavimą, jei nebendrinote formos, „Power Automate“ yra patogesnė, jei pasidalijote „Microsoft Forms“ apklausa, o žmonės jau tai daro atsiliepiant.

Nors galite naudoti „Microsoft Forms“ asmeninėje paskyroje, norint rašyti dinaminį atsakymą į „Excel“, vis tiek reikia turėti „Microsoft Business“ paskyrą. Taip pat galbūt norėsite pamatyti, kaip „Google Forms“ palyginti su „Microsoft“, nes tai artimi konkurentai.