Jei daug žmonių dirba kartu prie bendro projekto skaičiuoklės, turėtumėte nustatyti tam tikrą darbo eigą arba proceso valdiklius, kad darbus atliktumėte lengvai. Taip neprarasite to, kas buvo padaryta ir ką reikia daryti toliau – tai padės visiems likti tame pačiame puslapyje.
Čia kalbame apie tuos esminius patarimus ir geriausią praktiką, kurių turėtumėte vadovautis bendradarbiaudami su kitais vartotojais naudodami „Excel“, „Google“ skaičiuokles ar panašias programas.
1. Dokumentuokite raktų pakeitimus ir atnaujinimus
Bendradarbiaujant kuriant skaičiuokles svarbu sekti, kas pasikeitė. Jei nebūsite atsargūs, galite perrašyti kažkieno darbą.
Pabandykite pridėti komentarų ar pastabų, kad įrašytumėte pakeitimus, pvz., elemento atnaujinimo priežastis, pakeitimus atliekančių redaktorių pavadinimus ir kodėl arba kaip jie tai padarė. Tai galite lengvai padaryti naudodami Pažymėkite pakeitimus funkcija bendroje darbaknygėje. Norėdami suaktyvinti šią funkciją, atlikite toliau nurodytus veiksmus.
- Eiti į Failas > Parinktys > Greitos prieigos įrankių juosta. Jei naudojate „macOS“, eikite į „Excel“ > „Nuostatos…“ > „Juosta ir įrankių juosta“ > „Greitos prieigos įrankių juosta“..
- Iš išskleidžiamųjų parinkčių pasirinkite Visos komandos.
- Pasirinkite Pažymėkite pakeitimus ir pasirinkite, ar norite pridėti greitosios prieigos įrankių juostą virš juostos, ar po ja. Spustelėkite Gerai.
- Baigę bakstelėkite išskleidžiamuosius filtrus Greitos prieigos įrankių juosta > Rodyti komandų etiketes. Galite tinkinti, kaip norite paryškinti pakeitimus skaičiuoklėje, pasirinkdami iš išskleidžiamojo meniu parinkčių.
Taip pat galite spalvomis koduoti elementus arba skirtukus bendrinamoje skaičiuoklėje, kad galėtumėte lengvai pamatyti pakeitimus iš karto.
2. Teisingai įveskite šaltinio duomenis
Nesunku padaryti klaidų įvedant neapdorotus duomenis į skaičiuokles. Problema ta, kad jei to nepadarysite teisingai, tai gali visiškai iškreipti jūsų rezultatus ir nukreipti jus neteisinga linkme.
Laimei, yra keletas greitų patarimų, kaip užtikrinti, kad į „Excel“ failus teisingai įvedėte šaltinį arba neapdorotus duomenis.
- Jūsų duomenys turi būti aiškūs ir tikslūs. Stenkitės vengti santrumpų, jei tai nėra absoliučiai būtina, ir įsitikinkite, kad skaičiuoklėje (-ėse) visi skaičių ir datos formatai yra aiškūs ir nuoseklūs.
- Kiekvieno stulpelio / eilutės viršuje būtinai įtraukite antraštę, kad kiti vartotojai galėtų geriau interpretuoti lenteles.
- Jei reikia, naudokite atitinkamas (ir teisingas) formules.
3. Naudokite skaičiuoklės valdiklius
Naudodami skaičiuoklės valdiklius galite sumažinti duomenų įvesties klaidų riziką. Štai keletas įrankių, kuriuos galite naudoti:
Duomenų patvirtinimas: Naudojant tokį įrankį kaip duomenų patvirtinimas leidžia rinkti įvestį iš kelių vartotojų tinkamu formatu. Tai taip pat užtikrina vienodą duomenų įvedimą ir apsaugo nuo netyčinių vartotojo klaidų. Jei įvedate duomenis, priklausančius žinomam reikšmių rinkiniui, pvz., „Taip“ arba „Ne“ arba „Neįmanoma nustatyti“, Galite sukurti išskleidžiamąjį sąrašą su šiomis parinktimis, kad kiti vartotojai galėtų pasirinkti iš iš anksto nustatyto sąrašo galimybės.
Lapo vaizdas: The Lapo peržiūros funkcija yra dar viena naudinga funkcija, leidžianti skaičiuoklių naudotojams kurti tinkintus savo darbaknygės rodinius ir nustatyti savo filtrus, kad peržiūrėtų informaciją, nepaveikdami kitų atliktų darbalapio pakeitimų vartotojų.
4. Naudokite lenteles ir diagramas
Pripažinkime: iš pradžių skaičiuoklės yra gana didelės, ypač jei nesate įpratę dirbti su dideliais duomenų kiekiais. Štai kodėl rekomenduojame naudoti lenteles, diagramas ar grafikus, kad galėtumėte intuityviai nustatyti duomenis.
Nors lentelės padeda tvarkyti ir rūšiuoti informaciją, diagramos arba grafiko naudojimas gali padėti vizualiai pateikti. Taip lengviau nubrėžti tendencijas arba rodyti skirtingų kintamųjų grupių palyginimus laikui bėgant, kad galėtumėte pastebėti svarbius ryšius ir tendencijas duomenų reikšmėse.
5. Paryškinkite svarbias vertybes naudodami spalvas ir formatavimą
Papildydami tekstą ir antraštes spalvų, galite tvarkyti duomenis lengviau skaitomu būdu.
Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį į konkrečius duomenų aspektus, neapsunkindami visos informacijos vienu metu. Taip pat galite naudoti tokius įrankius kaip sąlyginis formatavimas, kuri leidžia paryškinti konkrečias langelius pagal kriterijus, pvz., ar jie patenka į tam tikrą verčių diapazoną.
Funkcija „Fireze Panes“ ypač naudinga, jei slenkant per ilgą skaičiuoklę reikia sekti tam tikras sritis. Štai kaip tai galite padaryti:
- Pasirinkite aktyvią eilutę arba stulpelį.
- Eikite į Žiūrėti juostelės skirtuką ir pasirinkite Užšaldyti stiklai.
- Išskleidžiamajame meniu pasirinkite, ar norite fiksuoti stulpelius ar eilutes.
Naudodami hipersaito funkciją galite susieti tekstą su failais, tinklalapiais ar darbalapiais.
- Norėdami tai padaryti, skaičiuoklėje pasirinkite langelį su tekstu.
- Eikite į Įdėti skirtukas ant juostelės.
- Juostos dešinėje bakstelėkite Nuoroda ir kairiajame meniu pasirinkite parinktis. Galite pasirinkti susieti su vietinėje saugykloje esančiais failais, žiniatinklio nuoroda arba kitais šaltiniais.
Tai padeda jūsų komandos nariams lengvai rasti nuorodas arba šaltinio failus. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonės tinklalapyje pateikiami produktai ir paslaugos, galite lengvai sukurti hipersaitą langelyje, kuris nukreiptų komandos narius tiesiai į puslapį, kai jie jį spustelėja.
Dažnai gali būti sunku žinoti, ką jūsų kolegos dirba. Tačiau skaičiuoklių įrankiai, pvz., „Google“ skaičiuoklės, padeda keliems redaktoriams bendradarbiauti kurdami dokumentus realiuoju laiku. Pokalbio šoninę juostą galite atidaryti bakstelėję pokalbio piktogramos burbulą šalia aktyvių vartotojų sąrašo.
Tai patogi funkcija – galite aptarti visas problemas, su kuriomis susidūrėte dirbdami su bendrinamais failais. Tai taip pat leidžia greitai bendrauti tarpusavyje, jei jums reikia pagalbos ar pagalbos dėl kažko konkretaus jų dokumente.
9. Suteikite bendradarbiams redagavimo / peržiūros prieigą
Vienas iš pirmųjų žingsnių bendradarbiaujant kuriant bendras skaičiuokles yra užtikrinti, kad komandos nariai turėtų redagavimo / peržiūros (tik skaitymo) prieigą. Pirmiausia turėsite įsitikinti, kad įgalinote bendrinimą.
Antra, prireikus pridėkite bendradarbių prie atskirų darbaknygių ir suteikite jiems tik skaitymo arba redagavimo prieigą, jei norite. Įsitikinkite, kad visi turi prieigą prie suderinamų failo versijų, kad dirbdami nekiltų problemų su sinchronizavimu ar išsaugojimu.
Sumanesnis bendradarbiavimas naudojant lengvai skaitomas skaičiuokles
Galų gale, viskas priklauso nuo bendravimo. Kai dirbate prie bendro projekto su grupe žmonių, svarbu užtikrinti, kad jūsų komandos bendravimas vyktų kuo sklandžiau.
Šie aukščiau pateikti patarimai turėtų padėti padaryti jūsų skaičiuokles patogesnes ir lengviau skaitomas, kad dalytis informacija ir ją interpretuoti visada būtų lengva.
