Įprastas rankinio sutarčių valdymo būdas yra pasirašyti popieriaus lapą ir laikyti jį dokumentų spintoje. Rankinis procesas yra lėtas ir ne toks efektyvus stebint ir sekant nuotolinius darbuotojus.
Daugeliui įmonių nuotoliniam darbui tapus nauju „normalu“, niekada nebuvo taip svarbu užtikrinti, kad sutartys ir valdymo procesai vyktų sklandžiai.
Gerai tai, kad galite naudoti sutarčių valdymo programinę įrangą ir automatizuoti visą sutarties gyvavimo ciklą nuo sukūrimo iki derybų, pasirašymo ir atnaujinimo. Sutarčių valdymo programinė įranga turi daug privalumų. Štai šeši geriausi.
1. Pagerina privatumą ir saugumą
Vienas iš iššūkių, susijusių su sutarčių valdymu rankiniu būdu, yra tai, kad tai labai priklauso nuo popieriaus. Fizinių dokumentų problema yra ta, kad jie labiau linkę sugadinti ir prarasti. Nors dirbant nuotoliniu būdu kyla duomenų pažeidimų, nutekėjimo ir įsilaužimo rizika, sutarčių valdymo programinė įranga pašalina šią riziką, leisdama kurti atsargines visų dokumentų kopijas.
Sutarčių valdymo programinė įranga leidžia saugoti dokumentus debesyje, taip sumažinant tikimybę, kad jie pasimes ar sugadins. Programinė įranga taip pat apsaugo slaptą sutarties informaciją nuo neteisėtos prieigos. Valdymo įrankis apima sutartis ir susitarimus su skirtingais prieigos lygiais, todėl galite diktuoti, kas gali pasiekti, redaguoti ir bendrinti tam tikrus dokumentus.
Pavyzdžiui, sistemos administratoriai gali konfigūruoti leidimais pagrįstas taisykles, nuspręsdami, kas ką gali pasiekti informaciją, nesvarbu, ar jie fiziškai yra biure, ar dirba nuotoliniu būdu bet kurioje vietoje pasaulis. Be to, kai kurios programos apsaugo dokumentus naudodamos dviejų veiksnių autentifikavimas ir naujausias šifravimo technologijas.
2. Taupo laiką
Sutarčių tvarkymas rankiniu būdu yra lėtas ir daug laiko reikalaujantis procesas. Tai dažnai apima pokalbius akis į akį, popierinių kopijų pasirašymą, siuntimą pirmyn ir atgal, dokumentų nuskaitymą ir įkėlimą bendrinti. Be to, visą procesą turėsite pakartoti kiekvieną kartą, kai pakeisite sutartį.
Naudojant sutarčių valdymo programinę įrangą, norint sudaryti sutartis bet kurioje pasaulio vietoje, reikia mažai laukti. Programinė įranga kaip „Zapendo“ standartinė parinktis leidžia panaudoti savo el. parašą, kad sutaupytumėte sutarčių ir susitarimų valandas.
Kai kurioms įmonėms vėluojama sudarant sutartis. Tokiu atveju tam tikra programinė įranga naudoja iš anksto patvirtintus šablonus, kad būtų pradėtas projektas, taip pat standartizuotos sąlygos ir sąlygos konkretiems naudojimo atvejams.
Nuotoliniai darbuotojai, neturintys prieigos prie sutarties dokumentų, yra linkę prašyti atsakymų į klausimus, į kuriuos atsakyta sutartyje. Dėl to vidaus komandai gali būti sunku kontroliuoti savo darbo krūvį.
Sutarčių valdymo programinė įranga saugo visas sutarties versijas organizuotu formatu. Tokiu būdu nuotoliniai darbuotojai gali pasiekti naujausią versiją ir rasti atsakymus į savo klausimus. Daug laiko reikalaujantys procesai, kuriuos galima automatizuoti, apima pasirašymą, atnaujinimą ir neplaninius sutarčių valdymo veiksmus.
3. Supaprastina bendrinimą ir bendradarbiavimą
Įmonės, esančios nuotolinėje darbo aplinkoje, gali konsultuotis ir bendradarbiauti su komandos nariais, dirbančiais namuose arba keliaujant keliaudami.
Debesis pagrįsta sutarčių valdymo programinė įranga leidžia įgaliotiems vartotojams realiuoju laiku pasiekti jiems reikalingą informaciją. Tai leidžia prisijungti, sudaryti sutartį ir bendradarbiauti su kolegomis iš bet kurios pasaulio vietos.
Programinė įranga taip pat turi bendradarbiavimo ir komunikacijos įrankius, pvz., komentavimą ir dokumentų pokalbį, todėl lengva derėtis ir atnaujinti sąlygas realiuoju laiku. Šie įrankiai leidžia nuotolinėms komandoms įvesti duomenis ir padeda sukurti savarankišką darbo jėgą kontroliuojamoje aplinkoje.
4. Sumažina riziką ir pagerina atitiktį
Tokios problemos kaip nepatvirtintos sąlygos ir praleisti įsipareigojimai gali kelti pavojų organizacijai. Laimei, sutarčių valdymo programinė įranga gali padėti sumažinti riziką naudojant iš anksto patvirtintas sąlygas ir sutarčių audito įrankius.
Naudodama sutarčių valdymo programinę įrangą, valdymo komanda gali patikrinti kiekvienos sutarties rezultatus pateisins lūkesčius ir kad nuotoliniai darbuotojai laikytųsi sutarties su audito įrankiais.
Programinė įranga leidžia stebėti ir tikrinti kiekvieną sutarties etapą iš bet kurios vietos, todėl visi darbuotojai, įskaitant nuotolinius darbuotojus, yra atsakingi už savo veiksmus. Tai padeda pagerinti efektyvumą ir apsaugoti jūsų įmonę nuo reikalavimų nesilaikymo.
Įrankyje taip pat yra audito sekų, kurios leidžia vos keliais paspaudimais peržiūrėti visą sutarčių istoriją. Įgalioti vartotojai gali peržiūrėti, kuriame etape yra sutartis ir jos būseną (aktyvus, laukiamas, pasibaigęs ir pan.), taip pagerindami atskaitomybę ir atitiktį.
Taip pat galite naudoti programinę įrangą savo verslo santykių būklei analizuoti. Sutarčių valdymo programinė įranga apima ataskaitas, kurios padeda įvertinti trečiųjų šalių politikos ir taisyklių laikymosi lygį.
Geresnis darbuotojų bendravimas ir visos įmonės prieiga prie vidaus politikos sukuria įtraukimo jausmą ir leidžia geriau laikytis reikalavimų. Tai ypač pasakytina apie darbuotojus, kurie dirba namuose.
5. Automatizuoja įspėjimus apie pagrindines datas ir pristatymus
Dirbant su nuotolinėmis komandomis padidėja tikimybė praleisti terminus ir praleisti galimybes. Laimei, sutarčių valdymo programinė įranga gali užfiksuoti pagrindines sutarčių datas ir rezultatus bei išsiųsti pranešimus atsakingai šaliai.
Sutarčių valdymo programinė įranga yra viena geriausių įrankiai, skirti supaprastinti nuotolinio darbo procesus. Pavyzdžiui, galite sukonfigūruoti programinės įrangos pranešimų įrankį, kad įspėtų vadybininkus apie sutartis, kurios turėtų būti atšauktos arba atnaujintos, kad būtų apsaugoti jūsų finansiniai interesai.
Nuotoliniai darbuotojai gali būti informuoti ir pradėti dirbti su užduotimis anksti, todėl galėsite geriau valdyti projektus. Taip pat galite siųsti pranešimus visiems nuotoliniams darbuotojams apie politikos pakeitimus arba būtinybę peržiūrėti politiką.
Suaktyvinimo pranešimai yra esminė kontaktų valdymo programinės įrangos savybė ir gali jus įspėti, kai buvo pasirašyta svarbi sutarties dalis. Be to, kai kuri programinė įranga leidžia nustatyti automatinius pasikartojančius pavojaus signalus, kurie nenustatomi iš naujo, kol priskirta komanda neatlieka laukiamų veiksmų.
6. Centralizuoja duomenis, kad pagerintų matomumą
Dažna rankinio sutarčių valdymo problema yra netinkamos sutarties radimas. Naudodami sutarčių valdymo programinę įrangą, jums nereikia pasikliauti netvarkingomis spintelėmis, kurios apsunkina greitą svarbiausių dokumentų paiešką.
Debesis pagrįsta TVS išsprendžia problemas suteikdama paiešką, centrinę saugyklą. Centralizuotame dokumentų centre yra paieškos ir filtravimo įrankiai, užtikrinantys, kad komandos nariai, įskaitant nuotolinius darbuotojus, galėtų bet kada ir bet kur pasiekti svarbią informaciją.
Visų dokumentų saugojimas centralizuotoje virtualioje saugykloje padidina sutarties matomumą. Tai taip pat suteikia jums galimybę kontroliuoti prieigą prie sutarties dokumentų ir sukuria vieną tiesos šaltinį. Kai kurios įmonės leidžia komandos nariams peržiūrėti vykdomus įsipareigojimus, rezultatus, būsimus projektus ir atnaujinimo datas bei sutarties išlaidas.
Supaprastinkite procesus ir darbo eigas su sutarčių valdymo programine įranga
Sutarčių valdymas nuotoliniu būdu nėra viena spalvingiausių užduočių organizacijoje. Stebėti ir sekti nuotolinius darbuotojus yra dar sudėtingiau tvarkant sutartis rankiniu būdu.
Dėl rankinių ir popierinių metodų sutarčių valdymo procesas tampa lėtesnis ir mažiau efektyvus. Tačiau su patikima sutarčių valdymo programine įranga įmonės gali lengvai tvarkyti sutartis, net dirbdamos su nuotolinėmis komandomis.