Nors produktyvumo programos sukurtos tam, kad galėtumėte dirbti efektyviau, kartais atrodo, kad jos veikia priešingai. Taip yra todėl, kad vienas dalykas yra turėti išskirtinius produktyvumo įrankius. Bet kitas dalykas yra naudoti juos taip, kad būtumėte produktyvesni.
Viskas priklauso nuo to, kaip jūs juos naudojate. Šiame straipsnyje pateikiami patarimai, padėsiantys maksimaliai padidinti produktyvumo įrankius.
Pirmas žingsnis siekiant efektyvesnio produktyvumo įrankių naudojimo yra suvokimas, kad jie negali daug nuveikti savarankiškai. Nors beveik kiekviena produktyvumo programa rinkoje žada „palengvinti“ jūsų gyvenimą, tiesa ta, kad jos gali padaryti tik tiek. Kai kurie iš jų gali pasigirti unikaliomis funkcijomis ir galimybėmis, kurios gali padėti padaryti daugiau per trumpesnį laiką, bet galiausiai tai tik įgalintojai.
Norėdami maksimaliai padidinti savo produktyvumo įrankių naudą, turite aiškiai nustatyti savo tikslus ir uždavinius bei turėti įgūdžių ir sistemų jiems palaikyti. Tai panašu į fotografą, turintį geriausią ir daugiausiai funkcijų turintį fotoaparatą, bet vis tiek negalintį padaryti puikių nuotraukų. Žinodami tai ir sumažindami savo lūkesčius, ką jūsų produktyvumo įrankiai gali padėti pasiekti, yra puikus atspirties taškas.
Norint efektyviai juos naudoti, reikia sistemų ir procesų, kurie palaiko jūsų produktyvumo įrankius. Tai yra produktyvumo ramsčiai, laikantys viską kartu ir leidžia išnaudoti visas savo programų galimybes. Be jų nuolat vaikysite naujausią produktyvumo programą, žadančią pasauliui, bet niekada niekur nepasieksite.
Pavyzdžiui, užsirašyti visas užduotis darbų sąrašo programoje yra beprasmiška, jei neturite sistemos joms atlikti. Viena iš priežasčių yra ta, kad kiekviena užduotis turi skirtingą skubos ir svarbos lygį, o kiekvieną dieną turite tik ribotą laiko ir energijos kiekį. Taigi, šiuo atveju jums reikės a prioritetų nustatymo sistema, tokia kaip Eizenhauerio matrica, padėti išsiaiškinti, kurias užduotis atlikti pirmiausia, ir užtikrinti, kad darote pažangą atliekant svarbiausius dalykus.
Kitais atvejais gali prireikti sistemos, kuri padėtų išlaikyti dėmesį ir apriboti blaškymąsi ar konteksto perjungimą. Užduočių paketas yra tinkama produktyvumo sistema kurie gali padėti šiuo klausimu. Tai apima panašių užduočių grupavimą ir jų darbą vieną po kito, kad būtų kuo mažiau blaškančių ir maksimaliai sutelktumėte dėmesį.
Apskritai, tikslas yra rasti arba nustatyti sistemas, kurios palaikytų jūsų produktyvumo įrankius ir padėtų pasiekti norimų rezultatų.
Dėl daugybės produktyvumo įrankių, kuriuos galite rasti po ranka, tai gali būti sudėtinga pasirinkti tinkamą darbui arba norint vienu metu naudoti kelias parinktis tam pačiam darbui užduotis. Tačiau dažniausiai įvairių produktyvumo įrankių naudojimas tam pačiam dalykui gali sukelti painiavą ir iš tikrųjų sumažinti jūsų produktyvumą. Taigi labai svarbu atidžiai pasirinkti tinkamą produktyvumo įrankį, kuris geriausiai tiktų pagal jūsų poreikius, tikslus ir aplinkybes.
Norėdami tai padaryti, pirmiausia įvertinkite savo poreikius ir konkrečią užduotį, kurią bandote atlikti. Tada tyrinėkite, palyginkite įvairias parinktis ir išbandykite jas (jei įmanoma), kad sužinotumėte, kuri iš jų jums labiausiai tinka. Gali tekti eksperimentuoti su keliais įrankiais, kol rasite tobulai tinkantį, bet galiausiai tai bus verta.
Suradę tinkamą įrankį, venkite pagundos nuolat ieškoti naujausios programėlės su ryškiomis naujomis funkcijomis. Yra tikimybė, kad jums nereikės pridėti daugiau produktyvumo įrankių, skirtų tai pačiai užduočiai atlikti, nes tas, kurį jau turite, atitinka visus jūsų poreikius. Taigi, galite laikytis dabartinių įrankių ir sutelkti dėmesį į efektyvesnį jų naudojimą.
Dabar turite išmokti savo dabartinio produktyvumo įrankių rinkinio subtilybes. Tai būtina, jei norite gauti kuo daugiau naudos iš jų ir pasiekti norimų rezultatų. Be to, kadangi jų pagrindinis tikslas yra sutaupyti laiko, žinodami kiekvieną įrankių kampelį ir įtrūkimą, galėsite juos naudoti efektyviau ir nuveikti daugiau per trumpesnį laiką.
Pavyzdžiui, jei esate a Vangus vartotojas, išmokęs pažangiausių funkcijų, palengvins jūsų darbo eigą, sutaupyti laiko ir efektyvinti bendravimą su komanda. Be to, taip pat galite patobulinti savo „Slack“ darbo sritį pridėdami tam tikrų integracijų.
Tas pats pasakytina apie „Gmail“ vartotojus. Mokytis tai daugiausia naudingi spartieji klavišai padės greičiau peržiūrėti gautuosius ir sutaupysite laiko kitoms esminėms užduotims atlikti. Apskritai, skiriant laiko išmokti efektyviau naudoti įrankius, ilgainiui atsipirks, nes padidės jūsų produktyvumas.
Jau nustatėme, kad daugeliu atvejų tai pačiai užduočiai atlikti nereikės kelių programų. Tačiau įprastoje darbo vietoje jums reikės skirtingų komunikacijos, užduočių valdymo, debesų saugyklos ir kt. sprendimų. Tai reiškia, kad sugaišite brangų laiką nuolat perjungdami programas ir rizikuosite prarasti svarbią informaciją.
Norėdami to išvengti, turite integruoti savo produktyvumo įrankius, kad jie veiktų sklandžiai. Laimei, populiariausi produktyvumo įrankiai siūlo integraciją su daugybe programų, todėl galite lengvai sujungti tas, kurias naudojate, ir supaprastinti darbo eigą. Taip pat galite naudoti „Zapier“ integracija, skirta automatizuoti užduočių valdymo darbo eigą.
Arba, ieškodami savo poreikiams tinkamų įrankių, galite pasirinkti darbo vietos rinkinį, kuriame yra viskas, ko jums reikia vienoje vietoje. Pavyzdžiui, „Notion“ yra „viskas viename“ darbo sritis, kurioje derinamos kelios funkcijos, įskaitant užduočių valdymą, užrašų darymą ir bendradarbiavimą su dokumentais toje pačioje platformoje.
6. Tinkinkite savo pranešimus
Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas, turite atidžiai tvarkyti pranešimus, kad neblaškytumėte dėmesio ir sutelktumėte dėmesį į savo darbą. Pagal numatytuosius nustatymus dauguma programų yra nustatytos siųsti pranešimus apie viską, o tai gali greitai apsunkinti ir apsunkinti susikaupimą.
Pirmiausia nustatykite, kokie pranešimai jums yra būtini ir kaip dažnai norite juos gauti. Tada galite pereiti į programos nustatymus ir tiksliai sureguliuoti pranešimų nuostatas, kad jos atitiktų jūsų poreikius. Kitais atvejais, kai dirbate varginančią užduotį, kuriai reikia didelio dėmesio, galite išjungti visus pranešimus, kad išliktumėte susikaupę.
Produktyvumo įrankiai gali padėti pasiekti daugiau per trumpesnį laiką, tačiau tik tuo atveju, jei juos naudosite tinkamai. Turint tiek daug galimybių rinkoje, nesunku pakliūti į blizgančios naujos programos sindromą ir pamiršti savo poreikius bei tikslus.
Svarbiausia yra strategiškai vertinti savo produktyvumo įrankių rinkinį ir naudoti tik tuos įrankius, kurie atitinka jūsų konkrečius poreikius. Patarimai, kuriais pasidalinome aukščiau, padės jums tai padaryti ir pakelti jūsų produktyvumą į kitą lygį.