Momentiniai pranešimai nuotolinėse darbo vietose yra taip integruoti į bendravimo audinį, kad dažnai sunku prisiminti, koks būtų gyvenimas be jo. Tokie įrankiai kaip „Slack“ tapo numatytosiomis komunikacijos platformomis, kurios palaiko bendradarbiavimą ir komandos produktyvumą šiandieninėje nuotolinėje darbo aplinkoje.
Tačiau, nors tai gali būti patogu, vis tiek turite laikytis geriausios praktikos, kad nesutriktumėte darbo eigos. Šiame straipsnyje bus aptartos kai kurios esminės momentinių pranešimų siuntimo taisyklės, užtikrinančios efektyvų bendravimą nuotolinėje darbo vietoje.
1. Apibrėžkite lūkesčius
Momentiniai pranešimai paprastai leidžia siųsti pranešimus žmonėms realiuoju laiku, tikintis greito atsakymo. Nors kartais tai yra tinkama ir netgi būtina, tai taip pat gali būti reikšmingas blaškymosi šaltinis.
Taip yra todėl, kad savo momentinių pranešimų įrankį galite naudoti įvairiems tikslams, pvz., virtualaus vandens aušintuvo veiklai, pranešimams, failų bendrinimui ar greitų klausimų uždavimui. Visa tai gali greitai išeiti iš rankų, jei žmonės visą dieną trukdys vieni kitiems su prašymais ar pranešimais.
Štai kodėl labai svarbu užtikrinti, kad turite politiką, kuri padėtų valdyti lūkesčius naudojant momentinių pranešimų įrankį. Pavyzdžiui, galite sukurti vandens aušintuvo kanalus (grupes), kad pokalbiai nepatektų į kitus su darbu susijusius kanalus. Galite paskatinti nutolusius kolegas nustatyti savo būsenas, kad būtų nurodyta, ar jie yra pasiekiami, ir iš anksto pranešti apie jų užklausų skubumą.
Tikėtina, kad tai bus nuolatinis procesas, kurį turėsite peržiūrėti, kai jūsų komanda ir įmonė augs. Svarbiausia yra turėti sistemą, kaip vidinį wiki, kad ji būtų pristatyta esamiems darbuotojams ir pristatyti jį naujiems darbuotojams.
2. Redaguoti prieš siunčiant
Tiesioginis momentinių pranešimų pobūdis ir tai, kad esate įpratę naudoti santrumpas, akronimus ir jaustukus siųsdami žinutes draugai ir šeimos nariai gali priversti jus nepastebėti nesusipratimų ir profesionalumo svarbos darbo vietoje komunikacijos.
Kadangi jau susikūrėte įprotį skaityti ir redaguoti el. laiškus prieš juos siųsdami, taip pat turėtumėte skirti laiko tą patį padaryti su momentiniais pranešimais. Prieš paspausdami siųsti, peržiūrėkite savo gramatiką, rašybą ir toną. Atminkite, kad jūsų pranešimas gali sutrikdyti jūsų kolegos darbo eigą, todėl įsitikinkite, kad jis yra aiškus ir glaustas. Jūs nenorite, kad jie praleistų daugiau laiko, kad išsiaiškintų, ką turėjote omenyje.
Vis dėlto savo darbo vietos komunikacijose venkite per daug vartoti santrumpas ar akronimus. Jei turite juos naudoti, naudokite tuos, kurie yra gerai žinomi ir susiję su jūsų pramone.
3. Būkite atidūs laiko juostoms
Tikriausiai turite nuotolinių kolegų, dirbančių įvairiose pasaulio vietose ir laiko juostose, o tai reiškia, kad jūsų darbo valandos nesutampa. Taigi, prieš siųsdami tiesioginę žinutę, pravartu atsižvelgti į komandos draugų laiko juostas.
Taip yra todėl, kad momentinių pranešimų siuntimas sukuria skubos jausmą, o tai gali daryti spaudimą nutolusiems kolegoms reaguoti per savo asmeninį laiką, propaguoti visada veikiančią kultūrą, kuri gali greitai sukelti perdegimas. Be to, ping ir pranešimai gali atitraukti jų dėmesį darbo valandomis.
Sakė, kad produktyviai dirbkite su nuotolinėmis komandomis keliose laiko juostose, turite būti atidesni, kai siunčiate žinutes. Norėdami tai pasiekti, galite atsispirti potraukiui siųsti momentines žinutes, nebent jos būtų skubios, iš anksto suplanuokite savo Slack pranešimus, ir panaudoti asinchroninį ryšį, kad netrukdytų kolegoms.
4. Apsvarstykite kitas alternatyvas
Momentiniai pranešimai puikiai tinka greitiems ir trumpiems pokalbiams, tačiau nepavyksta, kai reikia nuodugnesnių pokalbių. Taigi, jei pastebėjote, kad vyksta platūs mainai pirmyn ir atgal arba sunku ką nors paaiškinti, gali būti laikas nutraukti pranešimų siuntimą ir pereiti prie kito bendravimo būdo.
Atsižvelgiant į pokalbio kontekstą ir pobūdį, galbūt norėsite apsvarstyti alternatyvas, pvz., garso ar vaizdo konferencijas, nes tai leidžia geriau perteikti pranešimą. Arba, jei nesate pasiekiami vienu metu, galite naudoti tokias komunikacijos priemones kaip Pasukti arba asinchroninio vaizdo sprendimai Kaip Voodle įrašyti ir išsiųsti savo pranešimą nesitikėdama greito atsakymo.
El. paštas taip pat gali būti geresnis pasirinkimas konkretiems pokalbiams, nes jame pateikiamas rašytinis įrašas, kurį galėsite peržiūrėti vėliau. Be to, jūsų kolegos gali perskaityti jūsų pranešimą ir į jį atsakyti jiems tinkamu laiku.
5. Venkite nesuderintų pranešimų
Atsižvelgiant į tai, kad kiekvienas jūsų siunčiamas pranešimas atitinka naują pranešimą ir gali atitraukti dėmesį, neturėtumėte siųsti nesusijusių pranešimų, kad apribotumėte kolegų pranešimų skaičių gauti.
Vietoj to išsiųskite konsoliduotą pranešimą, kuriame yra visa informacija, kurios jums reikia norint susisiekti. Tokiu būdu jūsų kolegos gali greitai nuskaityti pranešimą ir nebus pertraukiami kelis kartus. Pavyzdžiui, galite naudoti šį formatą:
Sveiki, ieškau informacijos apie XYZ projektą. Ar turite kokių nors atnaujinimų? Dėkoju.
Užuot atskirus kiekvieną informaciją į atskirą pranešimą.
6. Sumažinkite pokalbį iki minimumo
Vandens aušintuvo pokalbiai turi savo vietą atokiose darbo vietose. Tiesą sakant, jie gali padėti užmegzti santykius ir skatinti darbuotojų priklausymo jausmą.
Tačiau turėtų būti konkrečius kanalus atsitiktiniams pokalbiams ir bendravimą, kad netrukdytumėte kolegoms, kai bandote susitelkti į savo darbą. Tokiu būdu jie gali pasirinkti prisijungti prie pokalbio tada, kai nori, ir nesijaučia, kad turi atsakyti iš karto.
Taigi, siųsdami tiesioginius pranešimus nutolusiems kolegoms, ypač darbo valandomis, stenkitės kuo mažiau kalbėti, kad gerbtumėte jų laiką ir dėmesį.
7. Patvirtinkite pranešimų gavimą
Kai gaunate pranešimą, gera praktika yra pranešti siuntėjui, kad matėte jo pranešimą, net jei negalite iš karto atsakyti. Tokiu būdu jie nesijaus taip, lyg jūs juos ignoruojate, o laukdami atsakymo galės susikoncentruoti į kitas užduotis. Be to, tai apsaugo jus nuo potencialiai trukdančių tolesnių pranešimų.
Jei esate užsiėmę, kai gaunate pranešimą, į kurį reikia atsakyti, galite pasakyti siuntėjui kažką panašaus į: „Ačiū, kad pranešėte. Aš grįšiu pas tave." Jei į pranešimą atsakyti nereikia, galite įvesti „Ačiū“ arba reaguoti naudodami jaustuką.
Pasinaudokite šiais patarimais, kaip produktyviau bendrauti darbe
Bet kuriai nuotolinei komandai labai svarbu dėti pastangas kuriant geresnius bendravimo įpročius. Pirmiau pateiktų patarimų laikymasis gali paskatinti produktyvesnį ir efektyvesnį bendradarbiavimą su kolegomis, neatsižvelgiant į vietą.
