Bendradarbiavimas su kolegomis turėtų būti paprastas, nes yra daugybė būdų juos pasiekti. Tačiau kartais kelių komunikacijos priemonių naudojimas gali tapti neįveikiamas, o naudojant netinkamas priemones gali trukdyti pokalbiui.
Taigi, kada efektyviausia rašyti el. laišką, siųsti žinutę ar naudoti projektų valdymo programinę įrangą? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kuri komunikacijos priemonė idealiai tinka jūsų diskusijai.
Kada siųsti el. laišką
Jei turite daug informacijos, kurią norite apibendrinti, ir išsamios informacijos, kurią norite įtraukti į savo pranešimą, el. laiško siuntimas yra idealus pasirinkimas. Tai taip pat geriausias užklausų kelias.
Kadangi pokalbis el. paštu paprastai vyksta lėčiau nei pokalbis per susirašinėjimo programą, tai suteikia gavėjui daugiau laiko apsvarstyti informaciją. Jie gali prisėsti prie jo, jei reikia, ir pateikti apgalvotą atsakymą, kai bus pasiruošę.
Nors įprasta manyti, kad jūsų bendradarbiai neįvertins ilgų el. laiškų, tokių yra daug būdų, kaip formatuoti ilgus el. laiškus
kad svarbi informacija išsiskirtų. Jokiu būdu nenorite rašyti romano, tačiau el. paštas leidžia pateikti visą informaciją iš karto, tokioje terpėje, kuri atrodo ne tokia svarbi.Tiesiog pagalvokite apie savo pageidavimus. Ar norėtumėte gauti vieną ilgą, bet tikslų el. laišką, kurį, jūsų manymu, turite laiko apsvarstyti, ar gauti ilgą „Slack“ pranešimą, kai bandote sutelkti dėmesį į kitus projektus?
El. laiškus galima ne tik skubėti, bet ir greičiau rasti ir vėliau peržiūrėti, juos lengva persiųsti kam nors kitam, taip pat lengva įtraukti kitus ne savo darbo vietoje. Tai taip pat suteikia jūsų pranešimui daugiau formalumo, palyginti su „Slack“ ar panašia programa. Kai kurios situacijos, kai el. paštas yra idealus, yra šios:
- Renginio, ataskaitos, projekto ar atsiliepimo apibendrinimas.
- Pateikti užklausimą.
- Siunčia ką nors formalaus.
- Įskaitant asmenį iš ne jūsų darbo vietos.
- Viskas, kas ilga ar svarbu, ypač jei gavėjui reikės į tai kreiptis vėliau.
Kada siųsti žinutę
Susirašinėjimo įrankiai, tokie kaip „Slack“, greičiausiai gaus greitesnį atsakymą nei el. Tai puiki vieta užduoti paprastus klausimus, greitai susisiekti su bendradarbiais ir dalytis idėjomis.
Nors kartais jums reikia greitų atsakymų, svarbu nepamiršti, kad jūsų klausimai turi būti paprasti. Dėl greitų atsakymų, būdingų programai, gavėjai gali lengvai nepastebėti informacijos ar visų pranešimų, ypač triukšmingame kanale ar darbo vietoje.
Dėl to pokalbiai gali trukti ilgiau nei būtina arba svarbūs naujiniai gali likti nepastebėti, ypač jei kanalas yra toks užimtas, kad jūsų bendradarbiai jį nutildė.
Paminėjimų naudojimas Slack gali šiek tiek padėti nukreipti pokalbius grupėse ar kanaluose, tačiau geriausia, kad pranešimai būtų trumpi ir tikslūs. Jei negalite, o „Slack“ yra mėgstamiausia jūsų komandos vieta, pabandykite apibendrinti naudodami ženklelius. Taip pat siųsdami žinutę turėtumėte pagalvoti, ar turite laiko pokalbiui. Jūsų bendradarbis gali greitai susisiekti, ieškoti paaiškinimų arba užduoti savo klausimus.
Jei kada nors pokalbis „Slack“ užsitęs, nes viskas neaišku, gali būti greičiau paskambinti bendradarbiui telefonu arba „Slack“ tik balso pokalbio įrankis paaiškinti. „Slack“ tikrai nėra vienintelis galimas pranešimų siuntimo įrankis, bet jei norite, kad viskas būtų supaprastinta, geriausia pasirinkti vieną programą, kurią naudos visi jūsų organizacijos nariai.
Be to, jei norite, kad viskas būtų profesionalu, nenaudokite asmeninių programų, pvz., „Facebook Messenger“ ar tekstinių pranešimų. Kai kurios situacijos, kai susirašinėjimo programa yra ideali:
- Greitų klausimų uždavimas.
- Dalintis idėjomis ir bendradarbiauti.
- Siunčiami greiti atnaujinimai.
- Skelbkite skelbimus tinkamu kanalu.
Kada naudoti projektų valdymo programinę įrangą
Kartais idealu naudoti komunikacijos įrankius projektų valdymo programinėje įrangoje, pvz., ClickUp. Didžiausias privalumas to darant yra tai, kad jūs ir jūsų bendradarbiai praleis mažiau laiko bendraudami, taip pat ieškodami informacijos jūsų gautuosiuose, pranešimuose ir bet kur kitur, apie ką diskutuojate dirbti.
Naudodami „ClickUp“ galite vienoje vietoje laikyti viską, kas yra susijusi su užduotimi ar projektu.
„ClickUp“ užduočių kortelės komentarų skiltyje galite siųsti klausimus ar paaiškinimus savo kolegoms. Čia galite pažymėti kitus, priskirti komentarus ir pridėti patvirtinamuosius dokumentus.
Taip pat galite bendrinti užduotį ar projektą, užpildydami reikiamą informaciją ir paskirdami ką nors kitą pačiam projektui arba kaip stebėtoją. Tiesiog būtinai naudokite aprašo skiltį, kad pridėtumėte daugiau informacijos – panašiai kaip el.
Be to, galite „ClickUp“ sukurkite projekto užklausų lentą kaip būdas jums ir jūsų komandai greitai priskirti vienas kitam užduotis ir paprašyti pagalbos. Kai kurios situacijos, kai bendravimas su projektų valdymo programine įranga yra idealus:
- Norėdami užduoti su projektu susijusį klausimą.
- Norėdami pasidalinti su projektu susijusiu komentaru, idėja ar pasiūlymu.
- Turite užduotį, kurią turite perduoti kitam asmeniui.
- Turite patvirtinamuosius dokumentus, kurie padės įgyvendinti projektą.
Kiti veiksmingo bendravimo patarimai
Nesvarbu, kurią terpę pasirinksite, čia yra daugiau patarimų, padėsiančių efektyviai bendrauti:
- Išsiųskite viską iš karto-Jei turite naujienų, atsiliepimų, atnaujinimų ar tikrai ką nors pasakyti, siųskite viską iš karto, o ne po truputį. Laikydami viską kartu, galite apriboti pranešimų skaičių ir blaškymąsi ar laukimą, kuris atsiranda po to, kai kas nors praneša „labas“.
- Naudokite temų eilutes ir kanalus– ne tik tinkamų temų eilutės ir kanalai padės gauti atsakymus, kurių ieškote, bet jūs ir jūsų bendradarbiai taip pat galėsite rasti informaciją vėliau.
- Laikykitės vieno metodo- jei gaunate el. laišką, atsakykite el. Jei tai pranešimas, atsakykite naudodami tą pačią programą. Būdami nuoseklūs, pokalbiai bus pasiekiami ir sutvarkyti.
Supaprastinkite bendravimą ir padidinkite produktyvumą
Nors po ranka tiek daug bendravimo įrankių, kalbėtis su kolegomis patogu, kartais naudojant netinkamą priemonę gali tapti kliūtimi. Jei turite daug ką pasakyti, el. paštas yra geriausias pasirinkimas. Jei norite būti greiti ir konkretūs, pasinaudokite pasiuntiniu, pvz., „Slack“.
Galiausiai, jei jūsų mintis ar idėja yra susijusi su užduotimi, padarykite sau ir savo kolegoms paslaugą, pasidalydami ja savo projektų valdymo programinėje įrangoje pagal atitinkamą užduotį. Vesdami pokalbį taip pat turėtumėte pagalvoti, kaip jūs ir jūsų bendradarbiai jį vėliau rasite, jei reikės.
