Valdymas paskirstytoje komandoje gali būti sudėtingas. Kaip užtikrinti bendradarbiavimą, kai komandos nariai yra skirtingose laiko juostose? Ir ar visi turi išteklių, reikalingų produktyviai dirbti ir pasiekti jūsų komandos tikslus?
Nors valdant nuotolinę darbo jėgą reikia daug galvoti, daugelis iššūkių gali būti palengvinti, kai naudojate monday.com projektų valdymo sistemą, kad palaikytumėte ryšį. Tačiau kadangi tai platforma su daugybe galimybių, ji padeda žinoti keletą geriausių praktikų, todėl jūsų nuotolinė komanda klestės, kad ir kur būtų. Čia yra aštuoni geriausi.
1. Jūsų komandos tvarkaraščio tvarkymas
Nuotoliniai darbuotojai gali dirbti įvairiose laiko juostose, todėl sunku sekti, kas ir kokiu laiku yra prisijungę. Net ir dirbantiems vietoje, nuotolinio darbo grožis reiškia, kad jūsų komandos nariai gali norėti prisijungti, kai jaučiasi produktyviausi. Kai kurios gali būti naktinės pelėdos, o kitos gali anksti keltis ir pradėti dirbti prieš patekant saulei.
Užuot pasikliavę laiko juostų skaičiuotuvais ar bandydami savo galvoje sekti visų tvarkaraščius, naudokite
pirmadienis kad visa tai būtų nespalvota. Naudokite savaitės tvarkaraščio atnaujinimo skiltį, kad pastebėtumėte neatvykimus arba prašytumėte pakeisti pamainą.2. Naudokite įmonės katalogą
Priklausomai nuo jūsų organizacijos dydžio, įvairiose vietose gali dirbti šimtai ar net tūkstančiai darbuotojų. Sukurkite įmonės katalogą, kad visi galėtumėte susisiekti ir bendradarbiauti monday.com.
Pridėsite komandos narius pagal jų vaidmenį, tada pridėsite stulpelį, kuriame bus rodoma jų profilio nuotrauka, kontaktinė informacija ir vietinė laiko juosta. Dar geriau, norėdami pamatyti jų pasaulinę vietą, spustelėkite žemėlapio rodinį.
3. Susitikimų organizavimas
Nuotoliniai vaizdo susitikimai gali būti labai svarbu komandoms pasivyti, tačiau gali būti sudėtinga juos koordinuoti, kai komandos nariai yra skirtingose laiko juostose. Taip pat svarbu, kad ši tiesioginė sąveika netrukdytų produktyvumui.
Naudokite monday.com, kad sukurtumėte susitikimo lentą su eilučių elementais, kad apibūdintumėte susitikimo temą. Kad viskas vyktų sklandžiai, iš anksto įkelkite susitikimo darbotvarkę ir priskirkite veiksmus konkretiems komandos nariams. Taip visi žino, ką reikia aptarti, ir gali iš anksto pasiruošti savo žodžius bei dokumentus.
Pasibaigus susitikimui pridėkite svarbiausių susitikimo momentų santrauką, kad visi sužinotų apie tai, kas buvo aptarta, įskaitant veiksmų punktus, jei reikia. O jei kas nors negalėjo to padaryti? Monday.com integruojasi su Padidinti, kad galėtumėte pridėti susitikimo įrašą, kad jūsų komanda galėtų suspėti vėliau.
4. Komandos išteklių bibliotekos nustatymas
Nuotoliniams darbuotojams reikia prieigos prie bendrų išteklių, pvz., įmonės prekės ženklo kūrimo gairių, šablonų ir darbuotojų įdarbinimo dokumentų. Tačiau el. laiškų aplankų ieškojimas bendrame diske arba aplankuose, norint rasti tinkamą dokumentą, gali užtrukti.
Vietoj to, Monday.com sukurkite išteklių biblioteką ir pridėkite visus atitinkamus failus ir nuorodas vienoje centrinėje vietoje. Taip pat prie kiekvieno dokumento galite pridėti komentarų, kad komandos nariai galėtų užduoti klausimus ar pateikti atsiliepimų, neieškodami tinkamo asmens, su kuriuo būtų galima susisiekti.
5. Stebėkite komandos tikslus
Skaidrumo palaikymas yra raktas į sėkmingą nuotolinę komandą. Kai visi mato, kaip komandai sekasi ir ką dar reikia nuveikti, jie gali išlikti susikaupę ir motyvuoti.
Naudokite monday.com tikslų stebėjimo funkciją, kad nustatytumėte savo komandos tikslus ir pagrindinius rezultatus (OKR). Naudokite tokius valdiklius kaip akumuliatoriaus ekranas arba diagramos, kad visi matytų, kaip arti esate pasiekę taikinius.
6. Automatikos naudojimas
Monday.com siūlo daugybę funkcijų, leidžiančių automatizuoti užduotis ir palaikyti ryšį su komanda, net kai nesate biure. Automatika leidžia lengvai padidinti efektyvumą netrikdant darbo eigos. Juos galima nustatyti taip, kad būtų galima siųsti priminimus, atnaujinti būsenas ir priskirti užduotis.
Pavyzdžiui, galite sukurti automatizavimą, kuris siunčia pranešimą komandos nariui, kai jam paskiriama užduotis. Arba galite nustatyti automatizavimą, kad būtų atnaujinta užduoties būsena, kai kas nors ją komentuoja. Išnaudokite visas platformos galimybes tinkinti automatizavimą, kad galėtumėte atlikti tokius veiksmus kaip perkelti elementus į atskirą darbo eigą arba suaktyvinti specialų įspėjimą jūsų komandai tik vienu spustelėkite.
Norėdami nustatyti monday.com automatizavimą, pasirinkite aktyviklį, pvz., būsenos pakeitimą arba asmenį, priskiriamą elementui. Jūsų aktyvikliams reikės jiems priskirtos sąlygos, tada pasirinksite veiksmo tašką, pvz., pranešti „Slack“ kanalui arba išsiųsti el. laišką.
7. Komandos šablonų naudojimas
Supaprastinkite savo komandos narių darbą kurdami komandų šablonų seriją užduočių, kurias jie reguliariai atlieka, seriją. Pavyzdžiui, jei jūsų komanda rengia savaitinius būsenos susitikimus, galite sukurti susitikimo šabloną su darbotvarke ir susitikimo formatu. Tokiu būdu komandos nariai gali tiesiog užpildyti atitinkamą informaciją kiekvieną savaitę, nepradėdami nuo nulio.
Taip pat galite kurti šablonus, skirtus įtraukti naujus komandos narius, projektų planus ir rinkodaros kampanijas.
8. Greitos paieškos funkcijos
Produktyvumas yra viskas dirbant nuotoliniu būdu. Nesunku apsikrauti dėl pačių komunikacijos ir bendradarbiavimo įrankių, skirtų supaprastinti mūsų vaidmenis. Norėdami kasdien sutaupyti daug laiko, įpraskite naudoti šias funkcijas:
- Greita paieška: naudoti CTRL/CMD + K Norėdami pasiekti greitąją paiešką ir iš karto pasinerti į neseniai naudotas lentas.
- Partijos pasirinkimas: iš čia paimkite kelis elementus naudodami partijos pasirinkimo funkciją savo lentoje. Spustelėkite bet kurio elemento kairėje esantį veiksmų laukelį, tada palaikykite SHIFT norėdami spustelėti kitą langelį ant atskiro elemento.
Pasinaudoję pirmadienio funkcijomis, tokiomis kaip šablonai, automatizavimas ir greita paieška, galite supaprastinti savo komandos darbo eigą ir padidinti produktyvumą.
Jei nesate parduodami pirmadienį, verta pažvelgti į kitus projektų valdymo įrankius, tokius kaip „Asana“ ir „Trello“. Svarbiausia rasti įrankį, kuris tinka jums ir jūsų komandai. Turėdami tinkamą sistemą, galite sėkmingai valdyti nuotolinę komandą, nesvarbu, kurioje pasaulio vietoje ji yra.
