Kaip sumažinti susitikimų darbo vietoje skaičių naudojant „Tango“ darbo eigos dokumentaciją

Ar susitikimai realiuoju laiku praryja jūsų dieną? Šios sąveikos gali be reikalo užimti jūsų tvarkaraštį, kai dirbate nuotoliniu būdu. Žinoma, kai kurie susitikimai yra vertingi, ir mes niekada nesiginčytume kitaip.

Bet jei kada nors pasiekėte vaizdo skambučio pabaigą ir laikėte tai laiko švaistymu arba dar blogiau, jei būtumėte užsirašę daugiau pastabų, jums bus malonu išgirsti, kad yra alternatyva: „Tango“ darbo eigos dokumentacija įrankis.

Kaip susitikimai realiuoju laiku mažina produktyvumą?

Vaizdo konferencijų įrankiai tapo įprasta nuotolinio darbo kultūrose. Programinė įranga, pvz., „Zoom“, „Microsoft Teams“ ir „Google Meet“, buvo neatsiejama paskirstytų komandų ryšio ir įsitraukimo dalis. Bet ar jie dirba? Tyrimai rodo kitaip.

Studijos darbo vietoje“,Interneto kameros apklausa: išsekęs ar įsitraukęs?“, apžvelgė neigiamą vaizdo konferencijų programinės įrangos naudojimo poveikį. 49% JAV darbo jėgos arba 32 milijonai žmonių jautė Mastelio perdegimas dėl dažnesnių susitikimų ir spaudimo naudoti savo internetinę kamerą.

Grįžti į darbą po vaizdo skambučio taip pat nėra paprasta. Fortūna praneša, kad fokusuoti reikia per 25 minutes, kai susitikimas suskaido jūsų darbo eigą.

Ir a Stanfordo studija atskleidžia, kad trečdalis darbuotojų neturi minimalaus etalono – 90 % interneto ryšio, reikalingo norint dalyvauti virtualiuose susitikimuose. Tai gali sukelti stresą darbuotojams, kurie negali veiksmingai bendradarbiauti su savo komandos draugais.

Kaip darbo eigos dokumentacija sumažina vaizdo susitikimų spaudimą?

Galbūt galvojate: „Jei tik būtų kitas būdas“. Štai čia pradeda veikti „Tango“ darbo eigos dokumentavimo įrankis. „Tango“ yra nemokamas „Chrome“ naršyklės plėtinys, sukuriantis darbo eigos dokumentus, įskaitant instrukcijas ir vadovus.

Darbo eigos dokumentacija nėra tinkamas visų virtualių susitikimų pakaitalas. Bet jei dalyvaujate sąveikoje realiuoju laiku ten, kur to reikia bendrinkite ekraną per „Zoom“ susitikimą arba paaiškinkite procesą savo komandos draugams, tada Tango yra puiki alternatyva naudoti asinchroniškai.

Naudodami naršyklės plėtinį įrašysite darbalaukio darbo eigą ir atliksite tikslius veiksmus, kurių turite imtis. Programinė įranga sukuria išsamią šių veiksmų suvestinę, kurią galite eksportuoti ir bendrinti su savo auditorija. Jie peržiūrės tai asinchroniškai savo laiku, be streso bandydami suplanuoti susitikimą su jumis realiuoju laiku.

Kokio tipo susitikimus pašalina tango?

Tango yra puiki alternatyva šių tipų susitikimams:

1. Prisijungimas

Sukurkite „Tango“ darbo eigos dokumentus, kad parodytumėte savo naujiems darbuotojams, kaip naršyti jūsų sistemose. Pateiksite pastabų apie viską – nuo ​​prisijungimo prie programų pirmą kartą iki jų prietaisų skydelio pritaikymo. Turėdami nuoseklią dokumentaciją, tikėkitės mažiau dantų atsiradimo problemų ir sklandesnio prisijungimo proceso.

2. Treniruotės

„Tango“ taip pat gali sukurti vidinius mokymų dokumentus, kad būtų saugomi bendrai naudojami ištekliai, kuriuos jūsų darbuotojai galėtų pasiekti.

Pavyzdys: jei jums reikia išmokyti savo komandą naudoti naują duomenų įrankį, naudokite „Tango“, kad sukurtumėte nuoseklų vadovą. Taip pat galite pademonstruoti geriausią darbo praktiką ir kaip naudoti atnaujintas produkto funkcijas.

3. Produktų demonstracijos

Jei turite nuostabų „SaaS“ produktą, kuriuo galite pasidalinti su savo klientais, „Tango“ leidžia lengvai parodyti, kaip jį naudoti. Įtraukite šią darbo eigos dokumentaciją į atvejų analizę ir pasidalykite ja kaip savo pristatymo dalį.

4. Pardavimų pasiūlymai

Jei siunčiate šaltus pranešimus potencialiems klientams ar partneriams, jau žinote, kad priversti gavėją atidaryti jūsų el. laišką yra kova. Tačiau kai jie perskaitys jūsų pranešimą, jie negalės atsispirti per trumpą demonstracinę versiją, kuri yra jūsų pristatymo dalis.

Kaip sukurti dokumentaciją be susitikimo naudojant „Tango“.

Pasiruošę pradėti? Pirmas žingsnis – užsiregistruoti a nemokama Tango paskyra, tada įdiekite Tango Chrome naršyklės plėtinį.

1. Įdiekite Tango Chrome naršyklės plėtinį

Atsisiųskite tango iš „Google Chrome“ internetinė parduotuvė. Tada prisekite plėtinį eidami į naršyklės juostą ir spustelėdami Dėlionė gabalas. Raskite Tango plėtinį ir spustelėkite smeigtuką, kad išsaugotumėte jį naršyklėje.

2. Užfiksuokite savo darbo eigą naudodami „Tango“.

Eikite į skirtuką, kuriame norite pradėti įrašyti darbo eigą, ir naršyklės juostoje spustelėkite Tango smeigtuką. Paspauskite didelį purpurinį mygtuką, kad pradėtumėte fiksuoti darbo eigą, kai būsite pasiruošę, tada atlikite veiksmus, kuriuos norite įrašyti.

„Tango“ veiks fone, kad užfiksuotų ekrano kopijas ir automatiškai generuotų jūsų darbo eigos aprašymus. Reikia koreguoti?

Naudokite apatiniame kairiajame ekrano kampe esantį darbo eigos valdiklį, kad pristabdytumėte ir atnaujintumėte darbo eigą, užbaigtumėte arba išmestumėte, jei esate patenkinti pirmuoju užfiksavimu. Kai būsite patenkinti, spustelėkite žalią varnelę, kad užbaigtumėte projektą.

3. Redaguokite savo tango darbo eigą

Tango redaktoriaus ekrane matysite automatiškai sugeneruotą darbo eigą. Jei norite suteikti papildomo konteksto, pabandykite pridėti teksto, sukurti arba ištrinti veiksmus, įkelti papildomų ekrano kopijų arba, jei norite, pertvarkyti veiksmus.

Nerimaujate, kad bus matoma neskelbtina informacija? Naujovinkite į Tango Pro leidimą už 16 USD per mėnesį ir galėsite naudoti bet kurį Tiesioginis suliejimas režimas arba Suliejimas vaizdų rengyklės skyrių, kai atliekate užfiksuotą darbo eigą.

Reikia kažkam skirti papildomo dėmesio? Pridėkite naudingų rodyklių ar laukelių spustelėdami Anotuoti.

4. Pasidalykite savo darbo eigos dokumentacija

Paskutinis žingsnis kuriant profesionalią darbo eigos dokumentaciją yra jos eksportavimas ir bendrinimas. Veiksmai yra vienodi, nesvarbu, ar norite jį išplatinti savo viršininkui, komandos draugams ar klientams, ar net paskelbti socialinėje žiniasklaidoje ar savo svetainėje.

Paspauskite Bendrinti ir eksportuoti viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite šias parinktis:

• Dalintis: pridėkite el. laišką su žiūrovo leidimais (arba redagavimo priemonė su Pro versija)
• Magiška kopija: įklijuokite nuorodą į „Google“ dokumentus, „Notion“, „Confluence“ ir kt. arba bet ką, kas palaiko HTML.
• parsisiųsti: eksportuokite savo darbo eigą kaip PDF.
• Įterpti: nukopijuokite viešąjį įterpimo kodą ir įklijuokite jį į mėgstamą įrankį.

Perėjimas nuo konferencijos prie fiksavimo

Kitą kartą ruošdamiesi nuotoliniam vaizdo skambučio susitikimui, paklauskite savęs, ar ketinate vesti auditoriją į kokius nors žingsnius po žingsnio. Tokiu atveju jums bus naudinga sukurti darbo eigos dokumentus, o ne bandyti paaiškinti savo veiksmus tiesioginio skambučio metu.

Naudokite „Tango“ kaip pagrindinį asinchroninio ryšio įrankį savo produktyvumo arsenale, kad užfiksuotumėte darbo eigą ir paskirstytumėte, kaip reikia.

4 geriausi asinchroninio vaizdo komunikacijos įrankiai, skirti nuotolinėms komandoms

Skaitykite toliau