6 kūrybiški būdai naudoti „Google“ formas darbe

„Google Forms“ yra apklausų kūrimo programinė įranga, įtraukta į „Google Workspace“ ir turi daug galimybių. Jis sukurtas taip, kad būtų patogus naudoti, kad būtų lengva kurti ir dalytis apklausomis darbe, ir gali būti svarbi jūsų darbo vietos įrankių rinkinio dalis.

Nesvarbu, ar pirmą kartą naudojate šią programą, ar naudojate ją reguliariai. Čia apžvelgsime, kas yra „Google Forms“ ir kaip kūrybiškai ja naudotis darbe.

Kas yra „Google“ formos?

„Google Forms“ yra apklausų programinė įranga, leidžianti kurti įvairias apklausas ir pasidalykite jais su savo komanda. Kurdami formą galite pasirinkti iš kelių variantų, kad gautumėte reikiamus atsakymus. Tai apima pastraipų ir raiškiojo teksto atsakymus, žymimuosius laukelius ir kelis pasirinkimus, tinklelius, failų įkėlimą ir skaitines skales.

Tu gali įkelkite vaizdus į savo formą, kad jis išsiskirtų, ir pridėkite bendradarbių, kad galėtumėte bendradarbiauti su kitais gaudami atsakymus. Užpildę formą, tereikia spustelėti Siųsti viršutiniame dešiniajame ekrano kampe ir pasirinkite, ar norite jį platinti el. paštu, nuoroda, ar naudoti įterpimo kodą.

1. Gaukite atsiliepimų apie naujus procesus

Kai darbe diegiami nauji procesai, dažnai žmonėms reikia prisitaikyti, o kartais gali išaiškėti tam tikros problemos ar sunkumai, kurie anksčiau nebuvo pažymėti. Tokiais atvejais galbūt norėsite gauti atsiliepimų apie tai, kaip viskas vyksta.

Sukūrę tam skirtą „Google“ formą, darbuotojai turės galimybę išgirsti savo balsą. Tačiau tai taip pat yra galimybė išspręsti visas problemas, kol jos dar neišplito.

Šio tipo apklausai galbūt norėsite naudoti toliau nurodytas Forms funkcijas:

• Linijinė skalė- pridėti įvertinimų arba sutikti / nesutikti.
• Žymės langeliai– susidaryti supratimą apie mėgstamas ar nepalankias savybes.
• Trumpas atsakymas arba Pastraipa– dėl išsamesnės informacijos.

2. Prašyti idėjų projektui

Pradiniame projekto planavimo etape svarbu iš savo tikslinės auditorijos sužinoti darbuotojų perspektyvas. Vien todėl, kad kažkas yra prasminga jūsų projekto komandai, dar nereiškia, kad tai tiks visiems. Be to, gali kilti naudingų idėjų, kurių nesvarstėte.

Jei norite idėjų, norėsite užtikrinti, kad „Google“ forma leistų laisvo teksto atsakymus, o ne apriboti atsakymus į kelis pasirinkimus. Dėl šios priežasties, Trumpas atsakymas arba Pastraipa yra idealios formato parinktys.

Tačiau atminkite, kad jei formą siunčiate plačiai auditorijai, turėsite peržvelgti daug informacijos. Atsižvelgiant į jūsų projekto apimtį, tokio tipo apklausa gali būti tinkamesnė nedidelei žmonių grupei.

3. Supaprastinkite komunikaciją

Didesnėse įmonėse, kuriose yra keli skyriai, norėsite pabandyti kuo labiau supaprastinti ryšius. Priešingu atveju galite pastebėti, kad darbuotojai bus užpulti el. laiškais ir naujienomis iš tų skirtingų skyrių, be jokios konkrečios tvarkos.

Norėdami tai padaryti, norėsite sukurti standartinį „Google“ formos šabloną, skirtą skyriams siųsti pranešimus. Tada kas dvi savaites arba kas mėnesį galite surinkti šią informaciją į vieną el. laišką ir išsiųsti komandai.

Visą informaciją galėsite peržiūrėti iš Atsakymai skirtuką „Google“ formoje ir tiesiog nukopijuokite ir įklijuokite, jei reikia.

4. Darbuotojų prašymo formos

Yra daug priežasčių, kodėl darbuotojams gali tekti užpildyti formą, kad ko nors paprašytų. Tai gali būti skirta naujai įrangai, pagalbai, susitikimams su kitais padaliniais ir daug daugiau.

Užuot naudoję „Google“ dokumentus šioms užklausoms, galite sukurti „Google“ formą. Taip galėsite geriau registruoti, kas ko prašo, ir saugoti informaciją vienoje vietoje, o ne paskleisti keliuose dokumentuose.

Užklausos formos geriausiai tinka mišiniams Kelias pasirinkimas, Žymės langeliai, Trumpas atsakymas, ir pastraipa, bet taip pat galite naudoti Data ir Varnele parinktys, atsižvelgiant į jums reikalingą informaciją.

5. Pateikite IT užklausas ir problemas

Jūsų darbo vietoje jau gali būti nustatyta telefono linija arba el. paštas, kad būtų galima reaguoti į su IT susijusias problemas, tačiau naudojant „Google“ formas šiai informacijai tvarkyti gali būti labai naudinga. Galėsite ne tik nustatyti konkrečius klausimus, kurie padės surinkti informaciją apie problemą, bet ir matyti tendencijas.

Pavyzdžiui, galite įtraukti Kelias pasirinkimas tokie klausimai kaip:

• Ar atnaujinote puslapį ar iš naujo paleidote kompiuterį?
• Ar turite problemų dėl interneto ryšio?
• Ar pirmą kartą susiduriate su šia problema?

Tada apačioje palikite vietą a Trumpas atsakymas arba pastraipa, kad darbuotojai galėtų parašyti daugiau informacijos apie iškilusią problemą.

6. Duomenų rinkimas

Jums gali tekti rinkti duomenis apie konkrečias jūsų įmonės sritis ir tai, kaip viskas veikia. Tai gali būti, kaip darbuotojai žiūri į siūlomą gerovę darbe arba kaip atrodo darbo krūviai kas savaitę. Kad ir kokia būtų priežastis, „Google“ forma yra greitas ir paprastas būdas tai padaryti, nereikia rengti daug laiko reikalaujančių susitikimų ar darbo grupių. Tai taip pat leidžia į dalykus reaguoti aktyviai, o ne reaktyviai.

Norėdami tai padaryti, norėsite naudoti klausimus, kurie pateikia skaitinį atsakymą, kad galėtumėte sklandžiai lyginti duomenis, o ne dirbti su daugybe teksto. Dėl šios priežasties, Linijinė skalė, keli pasirinkimai, ir Žymės langeliai yra geriausi variantai.

Taip pat galėtumėte įtraukti Trumpas atsakymas arba Pastraipa jei jus domina kokybiniai duomenys, bet vėlgi, žinokite, kokia yra jūsų tikslinė auditorija ir ką tai gali reikšti rengiant ataskaitas.

„Google“ formų panaudojimas

„Google“ formas galite naudoti praktiškai bet kokiai priežasčiai, kai jums reikia kitų žmonių atsakymų. Galite sutaupyti laiko susitikimams ir kelių atskirų dokumentų darbo vietoje kūrimui pasirinkę formą.

Jei dar neišbandėte „Google“ formų, kad gautumėte kai kurių anksčiau pateiktų pavyzdžių, pabandykite ir pažiūrėkite, ar tai kažkas, kas atitinka jūsų tikslus.

9 išplėstiniai „Google“ formų patarimai ir gudrybės

Skaitykite toliau

Apie autorių