„Outlook“ užduotys vs. „Microsoft“ ką reikia padaryti: kas geriau?

„Microsoft“ turi dvi užduočių valdymo programas. „Microsoft To Do“ yra iš anksto įdiegta „Windows“ kompiuteriuose ir taip pat pasiekiama internete. El. pašto ir kalendoriaus programoje „Outlook“ taip pat yra patikima „Tasks“ funkcija.

Bet kas geriau tvarkyti savo darbų sąrašą? Konkurencija yra artimesnė, nei jūs manote. Šiame straipsnyje palyginamos „Microsoft To Do“ ir „Microsoft Outlook“ kaip užduočių valdymo programos, kad išsiaiškintumėte, kuri yra geresnis pasirinkimas.

Labiausiai prieinamas

„To Do“, kuri anksčiau buvo „Wunderlist“, yra nemokama programa, įtraukta į „Windows 10“ ir „Windows 11“. Taip pat galite pasiekti „Microsoft To Do“ naršyklėje. Dėl Outlook, užduoties funkcija pasiekiama tik aukščiausios kokybės darbalaukio programoje. Vietoj to, nemokamoje žiniatinklio versijoje jis integruojamas su „To Do“.

Neįgaliesiems abu yra draugiški „Windows“ integruoti ekrano skaitytuvai. „Outlook“ tekstas ir piktogramos yra mažesni. Tai gali būti nelinksma tiems, kurie turi regėjimo sutrikimų ar vikrumo problemų. Bet jūs galite juos padidinti „Windows“ nustatymuose.

Numatytieji „To Do“ nustatymai yra aiškesni ir didesni. Spalvų ir grafikos naudojimas virš teksto taip pat palengvina fokusavimą. Puiki nauda tiems, kurie turi psichinės sveikatos problemų, kurios turi įtakos dėmesiui. Supaprastinti meniu taip pat leidžia greičiau naršyti ekrano skaitytuvu, nes reikia mažiau pereiti.

Abi programos turi nemokamas mobiliąsias versijas, skirtas Android ir iOS. Programos yra tokios pačios prieinamumo požiūriu ir turi daug tų pačių funkcijų kaip ir darbalaukio versijos. Abi programos taip pat turi pagrindinio puslapio valdiklius, kad būtų galima greitai pasiekti.

Tačiau „Outlook“ programos versijoje trūksta užduočių aspekto. Visi užduotyse sukurti elementai nukopijuojami į kalendorių kaip įvykiai. Šiuos kalendoriaus įvykius galite peržiūrėti „Outlook“ programoje, bet negalite naudoti eigos ataskaitų ar kitų specifinių užduočių funkcijų.

Kad būtų lengviau naudoti, „Outlook“ išdėstymas turi daug parinkčių ir daugiasluoksnių meniu. To Do yra daug lengviau išmokti ir valdyti. Supaprastintas dizainas ir supaprastintos funkcijos yra lengvai valdomos. Tai paprasta net kompiuterių naujokui.

Nugalėtojas: Daryti

Geriausiai tinka grupiniams projektams

„Outlook“ yra stiprus bendradarbiavimo įrankis projektams valdyti. Jis integruojamas su „Outlook“ kalendoriumi ir „Outlook Mail“. Taip paprasta priskirti kontaktus ir planuoti darbus.

Taip pat gausite daug informacijos apie kiekvienos užduoties eigą. Galite stebėti pagal dirbtas valandas, atliktų darbų procentą ir būsenas, pvz., „laukiu kito“. Jei užduotį bendrinate tik su vienu kitu asmeniu, gausite atnaujintą informaciją apie to asmens pakeitimus.

„Outlook“ taip pat leidžia siųsti užduočių užklausas. Tai yra tada, kai siunčiate kontaktui el. laišką, prašydami pradėti užduotį ir automatiškai jai priskirti. Savo pasirinkimu galite pasilikti užduoties kopiją ir gauti atnaujinimą, kai užduotis bus pažymėta kaip atlikta.

Galiausiai „Outlook“ turi greitą mygtuką, skirtą būsenos ataskaitoms siųsti. Jie apibendrina užduoties būsenos nustatymus el. laiške. Galite išsiųsti šį el. laišką tiesiai iš užduočių lango ir pridėti norimų papildomų pastabų.

„To Do“ taip pat turi keletą gerų bendradarbiavimo įrankių. Galite priskirti kitiems užduotį naudodami bendrinamą nuorodą. Galite bendrinti prieigą prie sukurto sąrašo arba tik prie konkrečios užduoties. Tai leidžia lengvai valdyti prieigą.

Jei žmonės, su kuriais norite bendrinti, yra jūsų kontaktų sąraše, tai dar paprasčiau. Kai bendrinate sąrašą, „To Do“ sugeneruos jūsų „Windows Mail“ kontaktų sąrašą. Taip pat galite ieškoti kontaktų iš „OneNote“.

To Do taip pat turi pranašumą sudėtingiems projektams. Tai leidžia suskirstyti užduotį į žingsnius. Tai gali pagerinti motyvaciją ir padaryti užduotį veiksmingesnę. „Outlook“ užduotyse nėra žingsnių funkcijos.

Nugalėtojas: „Outlook“ užduotys

Geriausia organizacija

„Microsoft Outlook“ užduočių funkcija yra labai specifinė jos organizacijai. Ar tai gerai, ar ne, priklauso nuo to, kaip dirbate. „Outlook Tasks“ palaiko aplankus su poaplankiais ir automatizuotas rūšiavimo sistemas. To Do yra paprastesnis požiūris.

Programoje „Outlook“ galite naudoti taisykles, norėdami siųsti tam tikrus el. laiškus arba kalendoriaus įvykius į konkretų aplanką „Tasks“. Tai taip pat leidžia nustatyti konkrečius prioriteto lygius. Taip pat galite spalvomis koduoti užduotis naudodami kategorijas.

„To Do“ siūlo visas tas pačias funkcijas kaip „Outlook“, tačiau jas supaprastina. To Do turi aplankus, bet ne poaplankius. Tai leidžia pažymėti prioritetą, bet apsiriboja dvejetaine sistema: elementai su žvaigždute yra svarbūs, o elementai be – ne.

„To Do“ taip pat palaiko kategorijas ieškomų grotažymių pavidalu. Pridėjus žymą su grotelėmis bet kurioje užduoties vietoje sukuriama to paties pavadinimo kategorija. Geriausia „To Do“ funkcija, kurios „Outlook“ trūksta, yra Mano diena funkcija.

„Mano diena“ yra išmanusis „Microsoft To Do“ aplankas. Tai vienos dienos darbotvarkė, kurią galite užpildyti rankiniu būdu arba pasirinkti iš To Do pasiūlymų. Pasiūlymuose daugiausia dėmesio bus skiriama užduotims, kurių terminas netrukus turi būti atliktas, pažymėtoms kaip svarbiomis arba toms, kurių kurį laiką nelietėte.

Ši sumani darbotvarkė yra pranašesnė už „Outlook Tasks“, tačiau ji yra labai arti. Jei norite arba jums reikia papildomo detalumo lygio, naudokite „Outlook“.

Nugalėtojas: Daryti

Geriausias pritaikymas

Tiek „To Do“, tiek „Outlook“ leidžia pridėti failus ir susieti užduotį su el. Dalyje To Do turite pažymėti el. laišką, tada perkelti užduotį iš pažymėtų el. laiškų į bet kurį norimą sąrašą. Abu taip pat leidžia pridėti tekstinių pastabų prie užduoties ir pridėti medijos failus prie užduoties.

Tik „Outlook“ leidžia užduoties apraše naudoti raiškiojo teksto formatavimą ir vaizdus. Tačiau šie dizaino elementai yra estetiški, todėl jų pridėjimas prie kiekvienos užduoties gali būti laiko švaistymas. Be to, norėdami juos pamatyti, turite spustelėti užduotį.

Failų pridėjimas yra naudingesnis. Tik „Outlook“ leidžia susieti užduotis viena su kita. Tai galite padaryti naudodami parinktį Pridėti „Outlook“ elementą. Šio esminio gebėjimo susieti susijusias užduotis trūksta „To Do“.

„To Do“ pritaikymas dažniausiai yra estetinis. Galite pasirinkti sąrašo fono spalvą ir kurti pasirinktinius sąrašus. Taip pat galite pasirinkti pagrindinius rūšiavimo modelius, pvz., pagal terminą arba pagal sukūrimo datą.

To Do taip pat generuoja įvairius išmaniuosius sąrašus, pvz., pažymėtus el. laiškus ir priskirtus man. Galite juos įjungti arba išjungti. Tiems, kuriems reikia patikslinti užduotis, „Outlook“ yra aiškus nugalėtojas.

Nugalėtojas: „Outlook“ užduotys

„Microsoft“ geriausia produktyvumo programa

Asmeniniam naudojimui ir nedidelio masto projektams „To Do“ gerai veikia. Tačiau apskritai „Outlook“ patikimesnis funkcijų sąrašas laimi. Papildomos detalės palaiko aukštesnį profesionalumo lygį, o aukšto lygio pritaikymas negali būti aplenktas.

Ypač jei valdote sudėtingą projektą, „Microsoft Outlook“ yra geriausia užduočių valdymo programa.

Kaip naudoti „Microsoft Outlook“ projektų valdymui

Skaitykite toliau

Apie autorių