Kas yra SOW (darbo ataskaita) projektų valdyme?

Darbo ataskaitos (SOW) dokumentai yra itin detalios ir įpareigojančios sutartys, kuriose nurodomos visos projekto detalės, įskaitant ataskaitų teikimo hierarchijos, terminai, biudžetai, rezultatai, priklausomybės, ištekliai ir kitos sąlygos, dėl kurių susitaria visi suinteresuotosios šalys. Tai pilnas projekto planas, kuris sudaro pagrindą projekto darbo procesui nuo pradžios iki pabaigos.

SOW dokumentas yra būtinas norint pradėti darbą su bet kuriuo efektyvaus projekto valdymo projektu. Tai aiškiai parašytas projekto valdymo planas, kuriame detalizuojami smulkiausi projekto aspektai, kad visos suinteresuotosios šalys būtų viename puslapyje.

Darbo ataskaita projektų valdymo srityje

Projekto valdymas prasideda nuo gerai sukonstruoto SOW dokumento. Išsamus SOW susitarimas aiškiai apibrėžia kiekvieną projekto aspektą visoms dalyvaujančioms šalims. Jame aprašoma darbo apimtis, įskaitant kasdienes užduotis, terminus, valdymo procesą, kokybės užtikrinimą ir rezultatus, taip pat tinkamas patalpas, išteklius, įrangą, mokymus ir biudžetą, reikalingą projektui įgyvendinti įmanoma.

Oficialus SOW dokumentas yra ypač naudingas dirbant su išoriniais ištekliais arba perduodant projektus tiekėjams ar trečiosioms šalims. Tai yra teisiškai įpareigojanti sutartis, kuri galioja kilus ginčams dėl pristatymo, finansinių mokesčių, pristatyto galutinio produkto neatitikimų, praleistų terminų ir pan.

Darbo sritis vs. Darbo pareiškimas

Darbo apimtis užtikrina, kad visos suinteresuotosios šalys būtų viename puslapyje dėl projekto rezultatų. Jame pateikiama trumpa projekto apžvalga, užduočių sąrašas, išsamus aprašymas tarnybos, nariai arba komandos, atsakingos už užduotis ir paslaugas, terminus, numatomus rezultatus ir pristatymai.

Kita vertus, darbo ataskaita apima darbo sritį ir kitus projekto valdymo aspektus, pvz. biudžeto paskirstymas, finansavimas, ištekliai, įrangos aprūpinimas, mokymai, mokėjimų apdorojimas, veiklos valdymas ir taip toliau.

Kas yra SOW sutartis programinės įrangos kūrimo srityje?

SOW (darbo ataskaita) dokumentas yra ypač naudingas valdant programinės įrangos kūrimo projektus, nes jis reguliuoja paslaugą susitarimai tarp dviejų ar daugiau komandų, tarp kūrėjų ir pardavėjų arba tarp IT firmų, bendradarbiaujančių kuriant programinę įrangą produktas. Nors jis nėra sudarytas kaip teisinis dokumentas, jis gali turėti teisinių pasekmių, jei jo nesilaikoma.

Aiškiai parašytame programinės įrangos kūrimo projektų valdymo SOW šablone yra aiškūs šių svarbių punktų aprašymai:

1. Projekto apimtis

Apima įvadą, trumpą apžvalgą ir nuorodas apie projekto priežastis ir tikslus, susijusius procesus, galutinį tikslą ir tai, ko reikėtų norint jį pasiekti.

2. Projekto vieta

Iš kur dirbs pardavėjai, rangovai, vadovai, kūrėjai ir kitos suinteresuotosios šalys? Biuras, atokios ar užsienio vietos?

3. Kasdienė darbo eiga

Šiame skyriuje aprašomas užduočių sąrašas, užduočių terminai, atsakingos komandos ir nariai, ataskaitų teikimo struktūra ir užduočių rezultatai.

4. Projekto tvarkaraštis arba laiko juosta

Projekto pradžios data, užduočių atlikimo datos, pagrindiniai etapai ir projekto užbaigimo datos.

5. Pristatymas

Šiame skyriuje apibrėžiama, kas, kada ir kaip turi būti pristatyta.

6. Kokybės užtikrinimas

Šiame skyriuje aprašomas kokybės tikrinimas, grįžtamojo ryšio kilpos ir kitos standartinės procedūros, skirtos išlaikyti rezultatų vientisumą.

7. Ištekliai

Visų įrenginių, įrangos, priklausomybių, techninių žinių sąrašas, projektų valdymo įrankiai, ir kiti ištekliai, pvz., mokymai, kvalifikacijos kėlimas ir kt., reikalingi sėkmingam projekto užbaigimui užtikrinti.

8. Finansai

Šioje dalyje aptariamas projektui skirtas biudžetas, mokėjimų grafikas, paslaugų ir prekių pirkimas, sąskaitų faktūrų išrašymas ir kiti projekto finansiniai aspektai.

9. Įvairūs

Aukščiau pateiktuose aštuoniuose skyriuose neaprašyti dalykai, pvz., kelionių išlaidos, apmokėjimas už trumpalaikes išorės paslaugas, saugumo klausimai, konfidencialumo sąlygos ir kt., paprastai pateikiamos atskirose antraštėse, skirtose temomis.

10. Sėkmė

Šiame skyriuje aprašoma, kas yra sėkmingas projekto užbaigimas. Jame minimas priimtinų rezultatų standartas per sutartą terminą su paskirstytu biudžetu, ir visais kitais aspektais, todėl nėra painiavos ar komunikacijos atotrūkio tarp to, ko tikimasi ir kas yra pristatyta.

11. Uždarymas

Baigiamajame skyriuje aptariamos projekto užbaigimo procedūros ir išvardijami visi dokumentai, produktų išleidimai ir kita atributika, reikalinga partnerystei užbaigti.

Darbo ataskaitos šablonų pavyzdžiai

Pateikiame trumpą atsisiunčiamų įvairių tipų SOW šablonų sąrašą.

• Programinės įrangos kūrimo darbo pareiškimo šabloną pateikė Geresni pasiūlymai, nemokamai redaguoti ir atsisiųsti prisiregistravus.
• Vyriausybės bendrųjų paslaugų administracija SOW šablonas programinės įrangos programoms ir žiniatinklio paslaugoms PDF formatu.
• Pagrindinis SOW šablonas PandaDoc, nemokamai redaguoti ir atsisiųsti prisiregistravus.
• Standartinis projektų valdymo SOW šablonas MS Word formatu Išmanusis lapas.
• Paprastas SOW šablonas MS Word formatu Išmanusis lapas.

SOW dokumentų generavimo internetiniai portalai ir programos

Jei kuriate ir valdote projektus arba kuriate programinės įrangos produktus ir paslaugas, jums dažnai reikės aiškiai sudarytų SOW dokumentų. Nors galite lengvai planuokite projektą naudodami tokius įrankius kaip „Dropbox Paper“., tai nepadeda parašyti išsamaus SOW dokumento. Užuot rašę po vieną kiekvienam projektui nuo nulio, galite pasikliauti internetiniais portalais, kurie specializuojasi kuriant pasiūlymų dokumentus, darbo apimties dokumentus ir SOW sutartis.

Šie portalai, geriau žinomi kaip skaitmeninės sutarčių sudarymo programėlės, teikia viską nuo paruoštų programinės įrangos sutarčių ir teisinius dokumentus į priemones, skirtas valdyti projektą, derėtis dėl sąlygų, pritaikyti dokumentus pagal projekto reikalavimus, ir įvertinti savo programinės įrangos kūrimo projekto eigą. Pateikiame trumpą tokių skaitmeninių programų sąrašą, kuris padės sudaryti SOW sutartis.

• PandaDoc– Kurkite, patvirtinkite, stebėkite ir skaitmeniniu būdu pasirašykite dokumentus internete.
• DocuSign– Automatizuotas SOW sutarčių generavimas, sutarčių gyvavimo ciklo valdymas, derybos, analizė ir elektroniniai parašai.
• Concord– Lengvai pasirašykite ir tvarkykite sutartis, įskaitant dokumentų rengimą, patvirtinimus, derybas, el. parašus, paiešką ir saugojimą, terminus ir ataskaitų teikimo priemones.
• Juro– Vienas įrankis sutartims kurti, tvirtinti, elektroniniu paštu pasirašyti ir valdyti.
• Už įstatymo ribų– Komandos sutarčių valdymas, daugiausia dėmesio skiriant naudojimo patogumui.

Atnaujinkite savo darbo pareiškimo žaidimą

Nesvarbu, ar esate laisvai samdomas programinės įrangos kūrėjas, kūrėjų komandos narys ar programinės įrangos įmonė, samdanti pardavėjus, anksčiau ar vėliau turėsite parašyti arba pasirašyti SOW dokumentą.

Galite naudoti anksčiau išvardytus nemokamus atsisiunčiamus šablonus arba perduoti šį procesą programinės įrangos paslaugoms, kurios palengvina procesą ir teikia nemokamus darbo apimties šablonus.

Geriausi darbo šablonai, kuriuos galite atsisiųsti nemokamai

Skaitykite toliau

Apie autorių