Kaip išreikšti bendrus darbo vietos skundus profesionaliuose el. laiškuose

Jei kada nors dirbote biure, žinote, kaip sunku bendrauti su įvairiais žmonėmis. Dažna problema yra baimė susidurti su problemiškais bendradarbiais ir sustabdyti jų elgesį, tačiau jūs galite išreikšti save profesionaliai, nesvarbu, ar esate darbuotojas, ar vadovas.

Vienas iš paprasčiausių būdų – mintis sutalpinti į el. laišką. Mes išskaidome šį klausimą pateikdami įprastų skundų darbo vietoje pavyzdžius. Išmokite konstruktyviausių būdų juos pasakyti ir papildomų el. pašto gudrybių, kurios gali jums padėti.

1. Vis dar laukiu, kol baigsite šią užduotį

Ne visi dirba vienodu tempu, bet tai yra problema, kai vienas žmogus sustabdo komandos projektą. Jei jūsų užduotis priklauso nuo to, kad bendradarbis pateiks savo, galite paskatinti jį veikti keliais žodžiais el. laiške.

Štai keletas profesionalių būdų, kaip kreiptis ir išreikšti šį skundą, kuriuos galite pritaikyti prie savo aplinkybių:

• Turime pagerinti savo darbo eigą, kad neatsiliktume nuo grafiko. Ar (data ir laikas) jums tinkamas terminas? Tada galiu laikytis nustatyto termino (data ir laikas).
instagram viewer
• Ar jums reikia pagalbos atliekant šią užduotį? Projektą privalome užbaigti laiku, todėl (bendradarbio vardas) pasisiūlė padėti jums iškilus problemoms.

Tikslas yra ne įžeisti savo bendradarbį, o nustatyti tikslus ir sprendimus, tuo pačiu aiškiai parodydami, kad jūs abu esate komandos nariai, kurie aktyviai domisi, kad viskas vyktų.

Būtinai surinkite kuo daugiau patarimai, kaip laikytis terminų ir užbaigti užduotis kaip tu gali. Prireikus bus lengviau patarti žmonėms.

2. Terminas yra rytoj

Štai dar vienas dažnas skundas, dėl kurio galite degti viduje. Jei jūsų bendradarbis kerta per daug, nepaisydamas kelių priminimų, galite motyvuoti juos el. laiške neprarasdami kantrybės.

Priežastis, dėl kurios su jais susisiekiate, yra neatidėliotina, todėl jūsų siūlomi sprendimai turi būti šiek tiek tiesioginiai, jei tik norite, kad jūsų bendradarbis rimtai imtųsi reikalų.

Išbandykite šias alternatyvas:

• Projektas turi būti įgyvendintas rytoj, bet dar yra keletas laisvų galų. Šią popietę surengkime vaizdo konferenciją su komanda ir aptarkime sprendimus.
• Vadovybė projekto laukia rytoj. Jei vargu ar nesilaikysite termino, ar galėtumėte paaiškinti, kodėl ataskaitoje, kurią galime pateikti kartu su visa kita?

Nors el. laiškai yra lengvesnis būdas išreikšti sudėtingas mintis, jie nedaro tokio poveikio kaip problemų aptarimas asmeniškai. Taigi, bandant pakeisti blogus kažkieno darbo eigos įpročius, jūsų el. laiškas turi būti paprastas ir protingas, kad patrauktų jų dėmesį.

3. Nustokite atidėlioti

Tas pats konstruktyvus požiūris geriausiai tinka visiems jūsų nusiskundimams darbo vietoje, pateikiamas ramia ir neutralia kalba. Juk atidėliojantis bendradarbis gali įtempti verslo darbo eigą, tačiau ne visada tai daro, nes yra tinginys.

Pažiūrėkite, ar nėra per daug trukdžių, ar jie nėra perkrauti užduočių. Raskite problemą ir atitinkamai pritaikykite savo el. paštą su sprendimais ir paskatomis. Pasisemkite įkvėpimo iš šių pavyzdžių:

• Biuras gali blaškyti dėmesį. Jei sunku sutelkti dėmesį į savo darbą, aptarkime pakeitimus ir kokius tikslus galime jums nustatyti.
• Savaitės pabaigoje peržvelkime visų atliktas ir likusias užduotis, kad kitą savaitę galėtume panaudoti produktyviau.

4. Neturiu laiko atlikti visų šių užduočių

Jūsų el. laiškų rašymo strategija turėtų šiek tiek pasikeisti, kai bandote apsisaugoti nuo perdegimo. Tikslas yra parodyti, kad žinote savo įsipareigojimus, kaip jiems nustatyti prioritetus ir už ką nesate atsakingas.

Mandagiai nustatykite ribas el. laiškuose naudodami tokius posakius:

• Mielai padėsiu atlikti šią užduotį. Ar galėtumėte palaukti, kol baigsiu dabartines užduotis? Jie sulaukia anksčiau.
• Deja, jei priimsiu daugiau užduočių, prireiks viršvalandžių. Ar galėtumėte jį paleisti (vykdytojo vardas) ir aptarti, kaip jis veiktų?

Jei jūsų darbo vietoje naudojama komandos valdymo programinė įranga, gali būti lengviau bendrinti visą tvarkaraštį. Tu taip pat gali organizuoti savo užduotis Asana, pavyzdžiui, kad būtų aiškiai matomi svarbūs darbai, įskaitant jų terminus ir bendradarbius.

5. Aš nedirbu tau

Dominuojantys bendradarbiai gali per daug nutolinti savo elgesį, tikėdamiesi, kad pašoksite, kai jiems paskambins arba priims papildomų darbų. Tai dar viena situacija, kuriai labai reikia ribų.

Prieš imdamiesi rimtesnių priemonių, pabandykite samprotauti su kolega gerai parengtu el. Tai turėtų būti mandagu, bet tvirta, nes tai suteikia jums lygias teises darbo vietoje. Štai keletas formuluočių, kurias reikia išbandyti:

• Apgailestauju, kad jūsų darbo krūvis yra didžiulis. Aš negalėsiu jums padėti dėl savo pareigų, bet jei susisieksite su savo vadovu, galėtumėte parengti tvaresnį planą.
• Dėkoju, kad galvojote apie mane šiame darbe, bet jis geriau tinka kitam skyriui. Jei jie turės laiko, jie gali bendradarbiauti su jumis.

6. Nustokite kalbėti apie žmones

Konkurencija darbo vietoje neišvengiama. Deja, tai verčia kolegas stengtis išsiskirti, net jei tai reiškia įsitraukti į pokalbius ir pasiūlyti savo mintis. Kai kurie žmonės taip pat pertraukia nesąmoningai ir nesuvokia, kad tai erzina.

Yra diplomatinių būdų paskatinti juos nutraukti tokį elgesį. Kadangi jie gali tai daryti siekdami dėmesio, apeliuokite į tą jų pusę savo el. laiške, tuo pačiu skatindami komandiškesnį mąstymą.

Išbandykite kažką panašaus į šias išraiškas:

• Dažnai prisidedate vertingomis idėjomis. Pastebimas jūsų aktyvus požiūris ieškant sprendimų. Kiekvienas darbuotojas yra vienodai svarbus įmonei, todėl darbo vietoje norime išgirsti kiekvieno balsą.
• Šiam projektui reikalingos komandos pastangos, taip pat aiškus bendravimas. Siekiant užtikrinti sklandų bendradarbiavimą, kiekvienas, dalyvaujantis diskusijoje, turi turėti lygias galimybes pasisakyti.

Jei bandote valdyti komandos projektą su žmonėmis, kurie linkę kalbėtis tarpusavyje, galite nustatyti pagrindines taisykles grupės el. laiške. Rasti patarimai, kurie pagerina bendravimą raštu ir panaudoti juos kurdami draugišką, bet produktyvią aplinką.

7. Nustokite rašyti man SMS ne darbo metu

Ar bendradarbis ar jūsų viršininkas susisiekia su jumis jūsų atostogų metu? Tai dažna problema, dažniausiai susijusi su žinučių siuntimu. Tai ypač nepatogu, kai nesate toks pažįstamas arba jie nori pasikalbėti, kol jums reikia atsipalaiduoti.

Jei ignoruoti šiuos žmones nepavyksta arba jie nueina per toli, geriausias sprendimas yra nusiųsti jiems el. laišką, kuriame paaiškinama jūsų pozicija. Pranešime turėtų būti pabrėžiama profesinių ribų ir ypač jūsų laisvalaikio svarba.

Peržiūrėkite šias parinktis ir sužinokite, kaip galite jas pritaikyti savo poreikiams:

• Atkreipkite dėmesį, kad dėl asmeninių reikalų galiu nepasikalbėti po darbo valandų. Su malonumu aptarinėju su darbu susijusius reikalus grįžęs į biurą.
• Kad ir kaip man svarbus darbas, jis kenčia, jei neišnaudoju laisvo laiko iki galo. Todėl tikiuosi, kad įvertinsite mano poreikį rezervuoti su darbu susijusius ryšius darbo valandoms.

8. Nekalbėk Taip

Bendradarbiai dažnai pamiršta, kad yra profesionalioje aplinkoje ir gali pasakyti neteisingai arba įsitraukti į netinkamus pokalbius. Dėl tokio elgesio darbo vieta gali tapti labai nepatogi ir labai greitai.

Turite išspręsti tokias problemas, kol jos nesukels trinties ir nepadidės. Jei negalite nuvesti kolegų į šalį vietoje, greitas el. laiškas gali padėti.

Pasisemkite idėjų iš šių posakių:

• Nors labai vertiname draugišką bendradarbiavimą, yra pokalbių temų, kurios turėtų likti už darbo vietos ribų. Prašome padėti mums išlaikyti taikią aplinką ir vengti diskusijų (jautriomis temomis).
• Anksčiau šiandien įvyko bendravimas, dėl kurio darbuotojai jautėsi nepatogiai. Prašome padaryti viską, kad išlaikytumėte profesionalų požiūrį ir skatintumėte draugišką komandinį darbą.

Gali būti naudinga patikslinti, kas buvo pasakyta, kad jūsų bendradarbis tiksliai žinotų, ko vengti ateityje. Be to, apsvarstykite galimybę sudaryti tinklalapį arba dokumentą, kuriame būtų išsamiai aprašytos nepageidaujamos temos ir elgesys, kuriuos galėtumėte pridėti arba susieti savo el. laiške.

Bendrieji patarimai, kaip rašyti el. laiškus, kad išspręstumėte darbo vietos problemas

El. laiškai gali būti jūsų geriausias draugas, kai reikia išspręsti sudėtingas situacijas biure, nesusiduriant su darbuotojais akis į akį.

Čia yra keletas papildomų patarimų, kuriuos reikia nepamiršti, kurie gali padaryti procesą efektyvesnį.

• Subalansuokite el. laiško negatyvumą su teigiamais taškais, kad paskatintumėte tobulėti.
• Įsitikinkite, kad jūsų oficiali kalba neužgožia to, ką bandote pasakyti.
• Būkite aiškūs ir glaustai – neįkainojama, kai rašyti ilgus el.
• Išsaugokite el. laiškus, kad galėtumėte juos peržiūrėti ateityje, jei padėtis nepagerėtų.

Būkite pasirengę spręsti įvairius darbo vietos iššūkius

Komandos nuolat susiduria su problemomis, ypač kai patiria stresą. Nesvarbu, ar tai fizinė, ar skaitmeninė aplinka, ar esate viršininkas, ar darbuotojas, verta žinoti geriausius būdus, kaip pakeisti įpročius į gerąją pusę.

Diplomatija el. paštu yra patikima strategija, jei aiškiai ir profesionaliai reiškiate skundus. Tačiau nepamirškite kitų išteklių, pvz., skaitmeninių įrankių, skirtų palengvinti komandinį darbą.

5 įrankiai, kaip įveikti nuotolinio komandos bendravimo iššūkius

Skaitykite toliau

Apie autorių