Kaip efektyviau naudoti susirašinėjimo darbo vietoje programas

Pranešimų siuntimo programos neabejotinai pakeitė mūsų bendravimą darbo vietoje, ypač darbo metu pereiname prie nuotolinio darbo ir nuo el. pašto, kuris buvo de facto komunikacijos priemonė ilgas.

Nepaisant daugybės produktyvumą didinančių funkcijų, kurias siūlo daugelis šių programų, taip pat galime teigti, kad jos dažniausiai veikia priešingai.

Ar žinučių siuntimo programos mažina jūsų produktyvumą? O gal taip jas naudojate? Pasinerkime gilyn.

5 skirtingi būdai, kaip darbo vietos pranešimų siuntimo programos gali apriboti jūsų produktyvumą

1. Informacijos perkrova

Tarsi pašto perkrova nebuvo pakankamai didelė problema, dabar jūs turite kovoti su nuolatiniu pranešimų srautu jūsų pokalbių programose, kurios dažniausiai tapo naujomis pašto dėžutėmis. Kaip ir visi nepageidaujami el. laiškai gautuosiuose, ne kiekvienas jūsų pokalbių programų pranešimas vertas jūsų dėmesio.

Tikėtina, kad atsidūrėte „Slack“ kanale, kuriame neturėjote būti arba kuriame per daug dalyvių arba turite kolegų, kurie diskutuoja apie naujausias įžymybių paskalas kanale, skirtame su darbu susijusiam Problemos.

Rezultatas yra informacijos perteklius, kuris gali būti toks pat išsekęs, kaip perpildytas el. pašto dėžutė, o tai lemia nuovargį, stresą ir galiausiai sumažėjusį produktyvumą.

2. Prarandama svarbi informacija

Vienas iš šalutinių informacijos pertekliaus padarinių yra tai, kad kai kurios svarbios informacijos pameta maišymo metu. Jei nesugebėsite pritaikyti tinkamų procesų, su darbu susijusi informacija gali greitai pasislėpti po pokalbių ar ne temų diskusijų krūva.

Didžiąją savo darbo dienos dalį praleidžiate sijojant daugybę pranešimų iš vieno kanalo ar bendravimo programos į kitą, tikėdamiesi rasti tą svarbią informaciją, kurios jums reikia. Tai gali būti beprasmiškumo pratimas ir didžiulis darbo vietos laiko švaistymas.

3. Per daug komunikacijos programų

Kokią vidinės komunikacijos priemonę naudojate bendraudami su nutolusiais kolegomis? „Microsoft Teams“? Atsipalaidavęs? El. paštas? WhatsApp?

Galbūt visų aukščiau išvardytų dalykų derinys?

Ieškodami naujausios ir daugiausiai funkcijų turinčios darbo vietos pranešimų siuntimo programėlės, galbūt įdiegėte per daug jų, o tai gali greitai virsti produktyvumo košmaru.

Jei visą dieną nuolat šokinėjate nuo vienos programėlės prie kitos, gaišite laiką ir suskaidote dėmesį, todėl sunku susikoncentruoti ties bet kokia užduotimi.

Tai reiškia, kad galbūt norėsite rasti būdų venkite pernelyg didelio bendravimo ir bendradarbiavimo programėlių naudojimo savo darbo vietoje.

4. Jūs esate „visada įjungtas“

Nuolatinis ryšys ir lūkesčiai, kad visada galėsite atsakyti į pranešimus, tapo norma šiandieninėje darbo vietoje. Tačiau tokia kultūra, kai visada būna „įjungta“ ir dirbama iš tradicinių darbo valandų ribų, gali sukelti keletą nepageidaujamų pasekmių.

Pirma, ilgesnis darbas nebūtinai yra produktyvesnis. Tiesą sakant, tai dažnai sukelia priešingą poveikį. Jei pastebėsite, kad dirbate ilgai naktį arba savaitgaliais, greičiausiai greitai perdegsite, o tai sumažins darbo kokybę ir našumą.

Tačiau tai ne tik jūsų profesinis gyvenimas, nes greitai gali nukentėti ir jūsų asmeninis gyvenimas. Kai visada esate „įjungtas“, atsipalaidavimui ir atjauninimui lieka mažai laiko, o tai sukelia psichinės ir fizinės sveikatos problemų.

5. Nesibaigiantys pranešimai

Siekdami būti labiau prisijungę ir tikėdamiesi padidinti produktyvumą, galbūt netyčia užsiregistravote nesibaigiančiame pokalbių programų pranešimų sraute. Iš pirmo žvilgsnio tie maži raudoni iššokantys langai ir spengimai gali atrodyti nekenksmingi, tačiau jie gali greitai tapti didžiuliu blaškymu ir netyčia privesti prie jų. konteksto perjungimas ir sumažėjęs produktyvumas.

Kartais gali pakakti vien pamatyti tuos raudonus iššokančiuosius langus (net jei neskaitote pranešimų), kad netektumėte dėmesio ir sutriktumėte srautą.

Taigi, ką galite padaryti, kad išvengtumėte šių produktyvumo spąstų?

Geriausios produktyvios komunikacijos darbo vietoje strategijos

1. Pasinaudokite asinchroniniu ryšiu

Per daug dėmesio skiriant neatidėliotiniems atsakymams ir bendravimui realiuoju laiku, ypač kai komandos nariai dirba skirtingose ​​laiko juostose, gali pridaryti daugiau žalos nei naudos.

Užuot laukę (ar dar blogiau, reikalaudami) greitų atsakymų, apsikabinkite asinchroninis ryšys. Šis bendravimo stilius leidžia jums laiku atsakyti į pranešimus, sumažinant trukdžius ir įgalinant susikoncentruoti į svarbesnes užduotis.

Radus naują ne visada reikia į savo arsenalą įtraukti kitą bendravimo programą. Visiems jūsų komandos nariams reikia laiko priprasti prie naujo įrankio, todėl dažnai geriau pasilikti tuo, ką turite, ypač kai jis jau siūlo jums reikalingas funkcijas.

Užuot prisiregistravę naudoti kitą programą, skirkite laiko esamiems įrankiams įvertinti, kad sužinotumėte, ar galite juos integruoti su kitomis naudojamomis programomis, kad supaprastintumėte savo darbo eigą. Tokiu būdu jums nereikės taip dažnai keisti programų ir galite išvengti su tuo susijusio našumo praradimo.

3. Sukurkite vidinį Wiki

An vidinis wiki yra pagrindinė jūsų komandos žinių ir informacijos saugykla. Tai puikus būdas visą svarbią informaciją sutvarkyti ir pasiekti vienoje vietoje.

Viki gali padėti sumažinti nuolatinio bendravimo poreikį, nes komandos nariai gali lengvai rasti atsakymus į savo klausimus. Taip pat galite panaudoti savo vidinį wiki, kad sukurtumėte bendravimo su savo komanda knygelę, kurioje dokumentuotų geriausią praktiką ir visos įmonės gaires.

Tai gali apimti bet ką – nuo ​​to, kaip ir kada naudoti konkrečias priemones, iki apibrėžimo, ką laikote „skubiu“ bendravimu, ir idealų atsakymo laiką.

Tai, kaip naudojate bendravimo ir bendradarbiavimo priemones, gali labai paveikti jūsų produktyvumą. Jei jus nuolat trikdo pranešimai, pabandykite tinkinti nustatymus, kad sumažintumėte blaškymąsi.

Pavyzdžiui, galite išjungti konkrečių kanalų ar pokalbių pranešimus, nustatyti režimo „Netrukdyti“ valandas arba net iš viso atidėti pranešimus per suplanuotą fokusavimo laiką. Pritaikę įrankius taip, kad jie geriau atitiktų jūsų poreikius, galėsite susigrąžinti našumo kontrolę.

Be to, jei naudojate „Slack“, galite pridėti @Must-Read plėtinys į savo darbo vietą, kad visada būtų matomi skubūs pranešimai. Ši „Slack“ programa leidžia pažymėti konkrečius pranešimus kaip privalomus perskaityti, o komandos nariai turės visus svarbius pranešimus vienoje partijoje, kad negaištumėte laiko slinkdami pokalbių istorijoje.

Naudokite savo susirašinėjimo programas tinkamu būdu, kad padidintumėte produktyvumą

Nors pokalbių programos gali būti puikus būdas padidinti produktyvumą, netinkamai naudojamos jos taip pat gali labai trukdyti. Galime daryti išvadą, kad tai visų pirma priklauso nuo to, kaip naudojate šias priemones.

Laikydamiesi anksčiau pateiktų strategijų, galite susigrąžinti savo našumo kontrolę ir išvengti tų produktyvumo spąstų.

Kaip įveikti bendradarbiavimo perteklių savo darbo vietoje

Skaitykite toliau

Apie autorių