Kaip naudoti laiko blokavimą siekiant apriboti dėmesį blaškančius el. laiškus ir žinutes

Efektyvus bendravimas yra svarbus darbo vietoje, tačiau kartais tai gali trukdyti, kai bandote susikaupti. Nesunku manyti, kad turime nedelsiant atsakyti į kiekvieną el. laišką ar pranešimą, kuris kartais virsta visaverčiu pokalbiu, kuriam tikrai neturite laiko.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip galite laiku užblokuoti bendravimą, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį.

1. Laikas blokuoja gautuosius

Jei nuolat spustelėsite savo pašto dėžutę kiekvieną kartą, kai gausite el. laišką, daug nenuveiksite. Jūs ne tik skiriate laiko atliekamai užduočiai, kad galėtumėte perskaityti el. laišką ir galbūt atsakyti į jį, bet ir susikoncentruoti.

Galbūt norėsite skirti laiko blokavimui.

Laiko blokavimo gautųjų idėja yra tik tikrinti el. laiškus tam skirtais laiko tarpsniais visą dieną. Tokiu būdu galite ilgą laiką sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį su minimaliomis pertraukomis.

Nors galbūt norėsite pažvelgti į pranešimo siuntėją ir temos eilutę, kad nepraleistumėte nieko svarbaus, nesiimate veiksmų ir iškart pereinate į gautuosius. Jūsų mintys lieka ties atliekama užduotimi, nes žinote, kad vėliau gausite el. laišką – nebent, žinoma, tai skubu ir jums reikia skirti jam savo dėmesį.

Kai priprasite prie kasdienybės neatidaryti ir neatsakyti iš karto, prie to pripras ir jūsų klientai ar bendradarbiai. Tiesą sakant, netgi galite pateikti geresnius atsakymus, nes daugiausia dėmesio skirsite bendravimui ir neskubėdami grįžti prie darbo, kurį dirbate.

Kaip pasiūlymą, galite pradėti kiekvieną apsilankymą savo gautuosiuose pirmiausia patikrinę senesnius pranešimus. Viską, kas yra šiukšlės ar šiukšlės, nedelsdami susitvarkykite. Jei atsakymo nereikia, užsirašykite visus veiksmus ir pateikite jį.

Jei siuntėjui reikia tik greito atsakymo, taip pat galite atsakyti į jį, kai esate ten, bet jei jam reikia atsakymas, kuris užtruks ilgiau nei jūsų atidėjęs laikas, pažymėkite el. laišką arba sukurkite priminimą, kad prie jo sugrįžtumėte vėliau. Tikslas, kurį reikia nepamiršti, yra kad gautuosiuose nebūtų neskaitytų pranešimų ir venkite tvarkyti tą patį el. laišką du kartus.

Kai blokuojate gautuosius, taip pat norėsite atsižvelgti į laiką ir dažnumą. Tai skirsis kiekvienam asmeniui, atsižvelgiant į el. pašto adresų skaičių, vaidmenį ir tvarkaraštį.

2. Laikas blokuoja jūsų siunčiamuosius

El. laiškams, į kuriuos reikia atsakyti ilgiau arba kuriuos turite išsiųsti patys, užblokuokite tam skirtą laiką, o ne praleiskite didelę produktyvaus laiko dalį išsiųstuosiuose. Reikia šiek tiek pasipraktikuoti, bet jei taip tiksliai savo el. laiškuose, sugaišite mažiau laiko juos rašydami.

Pradėkite kiekvieną siuntimo seansą spręsdami svarbiausias žinutes, o pasibaigus laikui susitelkite į kitas užduotis. Vien todėl, kad galite kam nors atsakyti iš karto, dar nereiškia, kad visada turite. Žinoma, yra išimčių, bet jei pertraukiate savo dėmesį atsakant į neskubius pranešimus.

Taip pat svarstoma, ar į pranešimą net reikia atsakyti. Nesunku pajusti pareigą atsakyti, bet jei siuntėjas iš tikrųjų nieko jūsų neklausia arba nereikalauja jūsų įvesties, paprasta padėka gali padėti, atsižvelgiant į tai, kas jį atsiuntė.

Ar atsakysite į kiekvieną gautą el. laišką, ar ne, priklauso nuo darbo vietos etiketo ir jūsų santykių su siuntėju. Kai kurie žmonės mieliau negaus jokio atsakymo, nei atsiverstų dviejų žodžių padėkos žinutę, o kiti gali džiaugtis užrašu.

3. Jūsų pranešimų laikas baigiasi

Žinučių skaitymas ir atsakymas neužtrunka beveik tiek laiko, kiek el. laiškų, ypač todėl, kad priimtiniau atsakyti vienu žodžiu, strateginiu emociju ar net gif. Tačiau jie sumuojasi.

Susisiekimo programos įtraukimas į tvarkaraštį gali padėti sumažinti trikdžius. Jūsų pranešimų blokavimo laikas šiek tiek skiriasi nuo el. laiškų, nes į juos atsakyti nereikia ilgai. Vietoj to, galbūt norėsite blokuoti laiką, skirtą sutelkti dėmesį į savo užduotis, ir leisti gaunamiems pranešimams palaukti, kol baigsis sesija.

Jei naudojate „Slack“, galite parodyti, kad esate susikoncentravęs naudojant Slack būseną o ne snausti, jei vis tiek norite stebėti pranešimus. Tačiau jei vis tiek naudosite snaudimo funkciją, žmonės vis tiek gali išsiųsti pranešimą, pranešdami, kad tai skubu.

Jei susirašinėjate savo bendradarbiu ir pastebite, kad pokalbis užsitęsė, galbūt norėsite pakviesti savo bendradarbį jums paskambinti ir paaiškinti, nes kalbėti telefonu gali būti greičiau.

4. Elektroninių ryšių ribų nustatymas

Visų pirma, tai ne visų mėgstamiausias priminimas, bet jūs pastebėsite, kad produktyvumą, jei sutaupysite asmeninių pranešimų tikrinimo, kol padarysite pertrauką ar šiek tiek turėsite prastovos.

Tiek „Apple“, tiek „Android“ telefonai turi labai tinkinamus fokusavimo nustatymus, kurie gali padėti jums tai padaryti ir leidžia nutildyti tam tikras programas, kai įjungiate funkciją „Netrukdyti“. Tokiu būdu galite nutildyti programas ir žinutes, kurios, jūsų manymu, blaško dėmesį, tačiau skambinkite, jei kam nors reikia susisiekti su jumis.

Panašius nustatymus galite rasti ir savo kompiuteryje. Pavyzdžiui, Pranešimai skydelyje iOS Sistemos nuostatos leidžia planuoti netrukdyti ir įjungti bei išjungti programas.

Žinoma, kai kuriems žmonėms ir situacijoms reikės nedelsiant atkreipti dėmesį, tačiau tam tikri dalykai gali palaukti, kol baigsis produktyvumo sesija, kol galėsite juos išspręsti. Tai gali skirtis kiekvienam asmeniui, bet pabandykite sugalvoti savo taisykles, kam ir ką leisite pertraukti jūsų dėmesį.

Apribokite savo blaškymąsi

Per dieną gausite daug el. laiškų ir pranešimų, todėl lengva išsiblaškyti bandant susikaupti. Jei manote, kad tai įprasta, pateikite vieną ar kelis iš šių patarimų, kad sužinotumėte, kas jums tinka.

4 geriausi patarimai, kaip sumažinti el. pašto perkrovą

Skaitykite toliau

Apie autorių