5 patarimai, kaip rašyti ilgus el. laiškus, kuriuos gali perskaityti gavėjai

Ilgų el. laiškų siuntimas klientams ir bendradarbiams paprastai yra nerimtas. Tačiau kartais tereikia nusiųsti ilgą atnaujinimą ar apžvalgą.

Tokiu atveju norėsite padaryti sau ir gavėjui paslaugą, pereidami tiesiai prie reikalo ir užtikrindami, kad jiems nereikės ieškoti ilgų pastraipų.

Šiame straipsnyje apžvelgsime, kada kartais galite padėti, kad ilgesni el. laiškai būtų lengviau skaitomi ir į juos būtų lengviau atsakyti.

1. Apibendrinimui naudokite ženklelius

Vienas iš svarbiausių dalykų, kurį reikia atsiminti rašant ilgą el. laišką, yra tai, kad gavėjas greičiausiai jį perskaitys. Tai darydami jie gali praleisti svarbią informaciją ar klausimus, nes tiesiog buvo per daug ką perskaityti.

Rašydami ilgą el. laišką, norite užtikrinti, kad gavėjas galėtų lengvai peržvelgti, tačiau vis tiek rastų svarbiausius dalykus, kitaip tariant, el. laiškuose norite būti tikslūs. Tokiu būdu jie gauna reikiamą informaciją, o jūs tikriausiai gausite labiau apgalvotą atsakymą.

Kiekvienas šiame straipsnyje pateiktas patarimas padės pasiekti aiškesnį, tikslesnį el. laišką, ypač naudojant ženklelius.

Informacijos rašymas taško forma nereiškia, kad negalite bendrauti. Galite būti kitose el. laiško dalyse, pvz., pasisveikinime ir atsijungdami. Tačiau susumavus informaciją į taškus, žinia bus perduota greitai ir efektyviai.

Užuot įtraukę kiekvieną smulkmeną, nurodykite pagrindinę pranešimo informaciją ir venkite žodžių. Gavėjui nereikia kiekvienos temos žaidimo po pjesės, jiems tereikia pagrindinių dalykų.

2. Svarbiems taškams naudokite paryškintą šriftą

Visų didžiųjų raidžių naudojimas el. laiške nėra profesionalus. Tačiau galite šiek tiek paryškindami savo skaitytoją linktelėti teisinga kryptimi. Žinoma, nenorite to daryti dėl visko, bet jei norite užtikrinti, kad tam tikra informacija būtų matoma kaip data, priminimas ar veiksmas, paryškinkite ją.

Pavyzdyje naudojami tik paryškinti pavadinimai ir dvi frazės, kurias siuntėjas nori, kad skaitytų imtis veiksmų – ieškoti papildomos informacijos posėdžio protokole ir nepamiršti a susitikimas. Jei jis perskaito el. laiškus, jie greičiausiai patrauks jo dėmesį, o likusius jis gali perskaityti dėl konteksto.

Kadangi tai tik subtilus teksto pakeitimas, mažiau tikėtina, kad gavėjas jausis taip, lyg šauktumėt, nes jis gali būti rašomas visomis didžiosiomis raidėmis.

3. Padalinkite el. paštą į temas su antraštėmis

Antraštių pridėjimas prie el. laiškų gali atrodyti kaip romano siuntimas gavėjui, tačiau tai nereiškia, kad po kiekvienu iš jų turi būti daug informacijos. Tai paprasčiausiai padeda jiems greičiau gauti el. laišką, jei yra tam tikros informacijos, kurios jie ieško, arba jei reikia vėliau.

Paryškindami antraštę ir naudodami eilučių pertraukas tarp kiekvienos skilties, galite palikti tarpą tarp kiekvienos skilties, kad būtų lengviau skaityti – kaip ir bet kurį kitą dokumentą.

Naudoti antraštes naudinga, jei norite aptarti kelias temas, dėl kurių nereikia siųsti atskirų el. laiškų, pvz., kasdienės apžvalgos arba eigos atnaujinimo.

4. Naudokite skirtingą citatų formatą

Jei jums reikia perduoti informaciją tiksliai taip, kaip ją parašė kažkas kitas, atlikite subtilius formatavimo pakeitimus, kad atskirtumėte ją nuo savo pasakojimo. Taip nekyla painiavos dėl to, kur baigiasi jūsų pranešimas ir prasideda kitas.

Žinoma, kabutės gali padėti, bet jei jau turite daug teksto prieš ir po, tai gali sukurkite ilgą pastraipą, kurią ne taip norėtųsi skaityti ir iš kurios būtų sudėtingiau iš karto gauti informaciją.

Kitas dalykas, kurį reikia turėti omenyje, kai kalbama apie teksto formatavimą el. laiškuose, galbūt norėsite nenaudoti kelių šriftų ir spalvų, nes dėl to el. laiškas gali atrodyti neprofesionaliai.

5. Išsaugokite klausimus iki pabaigos

Ar kada nors uždavėte kelis klausimus el. laiške ir gavote atsakymus į gal pusę? Tai gali įvykti net trumpiausiais el. laiškais ar žinutėmis.

Pabandykite išsaugoti klausimus iki galo ir pateikti trumpus bei tikslius. Tai ne tik padės skaitytojui juos pamatyti, bet ir nepamirš to, ko paklausėte, nes vėliau nepateiksite daugiau informacijos.

Be to, jie gali atsiųsti jums atsakymą, kuriame aiškiai atsakyta į klausimus tokia tvarka, kokia jų uždavėte.

Tai gali atrodyti kvailai, bet pagalvokite apie visus el. laiškus, žinutes, pranešimus ir skaitmeninę laikmeną, kuri jums pateikiama kasdien. Dėl el. pašto pertekliaus lengva išsiblaškyti arba kad viena informacija išsiskirtų prieš kitą.

Papildomas patarimas – būkite konkretus savo temos eilutėje

Šis papildomas patarimas tinka visiems el. laiškams apskritai. Būdamas konkrečiai jūsų temos eilutėje, padedate gavėjui įvairiais būdais – jis tiksliai žinos, apie ką kalbama, galės nustatyti pirmenybę ir vėliau vėl jį rasti, jei prireiks.

Pavyzdžiui, galite naudoti tokius žodžius kaip Sekti, klausimas, priminimas, atnaujinti, arba ataskaita kad jie žinotų el. pašto tipą. Jei kalbama apie konkretų susitikimą ar projektą, nurodykite pavadinimą. Jei tai pasikartojantis el. laiškas, įtraukite datą.

Laiško siuntimas su tema Sekti Vien tik tai neatrodo labai spustelėjama ar svarbi, ypač kai gavėjo gautuosiuose gali būti keli kiti el. laiškai tokiu pat pavadinimu.

Jūs netgi galite pranešti žmonėms temos eilutėje, jei jūsų pranešimas yra skubus, bet būtinai pasilikite tai aktualiems dalykams.

Bendravimas yra raktas

Nors kai kurie gali patarti nesiųsti ilgų el. laiškų, kartais jums tiesiog reikia. Geriausias dalykas, kurį galite padaryti savo gavėjui, yra laikytis esmės ir užtikrinti, kad jis galėtų perskaityti. Tai ne tik padės rasti iš pradžių reikalingą informaciją, bet ir vėliau vėl ją perskaityti.

Kitą kartą, kai reikės išsiųsti ilgą el. laišką, kodėl gi nepabandžius vieno ar kelių iš šių patarimų ir pažiūrėti, kaip sekasi.

5 savarankiško redagavimo patarimai ir įrankiai, kaip pagerinti rašymą

Daugelis rašytojų kovoja su redagavimo procesu. Tačiau jei norite sukurti kokybišką turinį, prasminga tobulinti savo redagavimo įgūdžius. Štai kaip.

Skaitykite toliau

Apie autorių