Funkcijų nuovargis: kaip išvengti pervargimo naudojant projektų valdymo programinę įrangą

Rasti tinkamą projektų valdymo programinę įrangą gali būti sudėtinga. Su kiekvienu pasirinkimu pateikiamas ilgas funkcijų ir funkcijų sąrašas skirtingais pavadinimais ir kartais neaiškiais tikslais.

Atliekant palyginimą lengva priblokšti, bet tai nebūtinai turi būti. Šiame straipsnyje pateiksime keletą patarimų, kaip sumažinti funkcijų nuovargį, kai reikia pasirinkti tinkamą projektų valdymo programinę įrangą.

1. Prieš bandydami ar pirkdami sudarykite savo projektų valdymo programinės įrangos planą

Jūs jau nusprendėte išbandyti projektų valdymo programinę įrangą arba bent jau svarstote tai. Turėdami tiek daug puikių parinkčių, padarysite sau didžiulę paslaugą, prieš pažvelgdami į kiekvienos programinės įrangos galimybes ir funkcijas, nurodydami, ką norėtumėte su ja daryti.

Tai ne tik padės rasti tinkamą programinę įrangą, bet ir padės nustatyti bei pašalinti netinkamą programinę įrangą.

Pagalvokite, kaip jūs ir jūsų kolegos dabar bendraujate su užduotimis. Ar norite, kad programinė įranga pakeistų tam tikrų tipų el. laiškus, susitikimus ir atmintines? Kokio tipo informaciją paprastai įtraukiate ir koks yra užduočių priskyrimo procesas?

Kita svarbi dalis, nurodant, kaip ją naudosite, yra nustatyti, kas jį naudos. Kiek žmonių turite savo komandoje? Kokių vaidmenų ir leidimų reikės kiekvieno komandos nario paskyroje? Ar reikės įtraukti klientų ar rangovų svečių paskyras?

Taip pat galite apsvarstyti, ar programinėje įrangoje jums reikės privačių darbo vietų. Pavyzdžiui, pagal numatytuosius nustatymus galite nustatyti „ClickUp“ darbo srityse sukurtus sąrašus kaip bendrinamus arba privačius ir bet kada juos perjungti. Idėja yra priešinga, kai puslapiai yra privatūs, kol nesidalinate jais su svečiais, nebent naudojatės komandos paskyra.

Nors daugelis projektų valdymo programinės įrangos gali atrodyti taip pat, atsakydami į šiuos klausimus galėsite suprasti, kokių funkcijų turėsite ieškoti neviršydami biudžeto.

2. Remdamiesi tuo, ką jau darote, nuspręskite, kurių funkcijų jums reikia

Štai kur viskas gali būti šiek tiek sudėtinga. Yra daug projektų valdymo programinės įrangos pasirinkimų, todėl kiekviena programinė įranga turi ilgą funkcijų sąrašą.

Čia reikia atsiminti, kad mažiau yra daugiau. Jūs netgi galite apibūdinti pasikartojančias užduotis ar darbo eigas su tik lentele ir kai kuriais kontroliniais sąrašais, kaip parodyta toliau pateiktame pavyzdyje naudojant sąvoką. Viskas priklauso nuo to, kaip jūs ir jūsų komanda dirbate kartu.

Kaip pavyzdį naudoti laiko stebėjimą vien todėl, kad galite tai padaryti kai kuriose projektų valdymo programinėje įrangoje, nereiškia, kad turėtumėte. Jei jau turite laiko stebėjimo metodą, kuris veikia, arba šiuo metu nesekate savo laiko ir tai gerai, kodėl verta rinktis tą, kuriame būtų galima sekti, o be jo?

Jūsų projektų valdymo programinė įranga neturėtų sukelti trinties atliekant kasdienes užduotis. Visų pirma, tai yra įrankis, kurį galite naudoti efektyviai bendrauti su projektais, todėl pagalvokite, kaip šiuo metu tai darote ir kurios funkcijos būtų naudingiausios.

Dėl papildomų funkcijų lengva atitraukti dėmesį ne tik dėl to, kad sugaišite laiko jas nustatydami ir nenaudodami, bet ir užgriozdins jūsų darbo vietą. Tai atveda mus prie kito punkto.

3. Jei jis ryškus, nuspręskite, ar jis tvarus

Jei tam tikra funkcija patraukia jūsų dėmesį ir nuspręsite, kad norite ja naudotis, paklauskite savęs, ar tai bus kažkas, ko išlaikysite ilgai. Pavyzdžiui, Monday.com Llama ferma ir baterijų valdikliai yra gana smagūs prietaisų skydelio papildymai, nes jie jūsų tikslus paverčia žaidimais, tačiau jaudulys gali lengvai išnykti.

Tiesą sakant, galbūt norėsite nenagrinėti valdiklių, nes pirmadienis, „ClickUp“, „Notion“ ir „Asana“ yra puikus pasirinkimas be jų. Toliau pateiktame paveikslėlyje yra paprastas a projekto prašymų lenta naudojant tik kai kurias iš daugelio nemokamos „ClickUp“ versijos funkcijų.

Geriausia projektų valdymo programinę įrangą rinktis pagal jos pagrindą, o ne pagal skambučius ir švilpukus, ypač jei jie tik sumažins jūsų produktyvumą.

Kitas dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį, yra integracijos. Tikėtina, kad programinę įrangą galite naudoti be jų, kaip ir valdiklius. Tačiau, jei jums patinka, kad jis integruojamas su kita programine įranga, prieš leisdami tai tapti lemiamu veiksniu pasidomėkite, kokias užduotis ji gali atlikti. Integravimas gali būti tik dar vienas pranešimas arba veiksmas, kurį reikia atlikti.

4. Keletas naudingų pagrindinių funkcijų, kurių reikia ieškoti

Prieš įsigilindami į pagrindus, svarbu pažymėti, kad lygindami projektų valdymo programinės įrangos funkcijas, kiekvienoje svetainėje lankotės atskirai. Kiekviena programinė įranga gali naudoti skirtingą pavadinimų sistemą tai pačiai funkcijai, todėl atrodo, kad atliekant tiesioginį palyginimą kita programinė įranga neturi specifinių galimybių. Konkurencija gali tai pavadinti kitaip.

Geriausias to pavyzdys yra sąvoka. Nors nerasite didelio kiekvieno turinio sąrašo, prie savo puslapių galite pridėti užduočių, būsenų ar lentų. Naudodami blokus galite sukurti efektyvią projektų valdymo sistemą.

Nepriklausomai nuo pavadinimo, kai kurie naudingi pagrindai, kuriuos norėsite stebėti:

• Užduotys, puslapiai arba impulsai– Kad ir kokią terminiją naudoja programinė įranga, tai yra tuščios projektų valdymo programinės įrangos kortelės kur kurdami galite pridėti aprašą, terminą, prioritetą, perėmėją ir priedus paskyrimas.
• Bendravimo priemonės– užuot vartęs pirmyn ir atgal projektų valdymo programinę įrangą ir el. paštą, turėdamas įrankiai, skirti komentuoti, atsakyti ir pažymėti kitus, yra labai naudingi bendradarbiaujant ar deleguojant projektus.
• Būsenos– Dalis to, kas daro projektų valdymo įrankius puikius, yra tai, kad jūs ir jūsų komanda galite pasakyti vienas kitam, kad ką nors dirbate, nepateikdami viešo pranešimo.
• Priminimai– tikriausiai norėsite juos pakoreguoti pagal savo poreikius, tačiau būsite dėkingi, kad projektų valdymo programinėje įrangoje yra priminimų, ypač tais momentais, kai jums jų reikia.
• Švari sąsaja– Švarus, minimalus dizainas padės sutelkti dėmesį į svarbiausias užduotis.

Neleiskite funkcijoms trukdyti veikti

Projektų valdymo programinė įranga iš pradžių gali atrodyti bauginanti, tačiau tai nebūtinai turi būti. Jei įgyvendinsite planą ir jo laikysitės, rasite geriausią sau ir savo komandai.

Geriausia tai, kad dauguma projektų valdymo programinės įrangos įmonių siūlo nemokamą bandomąją versiją, todėl galite ją išbandyti prieš ką nors mokėdami. Kodėl neišbandžius kelių, kiekvienoje sukūrus po vieną projekto lentą?

ClickUp vs. Asana: kas yra geresnis projektų valdymui?

Yra daug projektų valdymo programinės įrangos parinkčių, čia yra keletas patarimų, padėsiančių pasirinkti „Asana“ ir „ClickUp“.

Skaitykite toliau

Apie autorių