4 produktyvumo patarimai, kaip patikrinti gautuosius

Mes visi ten buvome. Esate susikoncentravęs ties atliekama užduotimi, kai gaunate el. laišką iš bendradarbio, kuris nukreipia jūsų dėmesį nuo atliekamos užduoties. Smalsu, spustelėsite jį, kad pamatytumėte, kaip galite padėti, bet tai tikrai nėra kažkas, į kurį reikia nedelsiant atsakyti.

Vis dėlto jums gali kilti klausimas, ar turėtumėte grįžti prie jų dabar, ar pabandyti susikaupti – tai gali būti ypač sudėtinga, kai tai dažnai iškyla per dieną.

Šiame straipsnyje pateiksime keletą patarimų, kurie gali padėti išlikti produktyviems tikrinant el. laiškus.

1. Apribokite, kiek kartų kasdien tikrinate gautuosius

Jei kiekvieną kartą, kai gaunate el. laišką, spustelėjate į gautuosius arba tikitės tokio, nuolat susikoncentruojate. Taip pat turėtumėte pagalvoti, kiek laiko užtruks, kol grįšite į darbą po pertraukimo, ypač jei į kiekvieną el. laišką atsakote iš karto.

Nors galite jaustis užsiėmę, tai pirmyn ir atgal gali būti ne pats produktyviausias darbo būdas. Norite patikrinti savo pašto dėžutę, kad būtų ištuštintas el. laiškų sąrašas.

Nebent jūsų darbas tikrai reikalauja nedelsiant atsakyti į visus el. laiškus, pabandykite apriboti kasdienį gautųjų tikrinimo skaičių. Siūlome du ar tris kartus per dieną tikrinti el. laiškus ir nustatyti jų prioritetus – vieną kartą atvykę į darbą, vieną kartą po pietų pertraukos ir galbūt valandą prieš baigdami dieną.

Tačiau geriausia sugalvoti rutiną, kuri tinka jūsų tvarkaraščiui ir tiems, su kuriais dirbate. Nors galite duoti neatidėliotinus atsakymus, tai nereiškia, kad turite tai padaryti visada, ypač jei esate susitelkę į svarbią užduotį ar terminą.

Žinoma, turėsite žmonių, su kuriais turėsite grįžti anksčiau nei vėliau, nesvarbu, ar tai būtų jūsų viršininkas, klientas ar prioritetinis bendradarbis. Kai tikrinate gautuosius, pirmenybę teikite atsakymui į juos. Taip pat galite įjungti įspėjimus, kai tas asmuo jums siunčia el. laiškus „Netrukdyti“ arba tiesiog pakoreguoti, kiek kartų gautieji tikrins, ar nėra naujų laiškų.

Ar norite pakoreguoti pranešimų nustatymus, kad tam tikri el. laiškai būtų visiškai nutildyti, priklauso nuo jūsų. Tačiau, kad neprarastumėte kažko itin svarbaus, galbūt norėsite tiesiog pažvelgti į pranešimo gavėją ir temos eilutę ir greitai grįžti į teisingą kelią, jei jis gali palaukti.

2. Venkite susitvarkyti su tuo pačiu el. paštu du kartus

Ar kada nors atidarėte ir skaitėte tą patį el. laišką kelis kartus, kad atnaujintumėte save prieš imdamiesi veiksmų? Tai gali būti jūsų laiko ir dėmesio švaistymas.

Galite to išvengti imdamiesi veiksmų kiekvieną kartą, kai atidarote. Nuspręskite, ar reikia atsakyti, galite jį įrašyti arba archyvuoti, ar tai yra šiukšlės, ar ką nors galite tiesiog ištrinti.

Jei nuspręsite į jį atsakyti, tai nereiškia, kad tai turi įvykti iš karto, bet pridėkite vėliavėlę ar kokį nors priminimą, kad žinotumėte, kaip tai padaryti kitą kartą, kai tvarkysite el. laiškus.

Jūsų gautuosiuose taip pat gali būti priminimų el. paštu funkcija. Pavyzdžiui, „Spark“ leidžia atidėti pranešimus tam tikram laikotarpiui ir apie juos primins konkrečią datą ir laiką. Tai taip pat leidžia nustatyti priminimą, kaip sekti išsiųstą el. laišką, jei dar negavote atsakymo iš gavėjo.

Viskas, kas yra gautuosiuose, į ką nereikalauja atsakymo, failo, šiukšlių ar šiukšlių iš karto – dauguma el. pašto paslaugų teikėjų tai padaro labai paprastai, todėl geriausia tiesiog tai padaryti ir padaryti.

Taip pat padeda sugalvoti tam tikras taisykles, pagrįstas gaunamų el. laiškų kiekiu. Pavyzdžiui, kam teikiamas prioritetas ir jūsų atsakymo laikas. Kiti taip pat prie to pripras ir supras, kad sulauksite puikaus atsako, tik ne iš karto.

Jei radote el. laišką, kurį atidėjote, naudokite valgyti varlių metodą kad tai padarytum.

3. Atsisakykite nenaudingų informacinių biuletenių ir rinkodaros el. laiškų prenumeratos

Tikėtina, kad per dieną gausite pakankamai pranešimų be papildomo naujienlaiškių ir rinkodaros el. laiškų triukšmo. Nesunku leisti jam slysti ir leisti jiems kauptis gautuosiuose, nes esate užsiėmę.

Tačiau jų atsijojimas yra dar viena užduotis, kuri atims jūsų dėmesį ir produktyvumą. Tai ypač aktualu, jei siuntėjas parašė el. laišką pakankamai gerai, kad galėtumėte jį spustelėti ir perskaityti nežinodami, kodėl taip elgiatės.

Atsisakykite prenumeratos, nebent tai yra kažkas, dėl ko tikrai ketinate imtis veiksmų, pavyzdžiui, skaityti kūrėjo turinį arba pasinaudoti įmonės pardavimais. Sutaupykite laiko ir energijos, kurią skyrėte šiems el. laiškams, ir įdėkite juos į ką nors prasmingesnio ar atpalaiduojančio.

Jei mėgstate skaityti naujienlaiškius ir rinkodaros el. laiškus, galbūt norėsite išbandyti el. pašto paslaugų teikėją, pvz., „Spark“, siūlantį „Smart Inbox“.

„Smart Inbox“ funkcija atskiria naujienlaiškius ir pranešimus iš paslaugų nuo asmeninių el. Jis taip pat nutildo pranešimus iš nepažįstamų žmonių ir automatinius pranešimus.

4. Blokuoti nepageidaujamus el. laiškus – adresus ir domenus

Kai reikia filtruoti nepageidaujamą paštą, kai kurie el. pašto paslaugų teikėjai atlieka geresnį darbą nei kiti. Net toks populiarus pasirinkimas, kaip „Outlook“, nėra tobulas, leidžiantis patekti į nepageidaujamą paštą.

Tačiau jei kas nors siunčia jums šlamštą, galite užblokuoti jo el. pašto adresą. Taip pat galite užblokuoti visą domeną, jei pastebėsite, kad gaunate el. laiškus iš skirtingų naudotojų vardų, bet to paties žiniatinklio adreso.

Jei naudojate „Outlook“, šią funkciją galite rasti Nepageidaujamas paštas skyrių Paštas skirtuką Parametrai ir Peržiūrėti visus „Outlook“ nustatymus. „Gmail“ yra dar vienas teikėjas, leidžiantis lengvai užblokuoti el. pašto adresus ir įmonės.

Jei naudojate kitą el. pašto paslaugų teikėją, ieškokite šios funkcijos blokuoti el. pašto domeną ir jūsų naudojamo teikėjo pavadinimas.

Atminkite, kad el. pašto šiukšlių laiške geriausia nespustelėti atšaukti prenumeratą, nes galite patekti į eskizinę svetainę, kurioje norite gauti jūsų asmeninės informacijos. Tiesą sakant, nebendraukite su jais, nebent pažymėsite tai kaip šlamštą arba neištrinate.

Padidinkite savo produktyvumą apribodami el. laiškus

El. paštas yra naudinga bendravimo priemonė. Tačiau tai taip pat gali trukdyti, kai nekreipiame dėmesio.

Jei pastebėjote, kad gautuosiuose praleidžiate daug laiko, kodėl gi neišbandžius vieno ar kelių iš šių patarimų, ar tai padeda?

Kaip valdyti savo el. pašto dėžutę ir išlikti produktyviam

Nuolatinis el. laiškų tikrinimas gali užtrukti daug laiko. Šie patarimai padės valdyti gautuosius ir nuveikti daugiau.

Skaitykite toliau

Apie autorių