4 geriausi patarimai, kaip sumažinti el. pašto perkrovą

Daugeliu atvejų darbo dienos valandų praleidimas bendravimui nėra pats produktyviausias jūsų laiko panaudojimas. Idealiu atveju komunikacijos priemonės, pvz., el. paštas, turėtų suteikti jums galimybę dirbti geriausiai, o ne atvirkščiai.

Deja, el. paštas tapo visa apimančia bendravimo forma, kuri gali lengvai sugadinti jūsų dieną ir atimti jūsų laiką bei produktyvumą.

Šiame straipsnyje pristatysime keletą praktinių strategijų ir įrankių, kaip kovoti su el. pašto pertekliumi.

Kas yra el. pašto perkrova ir kaip tai veikia jūsų produktyvumą?

El. pašto perteklius – tai nesugebėjimas neatsilikti nuo gaunamų ar išsiųstų el. laiškų skaičiaus. Taip nutinka, kai gautuosiuose yra daugiau pranešimų, nei galite pagrįstai sutvarkyti.

Taigi, kokie požymiai rodo, kad kovojate su el. pašto pertekliumi?

• Jaučiatės taip, lyg nuolat atsiliekate nuo savo el. pašto ir niekada negalite pasivyti.
• Kiekvieną kartą tikrindami el. paštą patiriate stresą, nes turite susidoroti su daugybe pranešimų.
• Gaunate per daug tolesnių el. laiškų, nes jums sunku sekti savo pranešimus.
instagram viewer
• Turite didelį norą nuolat tikrinti savo el. paštą, net kai esate užsiėmę kitomis užduotimis ar net kai bandote atsipalaiduoti namuose.

Jūs nesate vieni, jei jaučiate kai kuriuos iš šių simptomų. El. pašto perteklius yra dažna problema, su kuria susiduria daugelis žmonių, bet kaip mes čia atsidūrėme? Yra daug priežasčių, kodėl el. pašto perteklius kelia tokį susirūpinimą, visų pirma tai, kad el. paštas naudojamas kaip pagrindinė priemonė vidinė komunikacija darbo vietoje.

Tai pablogėjo plečiantis nuotolinei darbo jėgai, nes asmeninis bendravimas tapo bendravimu el. paštu. Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – realaus laiko ir visada įjungto darbo kultūra reiškia, kad tikimasi, kad žmonės visada galės atsakyti į el. laiškus, net ir ne darbo valandomis.

Visi šie veiksniai lėmė situaciją, kai žmonės vis daugiau laiko praleidžia el. paštu, o tai sukelia keletą neigiamų pasekmių, įskaitant:

• Padidėjęs streso lygis
• Sunku išlaikyti dėmesį
• Sunku laikytis terminų
• Padidėjęs pervargimo jausmas
• Sumažėjo produktyvumas dėl konteksto perjungimo.

Šios pasekmės neapsiriboja asmenimis, nes jos gali turėti įtakos komandai ar įmonei. Taigi, kaip galite kovoti su el. pašto pertekliumi ir susigrąžinti laiko bei produktyvumo kontrolę?

Geriausi patarimai, kaip išspręsti el. pašto perkrovą

1. Paketinė el. pašto veikla

Užduočių paketų sudarymas yra veiksminga produktyvumo technika Tai apima panašių užduočių grupavimą ir jų atlikimą per nustatytą laiką. Šį metodą galite taikyti el. paštui, suskirstydami visą su el. paštu susijusią veiklą į tam tikrus laiko tarpus.

Kadangi el. laiškų skaitymas ar atsakymas į juos nebūtinai yra protiškai reikalaujanti užduotis, galite nustatyti laiką ne savo darbo valandomis, kad tai padarytumėte, pavyzdžiui, anksti ryte arba vėlai po pietų, priklausomai nuo jūsų chronotipo. Ši strategija gali padėti išvengti pagundos nuolat tikrinti el. paštą ir patekti į el. pašto sūkurį.

Tu gali naudoti laiko siuntimo programėlės Kaip Google kalendorius užblokuoti laiką su el. paštu susijusiai veiklai. Taip pat galite tinkinti el. pašto pranešimus, kad jie būtų gauti tik per el. pašto veiklos laiką.

2. Atsisakykite nereikalingų el. laiškų prenumeratos

Visi tie įkyrūs informaciniai biuleteniai ir reklaminiai el. laiškai, kuriuos užsiprenumeravote prieš daugelį metų, bet niekada neskaitote, gali būti didelis el. pašto pertekliaus šaltinis. Atšaukus šių el. laiškų prenumeratą, jūsų gautieji gali išardyti.

Yra daug būdų atsisakyti el. laiškų prenumeratos, tačiau dažniausiai el. laiško apačioje rasite nuorodą „atsisakyti prenumeratos“. Tačiau jei užsiprenumeravote šimtus el. laiškų, po vieną jų prenumerata gali būti nelengva užduotis. Jei taip yra, jų yra daug įrankiai, kurie gali padėti tvarkyti el. laiškus, įskaitant Išvyniok.aš, kuri leidžia masiškai atsisakyti el. laiškų prenumeratos vos keliais paspaudimais.

Galiausiai taip pat galite sukurti atskirą el. pašto paskyrą reklaminiams pranešimams, kad pašalintumėte pagrindinius gautuosius. Tokiu būdu apribojate prieigą prie pagrindinio / darbo el. pašto adreso tik svarbiems pranešimams.

3. El. pašto filtrų nustatymas

Filtrai efektyviai valdo jūsų el. paštą automatiškai rūšiuodami pranešimus į konkrečius aplankus pagal tam tikrus kriterijus. Pavyzdžiui, galite nustatyti filtrą, kuris automatiškai ištrintų konkretaus siuntėjo el. laiškus prieš jiems pasiekiant gautuosius.

Filtrai gali padėti efektyviau valdyti el. paštą, nes:

• Padeda išlaikyti tvarką.
• Neleiskite, kad nesusiję el. laiškai neužgriozdytų jūsų gautųjų.
• Leidžia greitai rasti el. laiškus pagal konkrečius kriterijus.

Galite nustatyti filtrus savo el. pašto programoje; Pavyzdžiui, galite panaudoti šias priemones išmanieji Gmail filtrai arba naudokite el. pašto filtravimo paslaugą, pvz SaneBox.

Idealiu atveju el. paštas neturėtų būti vienintelė bendravimo priemonė jūsų darbo vietoje. Galite naudoti el. paštą konkretiems tikslams, pavyzdžiui, norėdami atnaujinti klientą apie projektą arba pateikti ilgos formos turinį.

Daugeliu atvejų galite naudoti kitas vidines komunikacijos priemones, tokias kaip:

• Laisvas yra darbo pranešimų programa, leidžianti bendrauti su bendradarbiais ir komandomis. Jį galite naudoti įvairiems tikslams, pavyzdžiui, dalytis failais, grupiniams pokalbiams ir kanalų kūrimui konkretiems projektams.
• Pasukti yra asinchroninio ryšio priemonė Tai suteikia kolegoms galimybę keistis žinutėmis be spaudimo ir nesitikint greito atsakymo. Tai idealiai tinka komandoms, kurios nori įveikti nuolatinius pranešimų trikdžius ir labiau kontroliuoti savo laiką.
• Asana yra projektų valdymo įrankis, leidžiantis stebėti užduočių eigą, bendrinti failus ir bendrauti su komandos nariais. Tai puikus įrankis projektiniam darbui arba komandoms, kurioms reikia bendradarbiauti atliekant užduotis.
• Spiglys yra „viskas viename“ el. pašto sprendimas, kuris gali jums padėti įveikti el. pašto perkrovą ir padidinti produktyvumą. Naudodami „Spike“ galite integruoti visas esamas el. pašto paskyras, tvarkyti gautuosius, bendradarbiauti su kolegomis ir dar daugiau.

Vėl valdykite el. pašto dėžutę ir padidinkite produktyvumą

El. pašto perteklius gali būti pagrindinis produktyvumo žudikas. Tačiau pasinaudoję šiame straipsnyje aprašytomis strategijomis ir įrankiais galite sumažinti netvarką pašto dėžutę ir susigrąžinkite el. pašto komunikacijų kontrolę, taip padidindami produktyvumą.

Kaip neleisti, kad jūsų el. laiškai nepatektų į šlamštą: 6 patarimai

Jūsų el. laiškai gali reguliariai nepasiekti gavėjų gautųjų, jei juos blokuoja šlamšto filtrai. Štai kaip galite to išvengti.

Skaitykite toliau

Apie autorių