Kaip nustatyti projekto etapus, kad padidėtų produktyvumas

Pradėti projektą be etapų yra tarsi dirbti visą dieną be pertraukų. Be to, būsite išsekę, jums bus nuobodu.

Projekto etapai suteikia jums priežasčių jaudintis dėl savo projekto, net kai jo galas yra toli. Jie parodo jūsų pastangų atlygį ir įkvepia dirbti daugiau.

Šiame straipsnyje aptarsime projekto etapų svarbą ir kaip nustatyti efektyvius projekto etapus, kad jie būtų sėkmingi.

Kas yra projekto etapas?

Projekto etapai yra konkretūs taškai, nurodantys, kada projekte įgyvendinamas įvykis, etapas ar tikslas. Veiksmingi etapai padeda sekti projektą ir jam užbaigti reikalingus dalykus.

Projekto etapai apima visą projekto gyvavimo laikotarpį nuo pradžios iki pabaigos. Lygiai taip pat, kaip kelyje esantys kelrodžiai, padeda užbaigti projektą.

Kai kurie įprasti projekto etapų pavyzdžiai yra projekto patvirtinimas, projekto finansavimas ir projekto komandos narių surinkimas.

Kodėl projekto etapai svarbūs?

Gairės yra sėkmingo projekto ramsčiai. Be projekto etapų jūsų projektas gali jaustis varginantis arba nuobodus. Tai ypač pasakytina apie didelius projektus, kuriems įgyvendinti reikia daug laiko. Projekto etapai yra vienas iš dalykų, kurie palaiko jūsų komandos motyvaciją visos kelionės metu.

Štai keletas projekto etapų svarbos.

1. Efektyvus bendradarbiavimas

Turėdami projekto etapus, galite deleguoti užduotis, kad būtų galima pažymėti etapus. Vietoj to, kad komandos nariai liktų be darbo, jie nuolat dalyvaus ir prisidės prie projekto.

Kai bus, produktyvumas padidės bendradarbiavimas komandoje, ir visi žino, ką reikia daryti kiekvienu tašku. Rezultatai bus akivaizdūs jų pasirodymuose.

Bandymai ir patikrinimai paskatins darbuotojus tinkamai atlikti savo užduotis, kad išlaikytų testą.

2. Išlaikyti aukštus standartus

Kokį standartą norite pasiekti savo projekte? Siekti konkretaus standarto galutiniame projekto rezultate be etapų neįmanoma. Standartus, dėl kurių susitarta, lengviau pasiekti, kai matuojate juos skirtinguose etapuose.

Prieš pažymėdami juos kaip užbaigtus, įsitikinkite, kad etapai atitinka nustatytus standartus. Negalite pasiekti nustatytų standartų, kai kokių nors etapų kokybė neatitinka lūkesčių.

3. Priimkite pagrįstus valdymo sprendimus

Gairių nustatymas jums padeda priimti geresnius grupės sprendimus kad jūsų projektas būtų baigtas laiku. Žinosite, kokių veiksmų reikia imtis, kokių išteklių reikia ir kiek laiko reikia projektui. Žinodami šiuos svarbius veiksnius sumažinsite tinginystę ir laiko švaistymą.

Jūsų komanda gali tęsti projektą net jums nesant, nes žino, kad turi išteklių priimti teisingus sprendimus. Tai taip pat padidins produktyvumą ir jūsų komanda bus labiau orientuota į veiksmus.

4. Nustatykite galimus iššūkius

Veiksmingas būdas išspręsti problemą – iš anksto nustatyti problemą, o tai padaryti padės gairės. Jūsų projekto iššūkiai gali būti nepakankamas biudžetas, išteklių ar komandos narių trūkumas.

Galite pasakyti iššūkius, kurie gali trukdyti sėkmingai užbaigti etapą, ir nedelsdami juos spręsti. Jei nepaisysite šių iššūkių, pasekmės gali atsirasti tada, kai mažiausiai jų tikitės.

5. Motyvuoti komandą

Komandos motyvacija yra būtina projekto sėkmei. Kaip projekto vadovas, jums reikia motyvuoti savo komandą ir toliau stumti, o tai galite padaryti su etapais.

Gairės atskleidžia dabartinį projekto etapą ir skatina komandą įdėti daugiau pastangų jį užbaigti. Jei nėra etapų, jūsų komanda negali įvertinti savo veiklos rezultatų.

6. Stebėti terminus

Ar norite kontroliuoti savo projekto terminus? Gairės praneša, kada reikia pradėti ir užbaigti tam tikrą užduotį. Stebėdami savo projektą galėsite tai padaryti laikytis termino ir atlikti užduotis be nereikalingo spaudimo.

Jei nekontroliuosite savo terminų, produktyvumas gali sumažėti ir jūs nebaigsite projekto.

5 patarimai, kaip nustatyti efektyvius projekto etapus

Prieš užbaigdami projekto etapus, turite būti tikri, kad jie yra realūs ir pasiekiami. Nustatyti gaires, kad sujaudintumėte save, yra priešinga. Būsite nusivylę, kai negalėsite įvykdyti etapų, ir tai turės įtakos jūsų požiūriui į visą projektą.

Štai keletas patarimų, kaip nustatyti efektyvius projekto etapus.

1. Pasirinkite tinkamą laiką

Jei jūsų etapai yra per arti vienas kito, sukuriamas klaidingas progreso jausmas. Pakankamai gerai išdėstykite savo etapus, kad rezultatai būtų reikšmingi visam projektui.

Įsitikinkite, kad jūsų etapai yra sudėtingi, ir užtruksite tam tikrą laiką, kol juos atliksite. Tačiau nelaikykite jų per toli vienas nuo kito, nes tai gali sukelti motyvacijos praradimą.

Nežinote, kaip išdėstyti savo projektą? Naudokite tokį įrankį kaip ProofHub suskaidyti savo projektą į kelis etapus ir stebėti vykdymo laiką.

2. Siekti progreso

Kad jūsų etapai būtų veiksmingi, turite užtikrinti, kad jie keliais žingsniais priartėtų prie projekto pabaigos. Geras etapas perkelia jus iš taško A į tašką B. Jei etapas palieka jus toje pačioje vietoje, jis nėra progresyvus.

Kad jūsų etapai būtų progresyvūs, turite užtikrinti, kad jie nesutaptų. Kiekvienas etapas turi būti nepriklausomas nuo kito. Naudokite projektų valdymo įrankius, pvz Brightpod kad jūsų etapai nesutaptų, kad darbo eiga judėtų.

3. Supaprastinkite etapus

Veiksmingiausi etapai yra paprasti ir lengvai suprantami kiekvienam komandos nariui. Jei komandos nariai nesupranta etapo sudedamųjų dalių ir kaip jį pasiekti, jiems bus sunku tai padaryti.

Galite pasinaudoti projektų valdymo įrankiais, tokiais kaip Milestone Planner kad supaprastintumėte savo etapus į išsamias dalis, kad būtų lengviau suprasti.

4. Sukurkite lengvą prieinamumą

Kaip projekto vadovas, visada turėtumėte padaryti savo projekto etapus prieinamus savo komandos nariams. Paslėpus bet kurią etapo dalį, darbo eiga uždels. Jei tai nėra privatus projektas, laikykite savo etapus atvirus, kad komandos nariai stebėtų eigą. Jie darys didesnį spaudimą, kad pasiektų artimus etapus.

Naudokite projektų valdymo įrankį, pvz Kissflow kad jūsų projekto etapai būtų prieinami jūsų komandos nariams. Jie bet kuriuo metu gali nuotoliniu būdu pasiekti jūsų projekto informacijos suvestinę naudodami debesies saugyklą.

Jūsų projekto etapai nebus veiksmingi, jei niekas į juos nežiūrės rimtai. Priverskite savo komandos narius suprasti, kaip svarbu pasiekti kiekvieną etapą, laikydami juos atsakingais.

Jei komandai nepavyksta pasiekti etapo, kažkas ar žmonių grupė turi už tai atsakyti. Priešingu atveju jūsų darbuotojai nenorės atlikti darbo.

Būkite motyvuoti projekto etapais

Pasitenkinimas sėkmingai užbaigus projektą yra neįkainojamas. Komandos nariai jausis taip didžiuotis savimi, atlikę puikų darbą.

Projekto etapai rodo, kad jūs ir jūsų komanda einate teisingu keliu. Kai projektas tampa sunkus ir jaučiate norą mesti, jūsų įvykdyti etapai paskatins jus tęsti. Jei galite pasiekti tuos etapus, galite pasiekti tuos, kurie yra ateityje.

5 Projektų valdymo programinės įrangos naudojimo privalumai, taupantys laiką

Naudodami projektų valdymo programinę įrangą, viską galite sutvarkyti vienoje vietoje, taip sutaupydami laiko. Štai keletas jo laiką taupančių privalumų.

Skaitykite toliau

Apie autorių