Kaip naudoti lentos rodinį „Microsoft 365“ kalendoriuje

Visiems kartais sunku rasti informacijos, net savo failų sistemose ir programose. „Microsoft 365“ žiniatinkliui kalendoriuje yra dažnai nepastebimas įrankis, kuris gali padėti.

„Board View“ leidžia vienoje vietoje tvarkyti tvarkaraštį ir užduotis, taip pat greitai pasiekti susijusius failus, pastabas ir prisiminti tikslus. Ji atlieka daug tų pačių su projektų valdymu susijusių užduočių kaip ir Trello ir OmniFocus. Tačiau žmonėms, kurie naudojasi „Microsoft 365“, ji gali būti organizacinė jėga.

Kaip naudoti „Board View“ sistemoje „Microsoft 365“.

„Board View“ pasiekiamas „Microsoft 365“ žiniatinklyje. Atidarykite „Outlook“ kalendorių ir spustelėkite bet ką peržiūrėti tu naudoji (diena, savaitė, mėnuo). Išskleidžiamojo meniu apačioje pamatysite Lenta.

Spustelėkite Numatytas kad būtų parodytas pagrindinis kalendorius ir visos užduotys. Arba galite spustelėti Nauja valdyba sukurti lentą, orientuotą į konkretų projektą.

„Board View“ atidaro drobę, kurią galite spustelėti norėdami judėti. Galite priartinti naudodami

Ctrl + ] ir lauk, Ctrl + [. Naudinga, kad Board View turi daug sparčiųjų klavišų, leidžiančių greitai naršyti.

Tikriausiai pamatysite keletą valdiklių, iš anksto įkeltų, kai bus įkelta drobė. Galite pakeisti jų dydį ir perkelti juos drobėje. Norėdami pridėti daugiau valdiklių, spustelėkite Pridėti į lentą viršuje kairėje. Išskleidžiamajame meniu matysite šiuos valdiklius:

• Kalendorius
• Pastaba
• Užduočių sąrašas
• Kolekcija
• Įvartis
• Failas
• Nuoroda
• Orai
• Laikrodis
• Asmuo
• Vieta

Spustelėkite bet kurį iš šių valdiklių, kad pridėtumėte juos prie drobės. Norėdami pašalinti valdiklį, spustelėkite trys taškai jo viršuje ir pasirinkite Nuimkite nuo lentos.

Susijęs: Geriausi „Trello“ papildymai, kad maksimaliai padidintumėte komandos bendradarbiavimą

Kiekvienas iš „Board View“ valdiklių turi savo projektų valdymo paskirtį.

1. Kalendorius

Kalendoriaus valdiklis gali atrodyti savaime suprantamas. Galite pakeisti rodinius, kad pamatytumėte savo bendra darbotvarkė, darbo savaitė, savaitė ar mėnuo. Gilesnis žvilgsnis atskleidžia kitas pritaikymo galimybes, į kurias verta atkreipti dėmesį.

Yra ne tik galimybė sukurti kalendorių konkrečiam projektui. Galite užsiprenumeruoti kalendorių ne „Microsoft 365“ naudodami nuorodą arba įkelti kalendorių iš .ics failo.

Atsižvelgiant į geografiškai išsklaidytą šiuolaikinio darbo pobūdį, galima pridėti tarptautines šventes iš viso pasaulio. Tai ypač naudinga planavimo funkcija, tai reiškia, kad Jungtinėse Valstijose dirbantys darbuotojai nebeturės nustebti sužinoję, kad jų kolegos iš Europos vėl nedirba per dar vieną šventę!

Taip pat galite pridėti kalendorių TV laidoms ir sporto šakoms, kurias stebite, naudinga sprendžiant, ką verta žiūrėti.

2. Pastaba

Pastabos, sukurtos naudojant lentos rodinį, taip pat bus rodomos jūsų „OneNote“ sklaidos kanale. Galite atlikti pagrindinį kiekvieno užrašo teksto formatavimą ir įterpti vaizdą. Pakeitus kiekvienos natos spalvą, lentą netgi galima padaryti šiek tiek gyvesnę.

Taip pat galite priskirti pastabų terminą. Pažymėkite užbaigtą arba pašalinkite terminą – visa tai „Board View“.

3. Užduočių sąrašas

Užduočių sąrašo valdiklis skirtas veikti kaip centras, rodantis užduotis, išsaugotas Microsoft To Do programoje, ir pastabas su terminais. Užduočių sąrašas sinchronizuojamas su To Do, todėl galite matyti užduotis iš nurodytos lentos toje programoje. Kiekviena lenta turi savo sąrašą.

Užduotys, kurias sukuriate lentos rodinio sąraše „To Do“, bus sinchronizuojamos su užduočių sąrašu, vienu iš nedaugelio šio įrankio elementų, pritaikytų mobiliesiems, kaip bus aptarta toliau.

4. Kolekcija

Galite sukurti kolekciją, skirtą sugrupuoti susijusius valdiklius. Tai gali būti ypač naudinga, jei dirbate su projektu, kurį sudaro keli žingsniai arba ilgas laikotarpis.

Įdėję kolekciją ant drobės, galite į ją vilkti kitus valdiklius. Kolekcija plečiasi, kai pridedate valdiklių. Galite pavadinti kiekvieną sukurtą kolekciją.

5. Įvartis

Ši funkcija skirta išlaikyti jūsų dėmesį. Galite pridėti tikslų prie savo „Board View“ drobės arba prie atskirų kolekcijų.

Priskirkite terminą ir pasirodys atgalinis skaičiavimas su likusių dienų skaičiumi. Tikslas bus automatiškai įtrauktas į jūsų kalendorių. Taip pat galite pakeisti kiekvieno tikslo fono spalvą.

6. Failai

Norite pereiti į konkretų failą? Galite pridėti jį kaip miniatiūrą ir nukreipti tiesiai į drobę arba kolekciją.

Tai leidžia sutaupyti realaus laiko, nes ji pranoksta spustelėjus „OneDrive“ ar net ieškant failo pagal pavadinimą. Jei bendradarbiaujate su kolegomis ar šeimos nariais, galite užtikrinti, kad jie turės prieigą prie tinkamo failo, padėdami jį tiesiai ant drobės.

Čia galite įdėti nuorodą ant drobės. Puslapio pavadinimas ir vaizdas ištraukiamas ant lentos. Vėlgi, čia naudinga su jūsų projektu susijusią informaciją sudėti į vieną vietą, kad būtų malonu turėti nuorodos funkciją.

8. Oras ir laikrodis

Tai puiku, kai dirbate su tarptautiniu mastu išsibarsčiusia komanda. Galite pridėti dabartinį orą ir vietos laiką kitoje vietoje.

Tokios funkcijos geriausiu atveju gali suteikti jums konteksto apie kitą asmenį ir bent jau užtikrinti, kad neskambintumėte jiems vidury nakties.

9. Asmuo

Norite greitai susisiekti su tuo asmeniu? Galite pridėti jų kontaktinę informaciją tiesiai į drobę, todėl ją galima padaryti vos keliais paspaudimais. Ši funkcija ypač naudinga, jei jūsų projektai apima išorinę paramą, kuri nėra įmonės kataloge.

10. Vieta

Vietos funkcija taip pat naudinga norint suprasti kitų žmonių situacijas, nes ji leidžia išsaugoti adresus tiesiai drobėje. Vėliau galite nukopijuoti adresą arba atidaryti nuorodas į vietą naudodami „Bing“ žemėlapius.

Susijęs: Kaip naudoti „PowerPoint Speaker Coach“ pristatymo įgūdžiams tobulinti

Mobiliajame telefone trūksta lentos vaizdo

„Board View“ turi daug stiprių projektų valdymo funkcijų. Tačiau pagrindinė kliūtis yra mobiliojo ryšio integracijos trūkumas, net jei įrankis skirtas 360 laipsnių pažvelgti į tai, ką turite padaryti.

Galite matyti lentos peržiūros užduotis programoje To Do, tikslus Kalendoriuje ir pastabas programoje OneNote. Tačiau neturint mobiliosios „Board View“ parinkties, atrodo, kad jis vis dar kuriamas įrankis.

Jei įrankyje, kuriame yra vietos funkcijos, nėra stiprių mobiliųjų galimybių, įspūdis dar labiau sustiprėja ir kyla klausimų dėl „Microsoft“ įsipareigojimo palaikyti „Board View“. Laimei, „Microsoft“ ne taip greitai sunaikina įrankius, skirtingai nei jos konkurentas Google, kuris liūdnai pagarsėjo tuo, kad pradeda projektus, o paskui juos žudo.

Lentos vaizdas sujungia viską

„Board View“ siūlo įtraukią jūsų projektų apžvalgą vienoje vietoje. Nors specialios programos mobiliesiems nebuvimas vargina, jei žiniatinklyje naudojate „Microsoft 365“, tai yra daug funkcijų turintis įrankis, leidžiantis valdyti tai, ką reikia padaryti.

5 Projektų valdymo programinės įrangos naudojimo privalumai, taupantys laiką

Naudodami projektų valdymo programinę įrangą, viską galite sutvarkyti vienoje vietoje, taip sutaupydami laiko. Štai keletas jo laiką taupančių privalumų.

Skaitykite toliau

Apie autorių