6 laiko valdymo patarimai, kaip susitvarkyti savo darbo krūvį

Darbai, kuriuose jūs gaunate savarankiškumą dėl to, ką darote, yra puikūs, jei jums nepatinka, kai jums nurodoma, ką daryti, ir jūs teikiate didelį pasitenkinimą. Tačiau su laisve atsiranda poreikis organizuoti ir valdyti savo darbą.

Tam reikia laiko ir užduočių valdymo įgūdžių, ir tai nebūtinai atsiranda savaime. Pažvelkime į keletą patikimų būdų, kaip sustiprinti savo sugebėjimus šioje srityje ir pradėti efektyviai prisiimti atsakomybę už savo darbo krūvį.

1. Įpraskite naudoti kalendorių

Pasikliaujant vien savo atmintimi, kad galėtumėte sekti savo tvarkaraštį, gali kilti didžiulės žmogiškosios klaidos. Lengviausias būdas gerai valdyti laiką – viskam naudoti kalendorių ir tai daryti reguliariai.

Galite naudoti daugybę skaitmeninių kalendorių programų, pvz Outlook ir Google kalendorius. Be to, galite pasirinkti Savaitė, jei jums labiau patinka užduotimis pagrįstas planuotojas.

Susijęs: Kaip suskirstyti „Outlook“ kalendorių pagal spalvas

Tikslas yra įtraukti viską į savo kalendorių, įskaitant susitikimus, darbus ir įvykius, ir iš esmės viską, ką žinote, kad turite padaryti. Jei žinote, ką nors galite pamiršti, įdėkite tai. Gera praktika pildyti kalendorių kiek įmanoma iš anksto, todėl savaitės pradžioje tam skirtą laiką paskirkite.

2. Sutvarkykite savo el. laiškus į aplankus

Laikydami visus el. laiškus gautuosiuose gali kilti chaosas, ypač jei vėliau reikės rasti svarbų gaunamą el. laišką. Norėdami tai ištaisyti, turėtumėte suskirstyti el. laiškus į atitinkamus aplankus.

Aplankai, kuriuos sukuriate, turi atitikti jūsų darbą ir vaidmenį ir sukurti taip, kad galėtumėte greitai rasti informaciją. Tai gali apimti projektų aplankus, įmonės pranešimus ir atnaujinimus, komandos narius, el. laiškus, kuriuos reikia sekti, ir pan.

Geriausia vengti su darbu susijusių el. laiškų trynimo, nes net jei kažkas dabar neatrodo tinkama, tai nereiškia, kad taip nebus ir ateityje.

Galbūt ne iš karto pastebėsite tokio bendravimo organizavimo naudą, tačiau ilgainiui tai padės jums kontroliuoti savo darbo krūvį.

3. Sutvarkykite savo failų diską

Nėra nieko daugiau žalos jūsų produktyvumui nei failų įrenginys, kuriame yra šimtai palaidų failų. Tai darant sunku ir sunku rasti tai, ko jums reikia, todėl atidėliojama ir vengiama.

Kaip ir su el. laiškais, svarbu failus sudėti į aplankus, kad galėtumėte tęsti savo darbą. Iš esmės neturėtumėte turėti failų, kurie nėra saugomi tam skirtame aplanke.

Susijęs: Produktyvūs įrankiai, skirti pagerinti dėmesį blaškančiuose biuruose

Tai atlikus automatiškai nepadės geriau valdyti darbo krūvį, tačiau tai padės valdyti laiką ir išlaikyti nuoseklumą. Ar kada nors girdėjote posakį „tvarkingi namai – tvarkingas protas“? Tas pats pasakytina ir apie jūsų skaitmeninę darbo vietą!

4. Stebėkite savo darbą

Savarankiškumas darbe reiškia, kad turėtumėte sekti savo vykdomas užduotis ir tai, kaip tai dera į platesnes komandos pastangas. Todėl savaime suprantama, kad jums reikia praktiško būdo tai padaryti.

Galite sukurti skaičiuoklę, kurioje pateikiama visa jūsų darbo eiga – nuo ​​klientų, su kuriais dirbate, iki projekto planavimo. „Microsoft Excel“ ir „Google“ skaičiuoklėse yra daug šablonų, kuriuos galite naudoti, arba galite sukurti juos nuo nulio. Idealiu atveju jūsų skaičiuoklėje turėtų būti nurodyta:

• Kas yra kūrinys.
• Terminai.
• Pažangos rodikliai.
• Su juo susijusios užduotys.

Arba galite naudoti darbo valdymo programinę įrangą, pvz Asana, tai padeda jums organizuoti. Nesvarbu, kaip pasirenkate sekti savo darbą, jei esate visiškai atsakingas už savo darbo krūvį, labai svarbu turėti tam tikrą vaizdinę apžvalgą.

Susijęs: Asanos įsilaužimai, kuriuos reikia žinoti

5. Efektyviai nustatykite savo užduočių prioritetus

Kai neturite, kas jums pasakytų, ką daryti, turite išsiaiškinti, kurios užduotys yra svarbesnės už kitas. Šis įgūdis dažnai yra tas, su kuriuo žmonėms kyla daugiausiai sunkumų, nes reikia galvoti apie platesnį vaizdą ir numatyti ateities rezultatus.

Laimei, yra keletas išbandytų metodų, kaip tai padaryti, kurie jums padės. The Maskvos metodas padeda suskirstyti užduotis į privalomas, turėtų, galėtų turėti ir neturėti. Tai pakopinė sistema, leidžianti nustatyti, kurios užduotys yra būtinos, o kurios ne.

The Eizenhauerio matrica yra dar vienas metodas, kuris suskirsto jūsų užduotis į 2x2 tinklelį: skubios, svarbios, neskubios ir nesvarbios. Todėl, jei jūsų užduotis patenka į laukelį Skubi/Svarbus, tai reiškia, kad turite ją atlikti dabar. Tuo tarpu jei jis patenka į laukelį Neskubus/Nesvarbus, tikriausiai galėtumėte į tai nekreipti dėmesio.

6. Sutaupykite laiko atliekant pasikartojančias užduotis

Žmonės apie 25% savo laiko praleidžia darbe atlikdami pasikartojančias užduotis; tai yra didžiulė laiko dalis ir tai yra neįtikėtinai neefektyvu. Tai gali būti el. laiškai, kuriuos siunčiate ir kurių turinys yra identiškas, arba teksto blokai, kuriuos išrašote ataskaitose.

Geros naujienos yra tai, kad galite automatizuoti tokį įprastą darbą naudodami „Magical Text Expander Chrome“ plėtinys. Tai nemokama programa, leidžianti sukurti iki 10 nuorodų, užuot rašius tą patį tekstą nuolat.

Susijęs: Kasdienės užduotys, kurias galite automatizuoti naudodami „Zapier“.

Spartusis klavišas gali būti simbolių ir raidžių derinys. Kai juos įvedate, jis automatiškai sukuria visą jums reikalingą tekstą. Pavyzdžiui, spausdinimas #pranešimas parengs visą ataskaitą, o jūs galite tiesiog įeiti ir redaguoti bet kokią susijusią informaciją.

Nepamirškite savo darbo krūvio

Labai lengva tapti neorganizuotam ir padaryti klaidų, kai reikia valdyti savo darbo krūvį. Todėl labai svarbu užtikrinti, kad turite viską, kad tai sumažintumėte.

Kaip žmonės, savo smegenyse galime saugoti tik tiek informacijos, todėl neapsunkinkite savęs stengdamiesi viską atsiminti. Naudodamiesi čia pateiktais patarimais, galėsite efektyviai valdyti savo bylų krūvį, o laikui bėgant tai taps antra.

4 Skaitmeninės lentos programos, skirtos bendradarbiavimui ir projektų planavimui

Skaitmeninės bendradarbiavimo lentos yra kelias į priekį, bet kurią iš jų turėtumėte naudoti? Čia yra geriausios bendradarbiavimo ir projektų planavimo programos.

Skaitykite toliau

Apie autorių