Kaip lengvai planuoti projektą naudojant „Dropbox“ popierių

Projekto planavimas gali būti varginantis ir sunkus, ypač kai reikia, kad visa jūsų komanda bendradarbiautų atliekant atskiras užduotis, minčių šturmo sesijas ir kt.

Laimei, yra techninių įrankių, kurie gali supaprastinti projekto planavimo procesą. Ir geriausia, kad kai kurie iš jų yra nemokami. „Dropbox Paper“ yra nemokama dokumentų kūrimo ir redagavimo priemonė, kurią siūlo „Dropbox“. Viskas, ko jums reikia, yra „Dropbox“ paskyra.

Projektų planavimas naudojant „Dropbox“ popierių

Dropbox popierius turi visus įrankius, kurių reikia norint lengvai ir greitai planuoti projektus. Pavyzdžiui, galite naudoti laiko juostos įrankį norėdami nustatyti užduočių datas ir iki vizualizuoti visą savo projektą.

Taip pat galite kurti darbų sąrašus ir pažymėti konkrečius komandos narius, kurie yra atsakingi už kiekvieną užduotį. Geriausia dalis? Visa tai galite padaryti viename dokumente, todėl galėsite lengvai sekti visą informaciją.

„Dropbox“ popierius yra tinkamas smegenų audrai

Prieš pasinerdami, norime pasidalinti tuo: prieš naudodami šiuos įrankius neprivalote išsiaiškinti viso projekto. Be to, galbūt norėsite

Sužinokite daugiau apie tai, kas iš tikrųjų yra „Dropbox Paper“..

Lengva bendradarbiauti su savo komanda ir galvoti apie projektus, kai juos planuojate. Visi jūsų komandos nariai gali peržiūrėti ir redaguoti „Dropbox Paper“ dokumentus vienu metu.

Laiko juostų kūrimas naudojant projekto laiko juostą

Pirmiausia sukurkime pagrindinę projekto laiko juostą. Atidarykite naują „Dropbox Paper“ dokumentą ir pavadinkite jį pagal savo projektą. Tada atlikite šiuos veiksmus:

1. Dokumento apačioje pamatysite „Dropbox Paper“ įrankių juostą. Pasirinkite laiko juostos piktogramą, kuri atrodo kaip miniatiūrinis kalendorius.
2. Pasirodys jūsų laiko juosta. Tada pasirinkite šalia esančią rodyklę 2 savaitės pasirinkti projekto trukmę.

Gairių nustatymas

Kitas žingsnis – nustatyti projekto gaires, kurias norite, kad jūsų komanda užbaigtų projekto eigoje. Norėdami tai padaryti:

1. Užveskite pelės žymeklį virš datos ir a Vėliavos piktograma atsiras. Pasirinkite jį.
2. Pavadinkite savo etapą.

Jei neteisingai įvedėte etapą arba tiesiog norite jį pašalinti, spustelėkite etapą laiko juostoje ir pasirinkite šiukšliadėžės piktogramą.

Pridėti prie užduočių

Įvedę visus etapus, dabar norėsite atlikti tam tikras užduotis ir iki nustatytos datos pridėti konkrečias užduotis. Tai užduotys, kurias turite atlikti, kad pasiektumėte kiekvieną etapą.

1. Užveskite pelės žymeklį ant tuščios vietos po kiekviena data, kad atsirastų pilka sritis. Pasirinkite jį, kad atidarytumėte Naujo elemento langas.
2. Įveskite užduoties pavadinimą ir, jei reikia, pridėkite užduoties aprašymą.
3. Priskirkite užduotį pasirinkdami Priskirti piktogramą (kūnas su apskritimu aplink jį).

Jei norite atkreipti dėmesį į konkrečias užduotis, galite jas koduoti spalvomis pasirinkę Paletės piktograma lango viršuje, dešinėje. Pavyzdžiui, aukšto prioriteto užduotis galite nuspalvinti raudona spalva.

Užduočių tvarkymas naudojant užduočių sąrašą

Jei norite atsisakyti laiko juostos, galite naudoti įrankį To-Do List. Arba galite naudoti užduočių sąrašą su laiko juostos įrankiu, kad toliau tvarkytumėte projekto užduotis.

Pavyzdžiui, galite įdėti pagrindinius etapus laiko juostoje ir užduotis su datomis darbų sąraše. Kai užduotys bus baigtos, tiesiog pažymėkite langelį šalia užduoties.

Norėdami sudaryti darbų sąrašą:

1. Pasirinkite Užduočių sąrašo piktograma (kuri atrodo kaip varnelė) įrankių juostoje ekrano apačioje.
2. Įveskite savo užduoties pavadinimą.
3. Pasirinkite datą ir įveskite datą.
4. Jei norite priskirti užduotį kam nors iš savo komandos, pasirinkite Priskirti piktogramą ir įveskite jų vardą arba el.

Viskas! Jei norite komentuoti konkrečias užduotis, tai galite padaryti pasirinkę Komentarų piktograma (kuris atrodo kaip kalbos burbulas) šalia užduoties.

Papildomos projekto planavimo funkcijos

Užpildę projekto laiko juostą ir užduočių sąrašą, jau galite planuoti tobulą projektą. Jei norite dar labiau planuoti projektą, čia yra keletas papildomų funkcijų, kurios gali būti naudingos.

Dokumentų žymėjimas

Ar turite kelis dokumentus kiekvienam projektui, su kuriuo dirbate? Tai gali greitai suklaidinti ir nuvilti jūsų komandą. Paprasčiausias būdas tvarkyti projekto dokumentus yra žymėjimas.

Žymėjimas (#) leidžia pridėti žymą savo dokumentams ir failams, kad galėtumėte lengvai juos rasti paieškoje. Norėdami pažymėti dokumentus:

1. „Dropbox“ suraskite dokumentą ar failą, kurį norite pažymėti, ir pasirinkite jį.
2. Dešinėje esančiame lange pridėkite žymą į Pridėkite žymą dėžė.
3. Naudokite žymes, kurios apibūdina jūsų projektą. Pavyzdžiui, šiame pavyzdyje tiktų #March2022MarketingCampaign.

Jei norite rasti dokumentus su savo žymomis, įveskite žymą Dropbox paieškos juostoje.

Projekto planavimo šablonas

Nenorite kurti projekto „Dropbox“ viduje nuo nulio? „Dropbox“ supaprastina projektų planavimo šabloną, kurį galite rasti čia.

Tiesiog pasirinkite Naudokite šabloną, ir šablonas bus atidarytas jūsų „Dropbox Paper“ paskyroje. Šiame šablone yra ir darbų sąrašas, ir laiko juosta, taip pat kita informacija, pvz., projekto informacija.

Užpildykite savo informaciją ir būsite tinkami. Jis taip pat visiškai redaguojamas, todėl galite atlikti pakeitimus, kad atitiktų jūsų konkrečius poreikius.

Kitas puikus būdas laikyti projekto failus kartu yra susieti tuos failus su pagrindiniu projekto dokumentu.

Norėdami naudotis šia funkcija, atidarykite projekto planavimo dokumentą. Tada atlikite šiuos veiksmus:

1. Įrankių juostoje pasirinkite Įterpti „Dropbox“ failų piktogramą, kuris atrodo kaip atvira dėžutė.
2. Naudodami paieškos juostą suraskite failą, kurį norite įterpti į savo dokumentą. Tai gali būti bet kas nuo sutarčių iki pristatymų. Taip pat galite įkelti dokumentus pasirinkę Įkelti failus.
3. Pažymėkite dokumentą ir pasirinkite Pasirinkite.
4. Failas, dokumentas arba vaizdas bus įterptas į jūsų dokumentą. Taip pat galite spustelėti failą, kad jį toliau atidarytumėte ir peržiūrėtumėte visame ekrane.

Ką dar galite padaryti naudodami „Dropbox“ paskyrą?

„Dropbox Paper“ yra puikus įrankis viskam – nuo ​​projektų planavimo iki dokumentų su vaizdiniais elementais kūrimo. Taigi, ką dar galite padaryti su savo „Dropbox“ paskyra? Dangus yra riba.

3 unikalūs ir kūrybingi „Dropbox“ paskyrų naudojimo būdai

„Dropbox“ paskyros turi daugybę unikalių naudojimo būdų, kuriais galite mėgautis bendrinimo įrankiais ir trečiųjų šalių įrankiais. Štai keletas, kuriuos reikia išbandyti...

Skaitykite toliau

Apie autorių