Kaip apibrėžti darbo eigą sąvokoje

Nesvarbu, ar tai būtų kūryba, statyba, administravimas ar kažkas kita, bet kurioje darbo aplinkoje dažnai susidursite su pasikartojančiomis užduotimis. Sukurti nusistovėjusią darbo eigą padės jums ir jūsų bendradarbiams įeiti į ritmą, ypač kai priimate ką nors naujo.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip aprašyti „Notion“ darbo eigą, kad jūs ir jūsų komanda žinotumėte kiekvienos užduoties, kurią atliekate, būseną ir veiksmus.

Darbo eigos apibūdinimo pranašumai

Darbo eigos išdėstymas programoje „Notion“ padės jūsų komandai vizualizuoti ir prisiminti veiksmus, kuriuos ji turi atlikti pradėdama arba atlikdama užduotį. Tai taip pat padės kiekvienam žinoti, kokiame etape yra konkreti užduotis.

Pavyzdžiui, jei dienoraščio įrašų rašymas yra pasikartojanti užduotis, kūrybinį procesą galite suskirstyti į keturis etapus: juodraščio kūrimas, redagavimas, vaizdų ir įkėlimas. Kai jūsų komandos rašytojai baigia juodraštį, jie gali lentoje pažymėti savo užduoties dalį atliktą ir paskirti asmenį, atsakingą už redagavimą.

Net jei dirbate vienas, tai puikus būdas stebėti savo pažangą, nes turėsite išsamesnę savo darbo krūvio apžvalgą. Tai taip pat padeda suskaidyti masinį darbą į mažesnius veiksmo elementus, o tai gali padėti išvengti pervargimo.

Darbo eigos apibūdinimas su būsenomis

Naudojant paprasta lentelių duomenų bazė „Notion“ pateiks trumpą darbo eigos apžvalgą. Galite greitai pamatyti, kuriame žingsnyje atliekama kiekviena užduotis, palyginti ją su terminu ir patikrinti, kas ją atlieka, daug neslenkant.

Šiame pavyzdyje kiekvienas stulpelis reiškia rašymo proceso žingsnį. Norėdami pradėti, nuspręskite, į kuriuos veiksmus norite suskaidyti pasikartojančias užduotis, ir sukurkite naują puslapį pasirinkę parinktį apatiniame kairiajame „Notion“ kampe. Kai būsite naujame puslapyje, užuot pasirinkę šabloną, iškvieskite komandas naudodami pasvirąjį brūkšnį ir pasirinkite Lentelių duomenų bazė – Inline.

The vardas stulpelyje bus nurodytas užduoties pavadinimas, o pasirodžiusį papildomą stulpelį galėsite ištrinti. Tada pridėkite naują stulpelį pasirinkdami pridėjimo simbolį viršutiniame dešiniajame lentelės kampe ir Nuosavybės tipas meniu, pasirinkite pasirinkite.

Spustelėkite toliau esantį langelį ir įveskite būseną, kurią norite naudoti, o „Notion“ paragins ją paversti variantas. Iš ten galite pakeisti spalvą naudodami tris šalia esančius taškus.

Vadovaudamiesi tomis pačiomis instrukcijomis sukurkite visas būsenas, kurias norite naudoti, ir spustelėkite stulpelio pavadinimą, kad būtų rodomas meniu, ir kopijuokite jį, kol kiekvienam veiksmui turėsite po vieną stulpelį. Pavadinkite juos atitinkamai.

Dabar, kai jūs ir jūsų bendradarbiai einate, galite naudoti būsenas, kad praneštumėte, kurį žingsnį einate ir kaip tai vyksta. Taigi, užuot tiesiog pažymėję atliktą užduotį, galite parodyti savo komandai, kad dirbate su elementu, iš tikrųjų to nesakydami.

Pavyzdys naudoja daryti parodyti, kad dar niekas nedirba, vyksta pasakyti, kad tai vyksta, užbaigti parodyti, kad tai padaryta, sulaikytas kad kiti žinotų, kad tai pristabdyta, ir įstrigo nurodyti, kad perėmėjui reikia pagalbos.

Susijęs: „Notion“ spartieji klavišai, skirti „Windows“ ir „Mac“.

Jei jūsų komandai reikia pranešti apie konkrečius duomenis, jie gali komentuoti užduoties puslapį spustelėdami jos pavadinimą ir jį atidarydami. Žemiau esantis tuščias laukas yra ideali vieta pradinei informacijai. Komentarų laukas yra optimalus norint užduoti klausimus, pranešti, kad perduodate projektą arba teikti pasiūlymus.

Šie pokalbiai „Notion“ taip pat suteiks visiems prieigą prie informacijos, o ne apribosite prieigą tiesioginiu pranešimu arba pasiklysite grupės pokalbyje.

Net jei dirbate vienas, būsenų naudojimas ir komentarų palikimas yra naudingi, kai pasirenkate atsarginę užduotį.

Darbo eigos apibūdinimas naudojant kontrolinius sąrašus

Jei mėgstate, kad viskas būtų paprasta ir norite tiesiog pranešti kitiems, kad užduotis atlikta, galite apibūdinti savo darbo eigą naudodami kontrolinio sąrašo stulpelius. Tai taip pat puikus būdas sutaupyti vietos, jei į darbo eigą reikia įtraukti daug stulpelių. Tačiau, jei galite, geriausia jų sumažinti iki minimumo.

Tu pridėjai kontrolinio sąrašo stulpeliai taip pat, kaip darytumėte a pasirinkite stulpelį spustelėdami pridėjimo mygtuką viršutiniame kairiajame lentelės kampe ir tereikia juos pavadinti.

Naudodami juos vis tiek gausite greitą apžvalgą, kur esate ir jūsų komanda, atlikdami užduotis, o būsenų tekstas bus šiek tiek ne toks perkrautas. Tai ypač tinka komandoms, kurios gali norėti, kad prioriteto lygis išsiskirtų iš visų kitų.

Susijęs: ClickUp vs. Sąvoka: kas geriau bendradarbiaujant projektuose

Be to, žinoma, vis tiek galite bendrauti komentaruose, bet ne kiekvieno veiksmo būsena – tik tai, ar jis baigtas, ar ne.

Kiti elementai, kuriuos galbūt norėsite įtraukti į savo sąvokos darbo eigą

Kai kurie kiti stulpeliai, kuriuos galbūt norėsite įtraukti į savo sąvokos darbo eigą, yra a nuorodos stulpelis jei jūsų projektai yra diske arba internetinėje programinėje įrangoje arba a failai ir medijos stulpelis jei perduodate dokumentus pirmyn ir atgal.

Jei pamatysite, kad nenorite tam tikra nuosavybė kad duomenų bazėje būtų rodomas kaip stulpelis, atminkite, kad galite jį paslėpti lentelėje, bet spustelėjus projektą jis vis tiek bus rodomas ypatybių sąraše.

Jei pridėsite pastabų į puslapį virš arba po lentele, jūs ir jūsų bendradarbiai išmoksite ir prisiminsite darbo eigos veiksmus.

Tai ypač naudinga priimant naujus komandos narius, nes jie žinos visus veiksmus, o jūsų instrukcijos jiems tiksliai pasakys, ką jie turi daryti, kai pasieks kitą.

Įsitikinkite su mintimis

Aprašydami darbo eigą programoje „Notion“, pašalinate spėliones iš proceso ir suskaidote didesnius projektus į mažesnius, organizuotus etapus. Tokiu būdu jūs ir jūsų komanda viską turėsite vienoje vietoje ir niekam nereikės ieškoti.

Jei dar neišnagrinėjote „Notion“, jos pritaikymas ir paprastumas leidžia valdyti bet kurį projektą. Tačiau, jei jaučiatės įstrigę, galite pradėti nuo kai kurių iš daugelio šablonų ir mokytis.

Kaip pradėti naudotis sąvoka: 7 pagrindiniai patarimai ir gudrybės

„Notion“ yra viena geriausių produktyvumo priemonių ir ji sparčiai auga. Štai keletas gudrybių ir patarimų, kuriuos galite naudoti norėdami pradėti.

Skaitykite toliau

Apie autorių