5 Projektų valdymo programinės įrangos naudojimo privalumai, taupantys laiką

Komandinis darbas leidžia įgyvendinti svajonę, išskyrus tuos atvejus, kai kalbama apie nesusikalbėjimą. Aptariant naują projektą, per didelis bendravimas, nepakankamas bendravimas ir nesusipratimai gali atimti daug laiko.

Tikriausiai praleidote šiek tiek laiko ieškodami informacijos ar failų, kurie yra mūsų gautuosiuose, momentiniuose pasiuntiniuose arba lipniųjų lapelių iš susitikimų ir telefono skambučių, ieškodami.

Jei galite susieti, jums gali būti naudinga naudoti projektų valdymo programinę įrangą. Šiame straipsnyje apžvelgsime laiką taupančių privalumų, kuriuos siūlo tokio tipo programinė įranga, sąrašą su pavyzdžiais iš „ClickUp“, „Notion“ ir „Asana“. Net jei dirbate vienas, galite rasti ką nors pasiimti.

1. Nebereikia siųsti ir ieškoti el. paštu

Projektų valdymo programinės įrangos dėka galite atsisakyti užduočių el. laiškų siuntimo.

Vietoj to galite naudoti priskirtojo stulpelį savo Spustelėkite Aukštyn projekto lentos. Tai leidžia priskirti projekto nuosavybės teisę kam nors kitam.

Kai pridėsite projekto aprašą, terminą ir bet kokią kitą informaciją, kurią norite įtraukti, tiesiog pridėkite savo bendradarbį į šį stulpelį ir jis gaus pranešimą arba pamatys jį savo užduočių sąraše sąrašą.

Jei norite, kad daugiau nei vienas asmuo perimtų projekto nuosavybę, galite įgalinti kelių perėmėjų stulpelį naudodami ClickUp ClickApps.

Galite tai įjungti kurdami savo darbo sritį. Tačiau, jei jums reikės jį pridėti vėliau, eikite į savo profilio avatarą apatiniame kairiajame kampe ir spustelėkite jį, kad rastumėte Spustelėkite Programos meniu.

Iš ten slinkite per parinktis, kad rastumėte Keli perėmėjai, įjunkite ir pažymėkite darbo srityje, kurioje norite jį naudoti.

Stulpelis Perėmėjas skirtas tiems, kurie imasi veiksmų su projektu. Jei norite sukurti projekto dalyvio kopiją, pridėkite jį kaip stebėtoją spustelėdami akies simbolį viršutiniame dešiniajame užduoties kortelės kampe.

Susijęs: Sąvoka vs. „Evernote“: kuris iš jų jums tinka?

Dabar perėmėjai ir stebėtojai laukia vėlesnių atnaujinimų, įskaitant užduotį sukūrusį asmenį, ir niekam nereikia slinkti 50 gijų ilgio el. laiško, kad gautumėte išsamios informacijos.

2. Mažiau nereikalingų susitikimų

Jei kada nors girdėjote ką nors sakant, kad susitikimas galėjo būti el. laiškas, tai taip pat gali būti sąvokos puslapis.

Užuot kalbėję ar rengę protų šturmą dėl mažesnių projektų ir idėjų, sukurkite naują puslapį ir bendradarbiaukite.

Jei nesate naujokas „Notion“, Komandos užduotys šablonas padės jums pradėti. Norėdami sukurti naują puslapį lentos vaizdas šio šablono, spustelėkite pridėjimo mygtuką stulpelio apačioje. Jei pageidaujate Sarašas, tiesiog pridėkite naują eilutę prie sąrašo.

Prieš įtraukdami savo komandos draugus, įveskite ypatybes, pvz., terminą ir prioritetą, taip pat turimą informaciją ir idėjas. Įtraukite raginimą bendradarbiams pridėti savo minčių ir pasiūlymų, tada pridėkite juos kaip paskirtuosius.

Taip pat galite vadinti šią nuosavybę komandos draugais, jei norite kažko neutralesnio.

Vaizdo pavyzdyje naudojama figūrinė išnaša, kad puslapio paskirtis išsiskirtų. Žemiau kiekvienas gali pridėti informacijos naudodamas tekstą, antraštes, vaizdus, ​​​​priedus, nuorodas ir daugybę kitų patogių komandų.

Be to, jei jūs ar bendradarbis netyčia ištrinate ką nors reikšmingo, galite peržiūrėti ankstesnes puslapio versijas spustelėję laikrodžio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe.

3. Nereikia kelis kartus aiškinti projekto

Jums nereikia per daug stulpelių ar ypatybių, kad užtikrintumėte, jog užduoties informacija yra aiški ir nuosekli. Tiesą sakant, tikriausiai galite išsisukti nuo tik perėmėjo, termino ir prioriteto.

Susijęs: Kūrybingi būdai, kaip maksimaliai išnaudoti asaną

Prieš įtraukdami bendradarbius į projekto valdymo užduotį kaip perėmėjus arba bendradarbius programinę įrangą, užpildykite informaciją kiekviename stulpelyje ir atidarykite užduoties kortelę arba puslapį, kad užpildytumėte apibūdinimas.

Štai kaip tai atrodo naudojant paprastą išdėstymą nemokama Asana versija.

Dėl aiškaus išdėstymo ir etikečių visi žinos, kas yra perėmėjas arba bendradarbis, kai juos pridėsite. Be išsamios informacijos, jie taip pat turės aiškias instrukcijas, kada yra terminas, užduoties prioriteto lygis ir prie kurio projekto ar skyriaus prisideda užduotis.

4. Jūs vengiate atsakyti į tą patį klausimą kartodami

Jei kas nors paprašys paaiškinimo per „Slack“ arba el. paštu, ne visi turi prieigą prie atsakymo. Jei jie paprašys atitinkamos užduoties komentarų skiltyje jūsų projektų valdymo programinėje įrangoje, visi tai matys.

Štai „ClickUp“ naudojimo pavyzdys.

„ClickUp“ komentaruose puiku yra tai, kad kiekvienas iš jų sukuria naują giją. Jei gaunate du klausimus, galite į juos atsakyti atskirai pasirinkę atsakyti po komentaru. Taip pat galite priskirti ką nors į klausimą, jei manote, kad jis gali turėti geresnį atsakymą.

Viešas klausimas ir atsakymas turėtų užkirsti kelią tiems patiems klausimams. Bet jei vėl gausite klausimą, o atsakymas nėra greitas, galite nukreipti kolegą teisinga linkme, priskirdami jam atsakymą.

5. Kur kas mažiau persekioti kitus dėl jų darbo ar ieškant failų

Kadangi projektų valdymo programinė įranga skatina bendradarbiavimą, turite daug įrankių bendrauti su kolegomis. Jei norite greitai atnaujinti būseną, tereikia pažymėti juos komentare – sąvokoje. Tai galite padaryti naudodami el prie ženklo (@) ir paieškos juostoje ištraukite jų vardą.

Taip pat nereikės naršyti el. laiškų ar prašyti savo bendradarbių atsiųsti jums dokumento el. paštu, nes jie gali juos įtraukti tiesiai į projekto puslapio kopiją. Tačiau jei norite, kad dokumentai kiekvieną kartą būtų rodomi toje pačioje vietoje, galite pridėti dokumento stulpelį projekto lentos puslapis.

Dokumento stulpelis daro stebuklus, jei turite komandos draugą, pagarsėjusį tuo, kad prašo jūsų išsiųsti failą iš naujo kiekvieną kartą, kai jis pameta. Galite maloniai pasakyti jiems, kad jis yra projekto lentoje, jei jie vėl pames.

Padidinkite produktyvumą naudodami projektų valdymo programinę įrangą

Komandinis darbas yra smagus, ypač kai projektas vyksta sklandžiai. Tvarkydami užduotis projektų valdymo programinėje įrangoje, galite padėti sumažinti trintį ir sutaupyti daug laiko jums ir jūsų kolegoms, nes viskas bus sutvarkyta vienoje vietoje.

Net jei dirbate vienas, jums vis tiek bus naudinga žinoti, kur rasti visą reikalingą informaciją ir dokumentus. Kurią programinę įrangą pasirinkti, priklauso nuo jūsų. Turėdami daugybę puikių variantų, greičiausiai rasite tą, kuris tinka jums ir jūsų komandai.

„Notion“, „ClickUp“ ir „Asana“ yra puikūs pasirinkimai, jei ieškote pasiūlymų, kaip pradėti.

ClickUp vs. Asana: kas yra geresnis projektų valdymui?

Yra daug projektų valdymo programinės įrangos parinkčių, čia yra keletas patarimų, padėsiančių pasirinkti „Asana“ ir „ClickUp“.

Skaitykite toliau

Apie autorių