Ar kada nors jautėtės nusivylę, nes negalėjote per susitikimą užsirašyti svarbių detalių? Taip gali nutikti dėl kelių priežasčių: nuo per didelio užsiėmimo iki jūsų bendradarbių blaškymosi ar rašymo įrankių neturėjimo.
Turėdami veiksmingą programą, skirtą susitikimų santraukoms rašyti, galite lengvai užfiksuoti svarbią informaciją susitikimo metu.
Skaitykite toliau, kai aptariame bendrąsias ypatybes, į kurias reikia atkreipti dėmesį programoje, skirtoje susitikimų santraukoms rašyti, ir nustatykite efektyviausias.
Programėlių, skirtų susitikimų santraukoms rašyti, ypatybės
Pagrindinė susitikimo santraukos programėlės paskirtis – užsirašyti užrašus susitikimo metu naudojant išmaniuosius įrenginius. Renginiui pasibaigus informacija apibendrinama ir išsaugoma įrenginyje, kad komandos nariai galėtų neatsilikti nuo visko, kas aptarta ar sutarta.
Pavyzdžiui, galite surengti projekto pradžios susirinkimą ir užsirašykite išsamią susitikimo informaciją naudodami veiksmingą susitikimo suvestinės įrankį. Daugumoje šių programų yra tam tikrų funkcijų, kurios palengvina ir lengviau pasiekiamą dokumentaciją. Šios funkcijos apima:
1. Gera sąsaja
Veiksmingos susitikimų santraukos programos sąsaja lengvai pasiekiama ir nėra sudėtinga. Geros sąsajos skatina greitą navigaciją tiek techniką išmanantiems, tiek netechnologiniams specialistams. Kadangi susitikimų rašymas turi būti greitas, vartotojai neturėtų gaišti laiko ieškodami elementų programoje.
Taip pat sukurta gera susitikimų santraukos programa organizuoti produktyvius virtualius susitikimus ir vis tiek atkreipkite dėmesį į viską, kas aptarta.
2. Tinkamas paskyrimas
Dauguma šių programų turi tinkamą atskaitomybės pavadinimą. Tai apima susirinkimo pavadinimą, susitikimo datą, posėdžio darbotvarkę, susitikimo trukmę ir susitikimo vietą. Šios funkcijos palengvina naujų ir esamų susitikimų dokumentavimą, kad būtų galima greitai rasti.
3. Komandos narių papildymas
Kadangi komandos dirba kartu, efektyvi programa, skirta susitikimų santraukoms rašyti, leidžia įtraukti kelis vartotojus, kad galėtų pateikti informaciją. Kiekvienas, kuriam suteikta prieiga prie dokumento, gali peržiūrėti, skaityti ir prireikus keisti susitikimą. Tokios funkcijos neleidžia spausdinti paskutinio jūsų komandos susitikimo popierinių kopijų.
4. Kitų programų integravimas
Kita funkcija, kurią turi kai kurios iš šių programų, yra jų integravimas su kitomis produktyvumo programomis. Galite pridėti programų, pvz., „Zoom“, „iCal“, „Google“ kalendoriaus ir keleto kitų, kad būtų puikus įrankis priminimui, susitikimų tvarkaraščiui ar perplanavimui.
5 programos, kurias galite naudoti norėdami parašyti veiksmingą susitikimo santrauką
Žmogaus smegenys gali atsiminti tik tiek daug, ypač kai reikia pagalvoti. Naudodami tinkamą susitikimų santraukos programą savo susitikimams užtikrinsite, kad jokia informacija nebus praleista ar pamiršta.
Dabar, kai žinote apie kai kurias susitikimų santraukų programų funkcijas, galite apsvarstyti kelias funkcijas.
Hiperkontekstas sukurtas bendradarbiaujančioms komandoms, pasiryžusioms pasiekti užsibrėžtus tikslus efektyviai bendraudamos susitikimuose.
Naudodami „Hypercontext“ galite sekti kiekvieną susitikimo minutę ir priskirti pareigas komandos nariams kaip komandos lyderiui ar vadovui. Tai taip pat padeda skatinti sveikus pokalbius tarp jūsų ir jūsų komandos narių, siūlant įvairius klausimus, susijusius su jūsų susitikimo darbotvarke.
Jei esate vyresnysis vadovas savo darbo vietoje, „Hypercontext“ gali padėti įveikti atotrūkį tarp jūsų ir darbuotojų, kurie neturi tiesioginės prieigos prie jūsų. Tai padeda geriau suprasti naujus ir nutolusius darbuotojus, kad būtų užmegzti produktyvūs darbo santykiai.
Turite galimybę integruoti hiperkontekstą su kitomis programomis ar įrankiais, pvz., „Google“ kalendoriumi, „Slack“, „Microsoft Teams“, „Google Meet“, „Zapier“ ir „Outlook“.
Kainos:
- Nemokamas pagrindinis planas.
- Pro versija, kuri už metinį planą kas mėnesį apmokestina 5,60 USD vienam asmeniui ir 7 USD už mėnesinį mokėjimą.
- Verslo versija, pagal kurią vienam asmeniui kas mėnesį mokama 8,80 USD už metinį planą ir 11 USD už mėnesinį mokėjimą.
„Beenote“ yra susitikimų valdymo programinė įranga, sukurta atsižvelgiant į direktorių, projektų vadovus ir valdybos narius. Tai leidžia dokumentuoti skirtingus susitikimų etapus. Tai svyruoja nuo planavimo, veiksmų ir tolesnių veiksmų pradžios etapo.
Beenote programėlė leidžia pradėti aktyvų bendradarbiavimą tarp jūsų ir dalyvių (darbuotojų) be fizinio kontakto. Tai taip pat leidžia per susitikimą užsirašyti bendradarbiavimo pastabas, sprendimus ir užduotis, kurios bus automatiškai sujungtos į susitikimo protokolą.
Vykdydami projektą galite efektyviai stebėti komandos narių pažangą, kad būtų atsiskaityta.
Kainos:
- „Beenote“ mokėjimas priklauso nuo vartotojų skaičiaus.
- Mokėjimas skaičiuojamas kas mėnesį, bet su metine sąskaita.
- Kiekvienas paketas turi nemokamą bandomąjį laikotarpį.
„nTask“ yra produktyvi projektų valdymo programa, turinti daugybę komandos valdymo funkcijų, įskaitant susitikimų valdymą, užduočių valdymą, rizikos valdymą, laiko stebėjimą ir problemų stebėjimą.
Naudodami „nTask“ galite sklandžiai planuoti ir valdyti susitikimus su savo komanda kelyje, nereikės perjungti programų. Galite pataisyti susitikimo darbotvarkę, įrašyti diskusijų taškus, nustatyti tolesnius veiksmus ir rengti pasikartojančius susitikimus.
Susijęs: Geriausios „nTask“ funkcijos, skirtos sklandžiam projektų valdymui
Įrašymo metu jis leidžia įvertinti ir peržiūrėti posėdžio protokolus prieš paskelbiant. Taip užtikrinama, kad jūs ir jūsų komanda apie susitikimo informaciją žinosite tame pačiame puslapyje.
Kita išskirtinė „nTask“ savybė yra ta, kad ji suteikia galimybę el. paštu išsiųsti susitikimo protokolus dalyviams arba komandos nariams, kurie nėra jūsų „nTask“ lentos dalis.
Kainos:
- Jis turi pagrindinį nemokamą planą.
- „Premium“ plano kaina vienam vartotojui yra 3 USD per mėnesį.
- Verslo planas vienam vartotojui prieinamas už 8 USD per mėnesį.
„Magic Minutes“ siūlo platformą, kurioje galite užsirašyti susitikimo protokolus ir taip pat kurti užduotis, kurias galima paskirstyti komandos nariams su numatytomis datomis ir paaiškinimais.
Galite akimirksniu sudaryti darbotvarkes arba sudaryti jas iš anksto, kad užtikrintumėte, jog jūsų susitikimai bus sutelkti be jokių trukdžių. Prie savo minučių galite lengvai pridėti paveikslėlių ar ekrano kopijų, kad viskas būtų suprantamiau – tai padeda parodyti savo mintis ir užfiksuoti lentos seanso akimirkas.
Po susitikimo jūsų protokolų įrašas gali būti išsiųstas nariams el. paštu arba peržiūrimas tiesiogiai jų prietaisų skydelyje, kai naudojate „Magic Minutes“. Norėdami užtikrinti, kad susitikimo tikslas būtų išradingas, galite surengti tolesnį susitikimą. Paprastas mygtuko paspaudimas suaktyvina šią funkciją. Visi nariai bus pakviesti, o prireikus paprašysite ataskaitų.
Kainos:
- „Magic Minutes“ siūlo nemokamą susitikimų dalyvių planą. Jie gali peržiūrėti ir atlikti funkcijas, bet negali kurti ar vykdyti susitikimų.
- Jo papildomas planas yra 12 GBP per mėnesį vienam vartotojui.
- Jos komandos planas yra 6 GBP per mėnesį vienam vartotojui
„Meeting Booster“ yra unikali tuo, kad ji sutelkia viską į susitikimo minutes. Jame siūlomos paieškos ir sujungimo funkcijos, leidžiančios ieškoti konkrečių susitikimo minučių ir pasirinkti temas, pastabas ar užduotis. Tada galite sujungti rezultatus į vieną konsoliduotą dokumentą. Tai palengvina vertinimo procesą ir padidina jūsų susitikimų efektyvumą.
Kainos:
- Ji siūlo nemokamą bandomąją versiją. Vėliau vartotojai gali pasirinkti mokamą parinktį.
Parašykite veiksmingas susitikimo santraukas
Susitikimai yra svarbūs įvykiai, kuriuose priimami svarbūs sprendimai ir pradedami planai. Labai svarbu atkreipti dėmesį į aptartus dalykus. Priešingu atveju komandos nariai vėliau gali pasiūlyti prieštaringos informacijos ar idėjų.
Siekiant užtikrinti, kad susitikimas būtų tinkamai stebimas, geriausia naudoti atitinkamą susitikimo santraukos programą, kad būtų galima veiksmingai užfiksuoti ir apibendrinti svarbią informaciją.
Susitikimų asistento programos gali automatizuoti su susitikimu susijusias užduotis ir supaprastinti darbo eigą. Štai keletas geriausių, kuriuos turėtumėte išbandyti.
Skaitykite toliau
- Produktyvumas
- Susitikimai
- Programėlės užrašams
- Bendradarbiavimo įrankiai
Chrisas Odogwu yra įsipareigojęs perteikti žinias savo raštu. Aistringas rašytojas, jis atviras bendradarbiavimui, tinklų kūrimui ir kitoms verslo galimybėms. Jis yra įgijęs masinės komunikacijos magistro laipsnį (viešųjų ryšių ir reklamos specialybė) ir masinės komunikacijos bakalauro laipsnį.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Spauskite čia norėdami užsiprenumeruoti