Kaip surengti sėkmingą projekto pradžios susitikimą

Projekto pradžios susitikimai yra puiki galimybė suburti visus komandos narius į vieną puslapį ir dirbti siekiant bendro tikslo. Štai kodėl jie turėtų būti gerai pasiruošę ir apgalvoti, nes jie padės jums gauti kuo daugiau naudos iš diskusijos su klientu.

Šiame straipsnyje pasidalinsime keletu patarimų ir įrankių, padėsiančių sėkmingai pradėti susitikimą su komanda.

Kas yra projekto pradžios susitikimas?

Projekto pradžios susitikimas – tai vieta, kur projekto vadovas susitinka su komanda, o kartais ir su klientu, kad pristatytų projekto tikslus, paaiškintų, kaip jie bus pasiekti, ir apžvelgtų kiekvieno vaidmenis. Paprastai jis rengiamas pačioje naujo projekto pradžioje, tačiau gali būti tikslinga jį surengti vėliau, jei kyla naujų kliūčių ar klausimų.

Tokio tipo susitikimai padeda pradėti naują projektą tvirtai, aiškiai nurodant, ko tikimasi, kaip bus vertinama pažanga ir kokie spąstai gali būti jūsų laukia. Apskritai tai sudaro sąlygas sklandžiam projekto bendradarbiavimui su visomis suinteresuotosiomis šalimis.

Projekto pradžios susitikimo privalumai

Kaip minėta pirmiau, projekto pradžios susitikimai yra galimybė visiems susipažinti su jūsų projekto vizija ir savo vaidmenimis jame. Toliau pateikiami keli kiti pastebimi sėkmingo pradinio susitikimo pranašumai:

• Projektai vyksta efektyviau, kai visi komandos nariai supranta savo pareigas.
• Pradiniai susitikimai parodo, kiek toli jūsų komanda supranta, ką šis projektas apims. Tai gali padėti nustatyti visas galimas problemas, kurios gali kilti kelyje.
• Pradiniai susitikimai padeda užmegzti ryšį tarp jūsų ir jūsų kliento, nes proceso pradžioje visi yra vienodi.
• Viską suplanavus anksti, sumažėja pakeitimų, dėl kurių vėliau projekto metu gali atsirasti vėlavimų, tikimybė.
• Jūsų klientas turės galimybę pateikti vertingų atsiliepimų ir idėjų, prieš pernelyg įsitraukdamas į projekto gyvavimo ciklą.
• Sėkmingas projekto pradžios susitikimas padidina tikimybę, kad nesilaikysite biudžeto ir grafiko.

5 patarimai, kaip sėkmingai surengti projekto pradžios susitikimą

Toliau pateikiami keli esminiai žingsniai, kurių reikia imtis ruošiantis projekto pradžios susitikimui:

1. Sukurkite savo darbotvarkę

Jūsų darbotvarkė suteikia susitikimui aiškią kryptį, kurios reikia laikytis, todėl labai svarbu ją sukurti ir išplatinti prieš prasidedantį susitikimą. Iš anksto suplanavę darbotvarkę padėsite susikaupti ir atlikti užduotį.

Galite naudoti užrašų programėlę, pvz Evernote sukurti susitikimo planą, prie kurio galėtų prisijungti visi nariai. Galite pradėti nuo nulio arba sutaupyti laiko naudodami vieną iš jų susitikimų šablonai.

Įtraukite visą svarbią informaciją apie projektą, kai sutvarkote pagrindinius dalykus, įskaitant susitikimo trukmę ir pirmininką (projekto vadovą). Nors tai priklausys nuo konkretaus projekto, prie kurio dirbate, čia yra keletas bendrų idėjų, kurias reikia apsvarstyti:

• Sveikinimai ir prisistatymas
• Aiškus paaiškinimas, ką planuojate pasiekti per pradinį susitikimą
• Projekto tikslas
• Projekto apimtis
• Laiko ir biudžeto apribojimai
• Dabartinės žinomos rizikos
• Pristatymų sąrašas
• Atvira diskusija ir klausimai.

2. Pakvieskite tinkamus žmones

Šiame etape norite sutelkti dėmesį į visų pagrindinių suinteresuotųjų šalių pakvietimą. Tačiau trokšdamas paleisti kamuolį gali kilti pagunda pakviesti visus, kurie turi ką nors, nors ir nutolusį, susijusį su projektu. Tai gali pakenkti jūsų susitikimui, nes valdyti didelę minią bus sudėtingiau. Turėtumėte įtraukti tik tokius komandos narius, kurie turi atlikti tam tikrą vaidmenį projekte (ir gali suteikti vertingos informacijos).

Susitikimo dalyvius galite pakviesti el. paštu arba, dar geriau, per el vidinės komunikacijos priemonė Kaip Laisvas. Naudodami šį įrankį galite sukurti kanalą (grupę), kurį naudosite bendrindami susitikimo darbotvarkę ir kitus susijusius dokumentus, kad visi galėtų juos peržiūrėti prieš susitikimą.

3. Padarykite susitikimą interaktyvų

Palaikykite savo pradinį susitikimą interaktyvų suteikdami atvirą platformą idėjoms ar pasiūlymams išsakyti. Tikslas yra užtikrinti, kad visi aktyviai dalyvautų susitikime. Štai keletas idėjų, ką galite padaryti:

• Grupinės mintys: Tai geriausiai veikia, jei keli komandos nariai turi panašią kompetenciją. Autorius minčių šturmas kartu, galite greitai remtis vieni kitų žiniomis ir kurti kūrybiškus sprendimus, kurie atveria kelią į sėkmę.
• Paeiliui pirmininkaukite posėdžiui: Nors idealu, kad projekto vadovas padėtų pradėti susitikimą, galite keisti pirmininkus, kad neprarastumėte žmonių dėmesio. Tai leidžia kiekvienam vadovauti konkretiems susitikimo darbotvarkės aspektams arba pateikti pristatymus, o tai taip pat gali padėti komandai jaustis labiau įtraukta į projektą.
• Paprašykite atsiliepimų: Kai pristatote ką nors naujo, paklauskite dalyvių, ar jie turi kokių nors klausimų, kad visi pasisakytų susitikime. Taip pat galite pasinaudoti šia galimybe ir sužinoti kitų minčių ar rūpesčių, kuriuos jie gali turėti kad neapibrėžtumas laikui bėgant nesikaupia – tai pagrindinė žmonių, susijusių su a, nusivylimo priežastis projektą.

Šie interaktyvūs metodai užtikrins, kad visos jūsų suinteresuotosios šalys aktyviai dalyvautų pradiniame susitikime.

4. Išsiaiškinkite vaidmenis ir pareigas

Darant prielaidą, kad visi supranta visą projektą ir kaip jie tinka, kitas žingsnis būtų apibrėžti savo vaidmenis ir atsakomybę. Pasinaudokite šia galimybe pakartoti ankstesnes diskusijas apie tai, ko visi tikisi vieni iš kitų. Galite naudoti internetinį įrankį, pvz Asana sudaryti kontrolinius sąrašus, kad kiekvienas matytų, už kurias užduotis jis atsakingas.

Galite pradėti priskirdami veiksmų elementus, kuriuos reikia atlikti per sutartą terminą, tada paskirstykite juos komandos nariams. Išdėstykite šias veiklas prioriteto tvarka, pirmiausia išvardydami svarbiausias užduotis. Tokiu būdu galite užtikrinti, kad terminai bus laikomi per daug neįtempdami žmonių.

5. Pridėkite susitikimo santrauką į savo vidinį Wiki

Pasibaigus susitikimui, paverskite savo užrašus gerai sutvarkytu dokumentu, kad ateityje būtų lengviau naudotis. Galite naudoti savo vidinis wiki kaip internetinę saugyklą, kurią gali lengvai pasiekti visi projekto dalyviai.

Tokiu būdu visada galite remtis susitikimo pastabomis, kai kyla klausimų apie ką nors, kas buvo aptarta per pradinę sesiją. Taip pat galite naudoti savo wiki, kad pridėtumėte naujinių, kai tęsiate projekto gyvavimo ciklą.

Pradiniame susitikime nustatykite tinkamą viso projekto toną

Pradinis susitikimas yra gyvybiškai svarbus bet kurio projekto žingsnis, nes jis nustato viso projekto gyvavimo ciklo toną ir nukreipia visus dalyvaujančius ta pačia kryptimi.

Galite pasinaudoti anksčiau pateiktais patarimais ir įrankiais, kad visos suinteresuotosios šalys atsidurtų tame pačiame puslapyje ir sudarytų sąlygas produktyviai darbo eigai.

6 paprasti būdai, kaip padaryti jūsų susitikimus produktyvesnius

Jei norite žinoti, kaip sėkmingai surengti komandos susitikimą, peržiūrėkite šiuos 6 pagrindinius patarimus, kurių turėtumėte laikytis.

Skaitykite toliau

Apie autorių