Kaip naudoti tik tekstinį ryšį siekiant pagerinti virtualaus darbo efektyvumą

Virtualios komandos neturi laisvės bendrauti akis į akį, kaip jų kolegos biure. Jie naudojasi įvairiais įrankiais, kad galėtų bendrauti vieni su kitais iš savo atokių vietų.

Dėl skirtingų vietovių ir laiko juostų skambučiai ne visada būna patys geriausi. Teksto siuntimas yra geresnė alternatyva, nes komandos nariai gali siųsti žinutes bet kuriuo metu, nesukeldami vieni kitiems nepatogumų. Tačiau bendravimas tik tekstu taip pat nėra tobulas. Jei neatsižvelgiama į tam tikrus veiksnius, jis nepatenka.

Šiame straipsnyje aptariame, kaip virtualios komandos gali efektyviau naudoti tik tekstinį ryšį.

Kaip žinučių siuntimas tobulina bendravimo įgūdžius

Teksto žinutės bendravimo stalui suteikia kitokį pojūtį. Yra du pagrindiniai būdai, kaip teksto komunikacija pagerina bendravimą. Pažvelkime į juos.

Yra du pagrindiniai būdai, kaip teksto komunikacija pagerina bendravimą.

1. Pagerinkite skaitymo ir rašymo įgūdžius

Trumpųjų žodžių ir jaustukų naudojimas yra trumpųjų žinučių siuntimo tendencija, ypač neoficialiuose pokalbiuose. Šis žinučių siuntimo būdas atitraukia jus nuo tinkamos anglų kalbos vartojimo.

Bendraudami su savo viršininku, bendradarbiu ar verslo partneriu nebendraujate su jais taip, kaip bendrautumėte su draugais ar svarbiais asmenimis. Jūs turite rašyti tinkama anglų kalba, todėl reikia visiškai perskaityti ir pertvarkyti. Tai taip pat padeda išlaikyti formalesnį bendravimo toną.

2. Skatinkite aiškų bendravimą

Bendravimas tik tekstu taip pat sukuria aiškius bendravimo įgūdžius. Bendraudami per tekstą, jūs esate priversti likti ties savo bendravimu. Kadangi jūsų tikslas yra verslo tikslais, nėra vietos pernelyg dideliems žodžiams ar sakiniams.

7 patarimai, kaip naudoti tik tekstinį ryšį virtualiam darbui

Kadangi žinučių siuntimas yra gyvybiškai svarbi nuotolinio darbo dalis, svarbu suprasti, kaip tai padaryti dar efektyvesnį. Jei tai daroma neteisingai, jūsų komanda patiria komunikacijos sutrikimų, kurie sutrikdo jūsų darbo eigą. Štai keli patarimai, padėsiantys jūsų pranešimus padaryti paprastus ir išsamius.

1. Venkite stenografijos naudojimo

Nesvarbu, kaip artimi esate su verslo partneriais ar kolegomis, bendravimas su jais neturėtų būti neoficialus. Nereikalingų sutrumpinimų ar trumpinių pranešimų naudojimas vaizduoja neprofesionalų požiūrį.

Jūs neturite būti itin griežti su savo žinutėmis, tačiau su darbu susijusiuose pokalbiuose naudoti santrumpas, pvz., „U“, o ne „tu“, yra neetiška. Tai gali būti didžiulis posūkis daugeliui žmonių, kurie tikisi vieningų ir struktūrizuotų tekstinių pranešimų.

2. Tinkamai naudokite dangtelius

Tam tikriems tikslams rašant tinka didžiosios raidės. Didžiųjų raidžių naudojimas sakinyje yra vienas iš spąstų, kurių turėtumėte vengti rašydami žinutes. Kadangi esame įpratę skaityti tekstą mažosiomis raidėmis, nelengva skaityti tekstą didžiosiomis raidėmis.

Tik didžiosiomis raidėmis parašytas tekstas taip pat suteikia jūsų pranešimui nuožmią potekstę. Atrodo, kad pykstate arba šaukiate ant imtuvo. Jei norite skelbti įrašus socialinėje žiniasklaidoje, rašydami tekstą didžiosiomis raidėmis atrodysite, kad ieškote dėmesio.

3. Tinkamai nustatykite laiką

Bendravimas tik tekstu suteikia jums privilegiją atsakyti į pranešimą jums patogiu laiku. Tačiau tai neturėtų būti daroma jūsų imtuvo sąskaita.

Pavyzdžiui, nedera siųsti teksto pranešimo vidury nakties arba anksti ryte, nebent jie konkrečiai jums pasakytų, kad tai nėra problema. Neturėtumėte tikėtis greito atsakymo į tokį pranešimą. Visus su darbu susijusius pranešimus geriausia siųsti darbo valandomis.

4. Venkite ilgų sakinių

Geriausiai parašyta gramatika tampa nuobodi, jei ji yra per ilga, nelaužant pastraipų. Žmonių dėmesys gali būti mažesnis nei auksinės žuvelės. Gausus tekstinis pranešimas gali priversti juos perskaityti turinį, o ne jį skaityti.

Perskaitę jie gali praleisti svarbią pranešimo informaciją, todėl pasikeis jūsų, kaip siuntėjo, ketinimas.

5. Naudokite jaustukus tik tada, kai reikia

Jaustukai nėra blogi. Tiesą sakant, jie turi teigiamai paveikė mūsų bendravimo būdą. Jaustukai padeda taikliai išreikšti tam tikras emocijas.

Siunčiant su darbu susijusį tekstą, jūs neturite visiškai pašalinti jaustukų savo tekste. Vietoj to turėtumėte žinoti, kada jas naudoti tinkama, kad nesukurtumėte klaidingo įspūdžio. Jei nesate tikri, kada juos naudoti, palikite juos.

6. Nedarykite prielaidų

Siunčiant trumpąsias žinutes, yra tendencija manyti, kada ir kaip gavėjas atsakys į jūsų pranešimą. Tai gali neigiamai paveikti jūsų nuotaiką, nes jų reakcija gali būti visiškai kitokia.

Kad ir kaip vėluotų jūsų gavėjas, kad atsakytų, niekada nemanykite, ką jis galvoja. Palaukite, kol išgirsite iš jų. Galite atsiųsti priminimą, jei tai skubu.

7. Perskaitykite savo pranešimą

Neskubėkite spausti „siųsti“ neperskaitę pranešimo. Labai lengva nepastebėti smulkių rašybos klaidų, todėl skirkite laiko rasti ir ištaisyti rašybos ir gramatikos klaidas.

Prastai parašytos SMS, pokalbio ar el. laiško sukeltas problemas išspręsti reikia daugiau laiko, nei išspręsti pirmą kartą. Pavargote nuo pranešimų korektūros rankiniu būdu? Gramatika šiuo klausimu labai padeda.

3 geriausi tik teksto komunikacijos įrankiai, kuriuos galite naudoti

Dėl augančio nuotolinio darbo populiarumo pastaraisiais metais buvo pristatyti keli darbo eigos įrankiai. Kai kurie iš šių įrankių puikiai atlieka savo darbą suteikdami virtualioms komandoms galimybę tobulėti dirbant tik tekstiniu ryšiu. Pažvelkime į keletą iš jų.

Visų pirma įmonėms skirta pranešimų siuntimo programa, „Slack“ leidžia komandos nariams dirbti po vienu stogu. Tai suteikia galimybę bendrauti vienas su vienu tarp dviejų narių, taip pat grupinio bendravimo su trimis ar daugiau narių.

Jei dirbate su projektais su keliais pasirinktais žmonėmis, galite apriboti bendravimą tarp tų žmonių tam skirtoje erdvėje, vadinamoje kanalais. Kambaryje esantys nariai gali laisvai bendrauti, nesijaudindami, kad kiti komandos nariai gali pasiekti jų pranešimus.

„Microsoft Teams“ yra pokalbiais pagrįsta darbo eigos įrankis, skirtas verslo komunikacijai. Tinka virtualioms komandoms, leidžia komandos nariams bendradarbiauti atliekant užduotis su galimybe dalytis darbo failais ir dokumentais.

Atsižvelgdami į skirtingus virtualių komandų bendravimo poreikius, komandos nariai gali kalbėtis vieni su kitais atskirai, o bendradarbiaudami projektuose. Priklausomai nuo jų dalyvavimo projektuose, komandos nariams gali būti suteikiami skirtingi prieigos lygiai.

Basecamp yra internetinis bendravimo ir darbo eigos įrankis. Puikus pasirinkimas virtualioms komandoms, leidžiantis bendradarbiauti komandoje naudojant tik tekstinį ryšį.

Galite deleguoti užduotis konkretiems darbuotojams ir bendrauti su jais individualiai. Taip pat komandos nariai gali bendradarbiauti atlikdami užduotis ir atvirai bendrauti su visais, kurie žino, kas vyksta. Ji taip pat siūlo užduočių priminimus, kurie skatina komandos draugus laikytis terminų.

Sutelkite dėmesį į svarbią informaciją naudodami tik tekstinį ryšį

Atsiliepiant į daugybę su darbu susijusių telefono skambučių sunaudojate daugiau laiko, nei manote. Jūs kalbate apie neproduktyvius dalykus ilgai po to, kai žinia buvo perduota.

Bendraudami tik tekstu, rašote tik svarbias reikalingas detales. Kiekvienas gauna reikiamą informaciją, kad galėtų efektyviai dirbti. Vietos nesusikalbėjimui yra mažai arba visai nėra, nes žodžiai yra aiškiai parašyti, kad visi matytų.

Privalumai ir trūkumai naudojant tik tekstinį ryšį virtualioje darbo vietoje

Ar tik teksto komunikacijos priemonės yra tinkamas sprendimas jūsų darbo vietai? Štai keletas privalumų ir trūkumų, kuriuos reikia apsvarstyti.

Skaitykite toliau

Apie autorių