5 veiksmingi patarimai, kaip pagerinti rašytinį bendravimą

Ar skaitote kai kurias savo kolegų žinutes, kurios jus įžeidžia? Žinutės gal ir neįžeidžiančios, bet tonas tiesiog netinkamas. Jaučiatės įžeistas, ir tai atsispindi jūsų santykiuose su jais. Tikriausiai jie nenorėjo pakenkti, bet neteisingai pasirinko žodžius.

Bendravimas raštu gali vykti į pietus įvairiais būdais. Turite sąmoningai tobulinti bendravimą raštu, kad jūsų ketinimai nebūtų klaidingai suprasti.

Kas yra rašytinė komunikacija?

Bendravimas raštu – tai tekstinių pranešimų ir nurodymų siuntimas laiškais, ataskaitomis, žinynais ir kt.

Naudojama informacijai perduoti darbo vietoje, rašytinis bendravimas dažnai yra formalus. Jis yra oficialiuose dokumentuose, kurie yra įrodymas ir atskaitos taškas.

Apie naujus pokyčius komanda pranešama raštu. Kai komandos nariai elgiasi nepaklusniai, jiems pateikiama užklausa raštu ir jie atsako tuo pačiu būdu.

Skirtingai nuo žodinio bendravimo, kurį galima pamiršti, jei jis neužfiksuojamas, rašytinis bendravimas trunka ilgai, ypač jei jis nėra sugadintas.

Rašytinės komunikacijos iššūkiai

Kaip ir kitų komunikacijos formų atveju, rašytinės komunikacijos tikslas nugalimas, jei gavėjai nesupranta pranešimo turinio.

Rašytinė komunikacija turi keletą kliūčių, kurios gali pakeisti pranešimo prasmę arba siuntėjo ketinimą. Pažvelkime į kai kuriuos iš jų.

1. Aiškumo trūkumas

Bendravimas praranda savo esmę, kai yra sudėtingas. Siuntėjo rašytinės komunikacijos metu vartojamų žodžių pasirinkimas gali supainioti gavėją. Ir kadangi siuntėjas negali paaiškinti dalykų, painiava išlieka.

Jei darbuotojai jaučiasi priversti imtis veiksmų gavę sudėtingus rašytinius pranešimus, jie gali padaryti klaidų dėl pranešimų nesupratimo.

Klaidos, padarytos darbe dėl aiškumo problemų, yra nesėkmė organizacijai, nes švaistomas laikas ir ištekliai.

2. Laiko apribojimas

Veiksmingiausia darbo eiga yra ta, kuri nuolat juda. Komandos nariai turėtų iš karto gauti visą reikalingą informaciją ir pritaikyti ją savo darbe. Tačiau tai ne visada būna bendraujant raštu.

Bendraudamas raštu, siuntėjas siunčia pranešimą gavėjui. Užuot gavę momentinį atsakymą, jie turi palaukti, kol gavėjas gaus pranešimą, o tada atsakys. Laikas, praleistas tarp jų, gali brangiai kainuoti skubiose situacijose. Žala gali būti padaryta jau prieš renkant informaciją.

3. Lankstumo trūkumas

Pranešime, kurį išsiuntėte kolegai darbe, gali būti netikslios informacijos. Galbūt norėsite atnaujinti pranešimą, kad būtų daugiau aiškumo. Bet kai jau išsiųsite, to padaryti negalėsite.

Turite parašyti kitą pranešimą nuo nulio, kuriame išspręsite dezinformaciją arba įtraukite atnaujinimus, kuriuos norite perduoti. Visa tai daryti sukelia stresą, ypač kai ant jūsų rankų krūva darbų.

4. Vėlavimas priimant sprendimus

Norint priimti sprendimus darbo vietoje, reikia tam tikro greičio. Visi, dalyvaujantys sprendimų priėmimo procese, turi būti informuoti apie naujausius pokyčius ir laiku pateikti savo indėlį.

Kai sprendimo priėmimo procesas derinamas su bendravimu raštu, laikas, praleistas žinutei gauti, skaityti ir atsakyti į jį, uždelsia sprendimo priėmimą. Galite sustiprinti savo grupę sprendimų priėmimo procesą naudojant tinkamas priemones.

5 būdai, kaip pagerinti savo rašytinį bendravimą

Jei norite klestėti savo darbe ar karjeroje, turite daugiau dėmesio skirti savo rašytiniam bendravimui. Ir taip yra todėl, kad beveik kiekvieną dieną bendraujate su žmonėmis raštu.

Užtikrinimas, kad jie supras jūsų jiems perduodamas žinutes, padės jums gauti norimą atsakymą. Atsižvelgdami į tai, aptarkime keletą būdų, kaip galite geriau bendrauti raštu.

1. Nustatykite tikslą

Ko bandote pasiekti pranešimu? Svarbu tai nustatyti pradžioje, kad galėtumėte išreikšti savo mintis ta kryptimi. Galite priversti žmones atidarykite ir perskaitykite savo el lengvai su efektyviu rašymu.

Parašyta žinutė be aiškaus tikslo yra tarsi bėgimo komentaras. Turėsite visą turinio puslapį, nepasakydami nieko konkretaus. Jūsų pranešimo turinys gali klaidinti gavėją, jei nesuprantate savo tikslo.

2. Įlipkite į gavėjo batus

Jei gavėjas neturi reikiamos pagrindinės informacijos ar konteksto, kad suprastų skaitomą pranešimą, rašytinė komunikacija nepatenka. Jei kam nors parašysite ir paminėsite dalykus, apie kuriuos jis pamiršo, jis bus prarastas.

Kurdami pranešimą, įsidėkite į skaitytojo vietą. Kiek jie žino apie šią temą? Ar jiems reikia pagrindinės informacijos ar konteksto?

Skaitytojo nuotaikos, susijusios su tema, supratimas taip pat padeda pasirinkti tinkamus žodžius ir toną, kad perteiktumėte savo pranešimą.

3. Užsirašykite idėjas

Kai mintyse nusprendėte parašyti žinutę, pradėkite jai ruoštis užsirašydami mintis, kurios ateina į galvą.

Kadangi negalite lengvai gauti pranešimo iš gavėjo, kad galėtumėte jį taisyti ar atnaujinti, iš anksto užsirašykite visus savo taškus, kad galėtumėte juos įtraukti į pranešimą.

Šiuo tikslu jums nereikia nešiotis sąsiuvinio. Panaši į užrašų programėlę Paprasta pastaba leidžia lengviau užsirašyti savo idėjas mobiliuosiuose įrenginiuose keliaujant. Savo užrašus galite pasiekti nuotoliniu būdu, kai tik jų prireiks.

4. Būkite aiškus ir paprastas

Veiksmingiausia komunikacija raštu yra aiški ir paprasta. Dabar ne laikas sužavėti savo skaitytoją dideliais žodžiais ir gramatinėmis išraiškomis.

Vartodami įmantrius žodžius paprastai norite pasirodyti protingi, tačiau tai neduoda rezultatų bendraujant raštu. Atminkite, kad jūs fiziškai nebūsite šalia, kai skaitytojas skaitys pranešimą. Taigi, jūs negalite paaiškinti dalykų, jei jie klaidina skaitytoją.

Jei dirbate su projektu, galite parašyti žudiko projekto tikslo pareiškimą veiksmingai bendraujant raštu.

5. Redaguoti kruopščiai

Laiškų su gramatinėmis ir rašybos klaidomis skaitymas yra išjungimas. Apsaugokite gavėją nuo problemų, prieš siųsdami pranešimus kruopščiai redaguodami.

Atsispiria norui skubėti siųsti rašytines žinutes. Kad ir kaip tai būtų skubu, skirkite laiko jį redaguoti. Pranešimuose gali būti nereikalingų žodžių, posakių ir klaidų. Peržiūrėję juos dar kartą, galėsite juos pastebėti, bet to nenutiks, jei neskirsite tam laiko. Programos kaip Gramatika puikiai tinka redaguoti ir koreguoti rašymą.

Jei žinote, kad siunčiate pranešimus, kuriuose yra klaidų, žmonės nenorės skaityti jūsų pranešimų. Jie leis jūsų žinutėms užsitęsti, kol turės jėgų atlaikyti stresą, kurį jiems sukelia jūsų turinio skaitymas.

Efektyvus pranešimų siuntimas

Žodinis bendravimas darbe gali būti triukšmingas. Rašytinis bendravimas padeda sukurti tam tikrą tylą. Komandos draugai gali bendrauti bet kurioje situacijoje, neatkreipdami į save dėmesio.

Kai jūsų rašytinis bendravimas yra aiškus ir tinkamas tonas, galite priversti žmones daryti tai, ko norite, nesiimdami paaiškinimų. Taip pat kuriate sau, kaip efektyviai bendraujančio, reputaciją.

Kaip greitai parašyti efektyvų el. laišką (4 AI įrankiai, kuriuos galite naudoti)

Ar jums sunku rašyti el. laiškus, kad atliktumėte reikalus? Štai keletas patarimų, kaip greičiau parašyti geresnius el. laiškus, ir kai kurie įrankiai, kuriuos reikia naudoti.

Skaitykite toliau

Apie autorių