Kaip parašyti profesionalų atsakymą ne biure

Kalbant apie el. laiškus, gali būti sudėtinga nustatyti profesines ribas. Galų gale, daugelis įmonių mano, kad tol, kol turite internetą, galite laisvai atsakyti į bet kokius pranešimus.

Nors buvo laikas, kai buvo tikimasi, kad profesionalai visada budės, laikai pamažu keičiasi. Šiomis dienomis vis dažniau žmonės laisvomis dienomis būna neprisijungę ir dėl geros priežasties.

Jei vykstate atostogauti, atostogaujate dėl sveiko proto arba norite būti toli nuo biuro dėl kokios nors kitos priežasties, pateikiame keletą patarimų, kaip parašyti profesionalų atsakymą ne biure.

1. Išvalyti temos „Ne biure“ antraštę

Vienas iš paprasčiausių būdų pasakyti žmonėms, kad nesate biure, yra pakeisti el. pašto atsakymo temos antraštę. Užuot tiesiog parašę „Ne biure“, taip pat galite nurodyti atostogų, kurias išeinate, tipą, jei norite jomis dalytis.

Štai keletas el. pašto ne biure temų antraščių pavyzdžių:

• Ne biure – atostogos (gruodžio 25 d. – sausio 4 d.)
• [Ne biure] medicininės atostogos
• Ne biure | Tėvystės atostogos
instagram viewer
• *Ne biure* Neatidėliotinos atostogos
• Darbo nebuvimas (netekties atostogos)
• Ne biure | Motinystės atostogos
• Ne biure ~ Darbas lauke
• [Ne biure] Šventinės atostogos (Kalėdų diena)
• Ne biure – nedarbingumo atostogos
• Ne biure – susituokti!

2. Paminėkite, kokias atostogas naudojate

Kai kuriems žmonėms įprasta manyti, kad bet koks ne biuro el. paštas yra skirtas laisvalaikiui. Tačiau tai ne visada tinka visiems.

Kai kurie žmonės taip pat naudoja el. pašto adresus ne biure dirbdami, bet negali pasiekti savo el. pašto visą dieną. Pavyzdžiui, pardavimo atstovams ar dirbantiems lauko sąlygomis gali tekti keliauti į sritis, kuriose nėra interneto ryšio.

Be to, gali būti, kad skiriate laisvą asmeniniams reikalams, pavyzdžiui, apsilankymui ligoninėje, laidotuvėms ar pasveikti po ligos. Dėl to gali būti nepatogu atsakyti į: „Tikiuosi, kad atostogos buvo geros“.

Susijęs: Būdai, kaip technologijomis paversti atostogas smagiau

Norėdami to išvengti, el. laiško tekste galite įterpti informaciją apie atostogas. Neprivalote būti sąžiningi apie savo situaciją, jei dėl to jaučiatės nepatogiai, tačiau nuoširdumas su viršininku, komandos draugais ar klientais gali padėti ugdyti empatiją.

Pavyzdžiui, jei patekote į automobilio avariją ir jums reikia šiek tiek laiko atsigauti po traumų, leiskite Jūsų žinomi kontaktai padeda jiems valdyti savo lūkesčius dėl jūsų atidėtos išvesties ir laukiamos grąžinti.

3. Venkite nereikalingų atsiprašymų

Daugeliui darboholikų į ne biuro laiškus įprasta įtraukti atsiprašymus, pvz., „Atsiprašome, kad negaliu atsakyti iš karto!“ Tačiau svarbu suprasti, kad neturėtumėte atsiprašyti už tai, kad paėmėte laisvą laiką nuo darbo, ypač jei tai visam laikui. priežastis.

Užuot sakę atsiprašau, čia yra keletas terminų, kuriuos galite naudoti vietoj to:

• "Ačiū, kad kreipėtės!"
• "Ačiū už el. laišką."
• "Šis el. laiškas gautas."

Vietoj atsiprašymo galite mandagiai pripažinti, kad jų žinutė buvo oficialiai gauta. Naudodami tai galite pasirinkti kalbą, kuria siekiama padėkoti už jų laiką ir pastangas.

4. Negarantuokite atsakymo datos

Daugeliui žmonių gali būti stulbinantis, kad po ilgo nebuvimo jie grįžta į biurą matyti didžiulį atsilikusių el. laiškų kiekį. Tiesą sakant, nerimas gali net padvigubėti, kai vartojate tokias frazes kaip „Aš atsakysiu, kai tik grįšiu į biurą“.

Tai ne tik gali sukelti daug nereikalingo spaudimo, kad būtų garantuotas atsakymas pirmąją jūsų grįžimo dieną, bet ir sukuriami klaidingi lūkesčiai žmonėms, bandantiems su jumis susisiekti.

Susijęs: Patarimai, kaip priversti žmones atidaryti ir perskaityti jūsų el. laiškus

Nors dera patvirtinti el. laiško gavimą, nebūtina garantuoti, kad į jį bus atsakyta iš karto. Kad išvengtumėte pernelyg didelio įsipareigojimo, kai galite atsakyti, geriau laikytis plataus atsakymo arba bendro diapazono.

Štai keletas sakinių, kuriuos galite naudoti, pavyzdžiai:

• Atsakysiu, kai tik būsiu laisvas po švenčių.
• Tikėkitės atsakymo iš manęs iki _______ pabaigos.
• Jei neskubu, laukite atsakymo iki ________.

Atminkite, kad jei el. laiškas yra labai svarbus, žmonės arba pasistengs paskambinti, arba po kurio laiko susisieks su jumis. Dėl to svarbu įdėti buferius, kad žmonės nesitikėtų greito atsakymo.

Kai kuriems vaidmenims įprasta turėti atsarginių kontaktų, kurie prisiimtų krūvį, kai esate išvykę. Tačiau prieš paskiriant viršininkui, kolegai ar komandos nariui prisiimti naštą, kai nesate pasiekiami, būtina gauti sutikimą.

Kadangi daugelis žmonių jau yra priblokšti savo pačių darbų, gali būti sunku prisiimti kitų žmonių pareigas, net jei tai trunka tik trumpą laiką. Be to, jiems gali būti nepatogu suteikti klientams arba klientams prieigą prie tam tikrų el. pašto adresų arba asmeninių telefono numerių.

Dėl šios priežasties, prieš įtraukdami kieno nors kontaktinę informaciją į savo ne biuro el. pašto adresą, būtinai paklauskite jų, ar galite tai daryti, ir kokia informacija jiems malonu dalytis.

6. Kurkite skirtingus ne biuro el. laiškus vidinėms ar išorinėms šalims

Priklausomai nuo to, kas gaus el. laišką, informacijos, kurią galbūt norėsite pasidalinti atsakydami į el. laišką ne biure, kiekis gali skirtis. Juk vis tiek reikia imti privatumo atsargumo priemonės, ypač kai atostogaujate.

Pavyzdžiui, nors jaučiatės patogiai su savo biuro draugais dalindamiesi tuo, kur keliaujate, galbūt nenorėsite to daryti su atsitiktiniais žmonėmis.

Naudodami el. pašto valdymo sistemas galite nustatyti skirtingą atsakymą ne biure, priklausomai nuo to, kas jį gaus. Taip galite suteikti žmonėms reikiamą kontekstą apie situaciją, kai esate ne biure.

Sukurkite geresnes darbo ribas atsakydami ne biure

Pasaulyje, kuriame tikimasi, kad būsime visada pasiekiami, ne biure siunčiamas el. laiškas, rodantis ribas, gali turėti įtakos. Tvirtai skirdami asmeninį laisvalaikį galite išmokyti aplinkinius žmones įvertinti savo asmeninio gyvenimo vertę.

Be to, prašydami kitų gerbti jūsų laiką, galite paskatinti kitus daryti tą patį. Nors tai neatrodo toks didelis dalykas, komandoms tai gali reikšti viską, kai biure nustatomi sveiki standartai.

Kaip parašyti pranešimą ne biure „LinkedIn“.

Norite pranešti savo LinkedIn tinklui, kad esate toli nuo biuro? Štai kaip „LinkedIn“ parašyti pranešimą ne biure.

Skaitykite toliau

Apie autorių