Kas yra laiko auditas ir kodėl jis svarbus?

Buvo įtempta diena darbe. Jūs sėdėjote prie savo stalo, žiūrėdamas akis į kompiuterį. Tai uždarymo laikas. Ruošdamiesi išvykti patikrinkite atliktų darbų apimtį. Tai, ką matote, neatitinka jūsų įvestų valandų. Įdomu, kodėl taip yra.

Galbūt didžiąją laiko dalį praleidote bendraudami socialinėje žiniasklaidoje, užuot dirbę užsibrėžtą darbą.

Šis scenarijus paaiškina, kiek žmonių praleidžia savo laiką darbe. Nustatykite sau kitą kelią, atlikdami laiko auditą, kad geriau investuotumėte savo laiką.

Kodėl jums reikia atlikti laiko auditą?

Laiko auditas yra sistemingas procesas, naudojamas norint peržiūrėti, kaip praleidžiate savo laiką. Tai leidžia efektyviai valdyti savo laiką siekiant savo tikslų.

Tai, kaip investuojate savo laiką darbe, turi įtakos jūsų produktyvumui. Efektyviausi žmonės yra tie, kurie gerai išnaudoja savo laiką. Kas gali būti geresnis būdas sužinoti, kaip praleidžiate savo laiką, nei atlikti laiko auditą?

Pažvelkime į keletą priežasčių, kodėl turėtumėte rimčiau žiūrėti į laiko auditą.

1. Efektyvus laiko valdymas

Efektyvus laiko valdymas padeda pagerinti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą. Tai pažaboja perteklius, kurie atima jūsų laiką.

Darbe praleidžiate kelias valandas. Tačiau dienos pabaigoje supranti, kad nuveikta dar ne tiek daug. Laiko auditas padeda išsiaiškinti neproduktyvią veiklą, kuriai praleidžiate savo laiką.

2. Racionalus sprendimų priėmimas

Laiko auditas sudaro tvirtą pagrindą, reikalingą priimti pagrįstus sprendimus siekiant savo tikslo. Esate labiau linkęs priimti racionalius, o ne emocingus sprendimus.

Verslo tikslus pasieksite greičiau, kai prie jų pridedate laiko tarpą. Naudodami veiksmingą laiko auditą galite nustatyti, kiek laiko galite skirti savo tikslams ir siekti tam tikrų etapų per tam tikrą laikotarpį.

3. Laiko sąmonė ir vertė

Galbūt net nesuvokdami investuojate savo laiką į neproduktyvią veiklą. Tikriausiai keletą valandų praleidžiate prie kompiuterio darbe. Tačiau jūs esate užsiėmęs „Facebook“ didžiąją dalį tų valandų, kai turėtumėte dirbti. Dienos pabaigoje žinote, kad praleidote valandas prie kompiuterio, bet neturite jokių rezultatų.

Laiko auditas padeda suprasti ne tik laiko svarbą, bet ir tai, kaip jį investuojate. Žinodami apie neproduktyvias įmones, kurios atima jūsų laiką, padedate sąmoningai skaičiuoti savo laiką.

4. Objektyvumas

Laiko audito atlikimas padeda būti objektyviems, o ne subjektyviems. Jūs renkate faktus apie tai, kaip ir kur leidžiate savo laiką. Asmenį, kuris yra pasiryžęs pagerinti savo karjerą ar darbą, tai paskatins jus aktyviai leisti laiką, o ne reaguoti.

Užuot leidę neplanuotiems įvykiams suvalgyti jūsų laiką, laiko auditas motyvuoja iš anksto susikurti savo veiklos grafiką ir jo griežtai laikytis.

Savaitės darbo planas yra efektyvi iniciatyva skirti savo laiką iniciatyviai darbe. Tai suteikia jums informacijos apie veiklą, kuria užsiimsite per savaitę iš anksto.

5. Atsakomybė

Tinkamo laiko auditas yra atskaitomybės policija. Tai ne tik reiškia, kad esate atsakingas už tai, kaip praleidžiate savo laiką, bet ir suteikia idėją, kaip galėtumėte geriau panaudoti savo laiką. Ir jei to nesilaikote, pasekmės matomos visose užduotyse, tikslais ir uždaviniuose, kurių dar neįgyvendinote.

Atskaitomybė už laiko panaudojimą praverčia, jei dirbate su komanda. Laiko auditas parodo, kaip kiekvienas komandos narys leidžia laiką.

Atliekant veiksmingą laiko auditą reikia sekti ir dokumentuoti, kam kasdien praleidžiate savo laiką. Duomenys, įrašyti iš sėkmingo laiko audito, padeda sukurti būsimas laiko diagramas ir numatomus grafikus.

Yra pagrindinių įrankių, kuriuos galite naudoti norėdami maksimaliai išnaudoti savo audito laiką. Štai keletas iš jų.

1. Dienoraštis

Dienoraštis yra viena iš seniausių ir paprasčiausių laiko audito priemonių, tačiau vis dar veiksminga. Dienoraščiai buvo dalykas dar gerokai prieš kompiuterio ir interneto atsiradimą. Tikriausiai turėjote dienoraštį, kuriame rašėte savo gyvenimo įvykius, kai augate.

Pieninių vis dar labai daug. Tačiau užuot naudoję senus spausdintus dienoraščius, galite naudoti elektroninius dienoraščius, kad galėtumėte sekti savo veiklą.

Jūsų dienoraštyje esantys duomenys padeda suprasti, kaip leidžiate laiką.

2. Laiko audito darbalapis

Laiko audito darbalapis yra elektroninis dokumentas, kuriame yra įrašyti duomenys, įvertinti rezultatai ir laiko audito proceso laikotarpis. Naudodami šį įrankį galite lengvai nustatyti ir pateikti nuorodas, kaip leidžiate laiką.

Susijęs: Geriausi darbo laiko apskaitos žiniaraščio šablonai jūsų darbo valandoms stebėti

3. Laiko sekimo programinė įranga

Dėl technologijų pažangos yra keletas įrankių, kuriuos galite naudoti stebėti savo laiką ir padidinti produktyvumą.

Laiko sekimo įrankiai, tokie kaip Taikymas yra veiksmingi atliekant laiko auditą, nes stebi veiklą, kuria užsiimi internete, ir parodo kiekvienos veiklos trukmę. Atsižvelgiant į jūsų nustatymus, jums bus pranešta, kai per daug laiko praleidžiate tam tikroje svetainėje ar programoje.

Susijęs: Geriausia laiko stebėjimo programinė įranga ir programos

6 veiksmingo laiko audito žingsniai

Skirdami savo laiką geriau išnaudodami savo laiką, labai pasikeis jūsų darbo rezultatai. Valanda, skirta produktyvioms užduotims, yra vertingesnė nei 10 valandų, praleistų nerimtai veiklai. Nenuostabu, kad darbuotojai, kurie protingai investuoja savo laiką, yra efektyvesni.

Ar esate pasirengęs atlikti laiko auditą? Štai keli žingsniai, kaip padėti.

1. Nustatyti tikslą

Kodėl norite atlikti laiko auditą? Kad ir koks paprastas atrodytų klausimas, atsakyti į jį gali būti sunku, ypač jei apie tai nesusimąstėte.

Nuo pat pradžių nustatykite savo tikslą. Suvokimas padeda sutelkti dėmesį į jums svarbius dalykus. Audito pabaigoje žinosite, kaip įgyvendinti savo išvadas.

2. Nustatykite terminą

Užsibrėžę tikslą, taip pat nustatykite terminą jam pasiekti. Priešingu atveju jis gali užsitęsti per ilgai. Atkreipkite dėmesį į veiklą, kuria užsiimate per nustatytą terminą.

Kad ir kaip norėtumėte viską atlikti nedelsiant, neskubinkite jų. Visa audito esmė bus nugalėta, jei jūsų rezultatai nebus tikslūs. Nykščio taisyklė – judėti vidutiniu tempu.

3. Planuokite strategiškai

Turite turėti išsamų planą, kaip ketinate pasiekti tikslus, kuriuos išsikėlėte per laiko auditą. Šis planas turi būti realus ir susijęs.

Strateginis laiko audito planavimas reiškia, kad visi jūsų komandos nariai ir auditui reikalingi įrankiai bei ištekliai. Veiksmingas planas padeda išvengti laiko ir išteklių švaistymo.

4. Rinkti duomenis

Duomenų rinkimas yra labai svarbus laiko audito proceso etapas. Tai daroma renkant įrašus apie tai, kaip iki šiol leidote savo laiką.

Norėdami sėkmingai pereiti iš taško A į tašką B, turite suprasti taško A dinamiką ir naudoti šią informaciją kaip vadovą pereinant į kitą etapą.

5. Analizuoti surinktus duomenis

Surinktų duomenų analizė padeda nustatyti koreliaciją tarp to, kur buvote ir kur esate dabar. Ne visi surinkti duomenys reikalingi jūsų auditui.

Turite išfiltruoti duomenų spragas, nes jos gali pakeisti jūsų audito tikslumą. Sutelkite dėmesį į svarbius duomenis. Tokie duomenys turėtų būti analizuojami ir suskirstyti į kategorijas, kad atitiktų laiko audito tikslą.

6. Nustatyti tikslus

Tikslai palaiko jus ant kojų ir suteikia pasiekimo jausmą. Dirbti siekiant iš karto pasiekti savo laiko audito tikslus gali būti didžiulis, ypač kai tikslai yra dideli.

Padalinkite savo tikslus į mažus tikslus, kuriuos reikia pasiekti per nurodytą laikotarpį. Kai pasieksite kiekvieną tikslą, švęskite save už gerai atliktą darbą. Jūsų teigiama energija, pasiekusi savo tikslą, motyvuoja jus siekti kitų tikslų ir priartina jus prie didelių tikslų.

Suskaičiuokite kiekvieną sekundę

Būsite nustebinti neproduktyvių dalykų, kuriems praleidžiate savo laiką, skaičiumi. Laiko auditas iškelia šią informaciją į pirmą planą ir parodo veiklą, kuri švaisto jūsų brangų laiką.

Laikas visada juda. Jei jį prarasite, negalėsite jo susigrąžinti. Jei veikla nesuteikia papildomos vertės jūsų karjerai ar darbui, ji nenusipelno jūsų dėmesio.

Kaip laikytis terminų ir laiku atlikti užduotis: 8 patarimai

Sužinokite, kaip laikytis sau nustatytų terminų ir viską atlikti iki galutinio termino. Štai keletas naudingų patarimų!

Skaitykite toliau

Apie autorių