Kai atsiranda naujas projektas, dažnai jūsų komanda susirenka aptarti, kaip geriausiai jį išspręsti. Jei tai daroma teisingai, tai gali padaryti stebuklus jūsų produkcijai.
Tačiau stengdamiesi išnaudoti tokio tipo komandinio darbo naudą, galite netyčia įsipareigoti ir sukurti problemą, vadinamą „bendradarbiavimo pertekliumi“.
Šiame straipsnyje aptarsime patarimus ir įrankius, kuriuos galite naudoti, kad išvengtumėte bendradarbiavimo perkrovos.
Kas yra bendradarbiavimo perteklius?
Bendradarbiavimo perteklius atsiranda, kai žmonės taip dažnai bendrauja su kolegomis, kad tai trukdo produktyvumui ir neigiamai veikia darbuotojų gerovę.
Tai gali sukelti keli veiksniai, pvz., per daug nereikalingų susitikimų, per didelis el. laiškų siuntimas, prieiga prie kelių skaitmeninių įrankiai, per daug žmonių tuo pačiu metu dirba su tuo pačiu projektu arba yra visada pasiekiami, kad galėtų atsakyti į kolegų užklausų.
Kai tai atsitiks, komandos nariai gali būti priblokšti ir užsikrėsti bendravimo ir sprendimų priėmimo užduotimis.
Dėl to paprastai sumažėja darbo efektyvumas ir našumas. Kai kuriais atvejais visos šios bendradarbiavimo užduotys tampa trukdžiais, kurie neleidžia asmenims atlikti darbo, kurį jie turi atlikti patys.
Galų gale ribos tarp darbo ir asmeninio gyvenimo išsitrina, nes darbuotojai yra priversti nebaigtus darbus neštis namo, o tai lemia perdegimą.
Netinkami įrankiai gali sukelti painiavą, nusivylimą ir bendradarbiavimo perteklių. Ir atvirkščiai, tinkami įrankiai gali padaryti jūsų komandą efektyvesnę ir produktyvesnę.
Pirmas žingsnis siekiant įveikti bendradarbiavimo perteklių – pasirinkti tinkamus įrankius darbui. Ne visi skaitmeniniai sprendimai yra vienodi, o kai kurie geriau tinka konkrečioms užduotims nei kiti.
Pavyzdžiui, yra daug priežasčių naudoti bendradarbiavimo priemones, o ne el. paštą, įskaitant laiko taupymą, geresnę prieigą prie informacijos ir produktyvumo didinimą.
Atsižvelgiant į tai, rinkdamiesi bendradarbiavimo įrankius savo komandai, būtinai pasirinkite patogius vartotojui įrankius, kuriuos lengva pritaikyti, ir tuos, kurie leidžia integruoti su kitomis programomis, kad jie veiktų kartu sklandžiai.
Pavyzdžiui, komandos pokalbių įrankis Laisvas gali būti puikus vidiniam kolegų bendravimui, o užduočių valdymo įrankis kaip Asana gali padėti jums sekti, kas ką daro ir kada. Abu programinės įrangos sprendimai sklandžiai susijungia, todėl galite tai padaryti vengti konteksto perjungimo ir pagerinti komandos produktyvumą ir bendradarbiavimą.
2. Sukurkite aiškią darbo eigą
Labai svarbu sukurti nesudėtingą darbo eigą, kad prie to paties projekto nedirbtų per daug žmonių. Tiksliai apibrėžtas procesas gali užkirsti kelią painiavoms ir užtikrinti, kad kiekvienas žinotų savo vaidmenį ir lūkesčius. Tai taip pat leidžia darbuotojams geriau valdyti savo laiką ne darbo metu.
Asana puikiai tinka šiam darbui. Galite lengvai kurti užduotis nuo pat pradžių ir priskirti jas savo komandos nariams arba galite pasinaudoti viena iš daugybės šablonus.
Pavyzdžiui, jei jūsų komanda dažnai sprendžia klientų palaikymo užklausas, sukurkite šabloną, kaip juos apdoroti, kad visi kiekvieną kartą atliktų tą patį procesą. Tai padės sumažinti nuovargį priimant sprendimus ir pagerins galutinio rezultato kokybę. Be to, naudokite kontrolinius sąrašus, kad padėtumėte komandos nariams išlikti teisingame kelyje ir organizuoti, o tai sumažins tikimybę, kad užduotys bus pamirštos.
Aiški darbo eiga ir gerai apibrėžti vaidmenys yra būtini norint išvengti bendradarbiavimo perkrovos. Turėdami tinkamus įrankius ir suprasdami, kaip geriausiai juos panaudoti, galite išlaikyti savo komandą produktyviai kartu nesijausdami priblokšti.
3. Sukurkite centrinę duomenų saugyklą
Vienas praktiškas būdas įveikti bendradarbiavimo perteklių yra sukurti vidinį wiki centralizuoti visus failus ir informaciją. Taip asmenims bus lengviau pasiekti viską, ko jiems reikia vienoje vietoje, be kaskart blaškydami kitų kolegų dėmesį arba eidami per kelias platformas, kad sužinotumėte, kas jie yra Ieškoti.
Tai galite padaryti naudodami tokį įrankį kaip Tettra. Šis įrankis leidžia greitai ir lengvai kurti, pasiekti ir bendrinti puslapius su savo komanda. Ji taip pat leidžia keliems vartotojams vienu metu pasiekti ir pridėti informaciją bei turi patikimą paieškos funkciją, kad rastumėte tai, ko ieškote.
Turėdami visą reikiamą informaciją vienoje vietoje, komandos nariai gali lengvai rasti tai, ko jiems reikia, neieškodami keliuose el. laiškuose. Be to, jis integruojamas su jūsų „Slack“ darbo sritimi, todėl visada po ranka turėtumėte naujausią informaciją.
4. Pasinaudokite asinchroninio ryšio pranašumais
Asinchroninis ryšys yra puikus būdas padidinti produktyvumą ir sumažinti bendradarbiavimo perteklių. Pavyzdžiui, užuot prašydami ko nors nedelsiant atsakyti el. paštu arba momentine žinute, kai atsakymo jums reikės tik vėliau, nusiųskite jiems žinutę ir paprašykite atsakyti, kai turės laiko.
Toks bendravimas gali būti naudingas, jei jūsų kolegos darbo laikas nesutampa su jūsų, pavyzdžiui, dirbant nuotoliniu būdu skirtingose laiko juostose. Tai leis abiem pusėms atlikti savo darbą nuolat viena kitos netrukdant, kai niekam nereikia nedelsiant reaguoti.
Pasinaudoję asinchroninio ryšio pranašumais galite apsisaugoti nuo nesibaigiančių pranešimų apie susirašinėjimą kiekvieną dieną ir išlaikydami produktyvią komandos sąveiką. Galite pasiimti toliau tylių susitikimų panaudojimas patrauklesniam bendradarbiavimui.
5. Pripažinkite veiksmingą bendradarbiavimą
Nors galite naudoti pirmiau nurodytus metodus, kad išvengtumėte bendradarbiavimo perkrovos, labai svarbu pripažinti veiksmingą komandinį darbą, kad paskatintumėte ir motyvuotumėte darbuotojus toliau produktyviai dirbti kartu.
Tai galite padaryti lengvai naudodami tokius įrankius kaip Nemokamai kurios leidžia vadovams atpažinti darbuotojus, kai jie kartu atlieka tam tikrą užduotį. Puikiai integruojamas su „Slack“, leidžiantis dažnai ir laiku atpažinti.
Veiksmingas bendradarbiavimas pasiekiamas
Daugeliu atvejų bendradarbiavimas gali būti perspektyvus sprendimas, tačiau per didelis pasitikėjimas juo gali būti problemiškas. Bendradarbiavimo perteklius gali būti tikras iššūkis darbo vietoje.
Tačiau turėdami šiuos patarimus galite atsikratyti nereikalingų trukdžių ir vis tiek skatinti produktyvią sąveiką darbo vietoje. Atpažindami bendradarbiavimo pertekliaus požymius ir imdamiesi veiksmų jiems pašalinti, galite išlaikyti savo komandą darniai kartu siekdami bendrų tikslų.
Internetinis bendradarbiavimas su klientais ir komandomis gali būti sudėtingas. Naudokite šiuos patikimus nemokamus įrankius dirbdami namuose.
Skaitykite toliau
- Darbas ir karjera
- Bendradarbiavimo įrankiai
- Streso valdymas
- Patarimai darbo vietoje
Loicas yra laisvai samdomas turinio rašytojas „MakeUseOf“ ir visą gyvenimą besimokantis. Savo aistrą rašyti jis siekia nuo 2016 m. Jam patinka išbandyti naujas technines įtaisas ir programinę įrangą, galinčią padėti vartotojams tapti produktyvesniems.
Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia
